Cum te poate ajuta semnătura electronică în mediul de lucru digitalizat de azi?

Odată cu dezvoltarea tehnologiei şi cu creşterea rolului acesteia în viaţa noastră, securitatea online a devenit obligatorie.
Semnătura electronică este cu certitudine cea mai eficientă modalitate din punct de vedere timp, bani, automatizarea proceselor şi siguranţă, plus oferirea de valoare legală documentelor care se transferă în mediul digital.

Motivele pentru care se semnează electronic un document sunt aceleaşi ca în cazul semnării unui document de mână: pentru a verifica autenticitatea şi integritatea celui care a creat conţinutul, fie că este vorba de un document (MSWord, MSExcel sau PDFs), mesaje în email, comenzi online, fotografii cu watermark, prezentări, software şi macros.

Vă prezentăm o situaţie des întâlnită în activitatea de zi cu zi a oricărei companii, în care semnătura electronică uşurează procesul şi aduce beneficii de siguranţă care altfel nu s-ar obţine.

Un angajat foloseşte un document de tip MSExcel pentru a ilustra folosirea bugetului în cadrul unei acţiuni a companiei şi trebuie să obţină aprobare de la manager şi apoi să ajungă la departamentul de contabilitate. Acesta creează 3 linii de semnătură în document, unul pentru sine, unul pentru manager şi celălalt pentru departamentul de contabilitate. Liniile sunt folosite pentru a identifica angajatul cărui aparţine documentul, pentru a urmări modificările care se pot face în drumul între cele 3 nivele implicate şi faptul că există dovezi că atât managerul cât şi departamentul de contabilitate au primit şi dat acordul pe document.

Apoi, managerul primeşte şi adaugă semnătura sa electronică, confirmând astfel că a primit şi aprobat documentul şi îl dă mai departe către departamentul de contabilitate.

În cele din urmă, un reprezentant din departamentul de contabilitate primeşte documentul şi îl semnează. Astfel se asigură urmărirea şi nealterarea informaţiei de la un strat la celălalt şi imposibilitatea de a repudia un document.

Pentru ce anume poţi folosi semnătura electronică zi de zi:

● pentru a trimite şi primi emailuri criptate;
● pentru a avea tranzacţii web securizate sau pentru a identifica alţi participanţi la tranzacţiile online;
● pentru plata online a diferitelor impozite şi taxe;
● pentru a semna documente MSWord, MSExcel, PDFs, prezentări, aplicaţii;

Semnătura electronică îşi propune să rezolve problemele legate de manipularea şi personalizarea mesajelor în mediul digital. Semnăturile electronice pot furniza siguranţă privind originea, identitatea şi statutul unui document/tranzacţie/mesaj transmis în mediul digital, cât şi consimţământ de la cel care îşi dă acordul pe document.