Momente cheie din compania ta când semnătura electronică te poate scăpa de stres şi de pierderea banilor.

Trendul global este de a automatiza cât mai mult procesele şi de a digitaliza mediul de lucru din companii. Iniţiative locale de susţinere a acestui trend se fac de câţiva ani, atât prin legislaţie (legea semnăturii electronice, cât şi cea a arhivării electronice stau drept dovadă), cât şi prin deschiderea mediului economic şi de afaceri către sustenabilitate şi creşterea eficienţei datorate adoptării unei strategii paperless office, prin conferinţe pe tema certificatelor digitale şi a semnăturii electronice şi prin investiţiile care se fac în continuu în infrastructura de securitate digitală.

Companiile au o multitudine de avantaje de natură economică care rezultă din folosirea semnăturii electronice, iar cele mai evidente sunt cele de timp, bani şi eficienţă a proceselor de lucru.

Cu toate acestea, obiceiurile se schimbă greu, iar rezistența la schimbare este în multe cazuri mai mare decât dorința desimplificare.
În acelaşi timp, procesarea manuală a documentelor este ineficientă, consumatoare de timp şi costisitoare. Sunt numeroase situaţiile în care o companie vine în contact direct cu o multitudine de documente şi trece printr-un proces nesfârşit de transfer, printare, semnare şi iar transfer al unui document, atât în procesele interne, cât şi în relaţiile cu parteneri şi clienți.

Situaţia cea mai des întâlnită într-o companie este cea în care primeşti un document pdf pe email, pe care trebuie să îl aprobi şi să îl trimiţi mai departe. Aşa că urmează un proces obositor şi costisitor de printare, semnare şi încărcare a documentului rezultat înapoi în computer (scan, fax, poză cu telefonul care uneori merg, alteori nu merg). O altă situaţie cu care orice companie se confruntă este semnarea unui contract cu un client sau un furnizor : contractul trebuie semnat, trimis prin curier şi apoi din nou aşteptat să ajungă înapoi prin curier. Este un proces lung, în urma căruia orice întârziere poate şi să pericliteze încheierea contractului).

Momente cheie din companie în care folosirea semnăturii electronice îţi aduce avantaje:

• Semnarea unui contract de muncă cu un nou angajat
• Cereri şi oferte către şi de la furnizori
• Rapoarte lunare pentru departamentul de resurse umane
• Rapoarte interne de calitare, politici şi proceduri
• Declaraţii şi bilanţuri de final de an
• Ştate de salarii, adeverinţe, dispoziţii lunare
• Minute ale întâlnirilor, ale şedinţelor de brainstorming, care necesită o aprobare finală , semnată înainte de a fi implementate
• Acorduri de confidenţialitate

O situaţie cu totul şi cu totul specială este cea dintr-un startup, care de obicei are puţini angajaţi şi un owner de business care are multe decizii de luat, lucruri de făcut, iar ultimul lucru pe agenda sa, în care prioritatea nr. 1 este de a genera venituri, este să petreacă timp semnând munţi de documente.

Avantajele practicilor paperless în companii, aşa cum este semnătura electronică sunt multiple, de la cele evidente precum creşterea eficienţei, câştigul de timp şi reducerea de costuri, la fluidizarea proceseleor şi creare unui mediu de lucru mai puţin stresant pentru angajaţi.
Tehnologiile continuă să se dezvolte şi devin din ce în ce mai acccesibile, iar ideea de a avea un birou paperless nu mai este de mult doar o utopie.