Depunerea on-line a documentelor la ONRC

Despre Sistemul de Formulare Electronice Inteligente

În vederea fluidizării relaţiilor dintre comercianţi şi autorităţile publice, dar şi pentru a reduce efectele birocraţiei, Oficiul Naţional al Registrului Comerţului (ONRC) a pus la dispoziţia acestora Sistemul de Formulare Electronice Inteligente (SFEI), care se poate accesa prin intermediul portalului http://e-forms.onrc.ro . În prezent, o serie de cereri se pot completa şi transmite on-line. Acestea sunt:
  • Cerere verificare disponibilitate şi rezervare denumire firmă PJ;
  • Cerere verificare disponibilitate şi rezervare denumire firmă PF;
  • Cerere înregistrare persoane juridice ;
  • Cerere de autorizare şi înregistrare persoană fizică autorizată (PFA)/întreprindere individuală(II)/întreprindere familială (IF);
  • Cerere de depunere şi/sau menţionare acte ;
  • Cerere de îndreptare erori materiale;
  • Cerere-comandă eliberare acte;
  • Cerere de depunere situaţii financiare;
  • Cerere-comandă eliberare informaţii;
  • Cerere completare dosar/observaţii;
  • Cerere actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.2.
Cine poate folosi acest sistem şi în ce scop?

SFEI poate fi utilizat de către orice persoană fizică sau juridică care doreşte să înfiinţeze o societate şi s-o înregistreze la Registrul Comerţului. De asemenea, prin intermediul acestui sistem, se mai pot efectua următoarele operaţiuni:
  • Înregistrare persoana fizică autorizată, întreprindere individuală, întreprindere familială;
  • Rezervare denumire firmă;
  • Eliberare acte;
  • Actualizare obiect de activitate;
  • Depunere situaţii financiare;
  • Etc.
Pentru a putea depune on-line formulare, fiecare comerciant (persoană juridică sau fizică) trebuie să-şi procure un certificat digital calificat de la unul dintre furnizorii de servicii de certificare acreditaţi, ce permite realizarea unei semnături electronice extinse (cu valoare legală).
certSIGN este un astfel de furnizor şi îţi oferă produse în funcţie de nevoile tale, dar şi servicii de asistenţă şi suport de calitate.

Pentru ONRC, certSIGN recomandă un kit special pentru semnătura electronică cu ajutorul căruia vei putea să înfiinţezi firme on-line şi nu numai, fără bătăi de cap sau alte inconveniente. Acesta conţine: Avantajele depunerii on-line
  • Se asigură un grad înalt de securitate a informaţiilor în ceea ce priveşte autentificarea utilizatorilor care accesează sistemul prin faptul că se folosesc certificate digitale, iar cererile se semnează electronic;
  • Se reduce timpul de completare, de transmitere şi încărcare a formularelor în bazele de date ale Registrului Comerţului;
  • Depunerea on-line se poate efectua oricând, chiar şi în afara programului de lucru al instituţiilor;
  • Solicitanţii nu trebuie să se mai deplaseze la oficiile Registrului Comerţului, evitându-se astfel aglomeraţia de la ghişee;
  • Toate informaţiile completate în formulare pot fi verificate şi modificate, existând ghiduri în acest sens;
  • Comercianţii au acces la toate cererile înregistrate în sistem, putând vizualiza în orice moment stadiul acestora;
  • O firmă poate fi înfiinţată on-line în 24 de ore, dacă toate informaţiile furnizate sunt corecte.
În consecinţă, SFEI contribuie în mod semnificativ la creşterea eficienţei în rezolvarea cererilor de către ONRC. Prelucrarea acestora se realizează în mod organizat şi controlat, existând în permanenţă posibilitatea unei interacţiuni cu solicitanţii pentru obţinerea cât mai rapidă a datelor necesare şi procesarea lor.

Care sunt paşii de urmat pentru depunerea on-line a formularelor?

Pentru a putea depune on-line cereri prin intermediul SFEI, trebuie să urmezi următorii paşi:

  1. Achiziţionează un kit pentru semnătură electronică de la noi. Pentru afla cum să intri în posesia acestuia, ia legătura cu un consultant certSIGN , care te va îndruma pe tot parcursul procesului de emitere a certificatului digital.
  2. Înregistrează-te ca utilizator pe site-ul http://e-forms.onrc.ro . Ţi se va solicita încărcarea certificatului digital calificat, fără de care această etapă nu poate fi finalizată.
  3. Odată creat contul, trebuie să te autentifici şi să descarci formularele pe care doreşti să le transmiţi on-line.
  4. Acestea se completează cu toate informaţiile necesare, se verifică şi se validează. Unele date sunt preluate în mod automat din cont, aşa cum le-a furnizat utilizatorul la înregistrare, dar pot fi modificate.
  5. Pasul următor constă în completarea anexelor şi a declaraţiilor-tip. De asemenea, dacă este cazul, se vor menţiona documentele doveditoare. Toate acestea se vor ataşa apoi la cerere.
  6. Dacă formularul a fost completat corect, după o ultimă verificare, se validează. În funcţie de elementele selectate de către solicitant, se generează automat şi taxele aferente.
  7. În acest moment, formularul este valid şi poate fi semnat electronic cu ajutorul unui certificat digital calificat valabil. După aceea, se acţionează opţiunea „Trimitere cerere”, iar informaţiile respective nu mai pot fi modificate. În urma acestei operaţiuni, solicitantului i se transmite automat un e-mail prin care este notificat că cererea sa a fost finalizată.
  8. În cazul în care formularul este incomplet sau sunt necesare anumite observaţii, se primeşte un e-mail în acest sens şi se completează un formular special, care se ataşează la cel iniţial.

Cerinţe obligatorii

  • Toate documentele care se ataşează unei cereri trebuie semnate electronic, inclusiv dovada plăţii.
  • Se va folosi aplicaţia Adobe Reader, versiunea 8.0.0.
  • Cererea împreună cu documentele ataşate nu trebuie să depăşească dimensiunea de 7 Mb.
  • De asemenea, ele trebuie scanate alb/negru la o rezoluţie de 150-200 dpi.
  • Pentru cererile aflate în competenţa de soluţionare a judecătorului delegat trebuie achitat un timbru judiciar în valoare de 0,3 RON.