Sfaturi pentru un birou paperless

Principalele beneficii pentru:

Procesele și serviciile organizaționale

Management centralizat
• Creșterea eficienței prin integrarea și simplificarea proceselor
• Creșterea productivității
• Optimizarea resurselor
• Reducerea erorilor
• Scăderea costurilor (administrative, servicii de curierat, comunicare, papetărie, etc.)
• Acces facil și complet la orice document de oriunde, de pe orice dispozitiv
• Control mai bun al informației
• Creșterea controlului și a securității prin scăderea numărului de hârtii pierdute, restricționarea acestora pe nivele de confidențialitate, etc
• Eliminarea duplicatelor
• Scăderea timpului de obținere a informației
• Reducerea spațiului și a costurilor de depozitare
• Diversificarea serviciilor oferite
• Îmbunătățirea comunicării organizaționale
Clienți, companii și alte entități
• Acces facil și rapid la informații despre serviciile companiei
• Creșterea disponibilității serviciilor
• Creșterea calității și a rapidității serviciilor oferite prin reducerea timpului de răspuns
• Creșterea calității comunicării între organizații
• Accelerarea procesului decizional
Mediu
• Reducerea consumului de hârtie
• Reducerea costurilor de distrugere a documentelor
• Reducerea impactului ecologic

Un birou paperless nu se obține peste noapte. O companie nu va scăpa de hârtie a doua zi după implemenatrea unui sistem paperless. Acesta este o activitate progresivă. Se poate începe prin emiterea și semnarea electronică a facturilor și apoi, gradual, se poate extinde sistemul către toate ramurile de corespondență.
Paperless înseamnă mai puțina hârtie – din păcate oamenilor le este încă destul de greu să conceapă absența hârtiei. Trebuie menționat că este posibil să lucrezi doar cu documente electronice. În prezent, documentele pot fi semnate electronic din toate punctele de vedere: tehnic, legislativ, etc. După implementarea unui astfel de sistem, hârtia va mai fi utilizată în principal din cauza reticenței partenerilor/clienților de a nu avea înregistrări tangibile.
Fiecare companie trebuie să se adapteze și nu există o rețetă de success valabilă pentru fiecare. Să presupunem că un manager vrea să implementeze un birou paperless. În această situație toți partenerii și toți angajații trebuie să se alature acestei inițiative, conștientizând că acesta este viitorul afacerilor. E posibil ca această schimbare să nu fie simplă pentru unii dintre parteneri sau angajați. Oamenii sunt obișnuiți să printeze documente, să facă copii, să îndosarieze, să trimită faxuri și să semneze sute de hârtii de mână. Odată cu trecerea la un birou paperless aceștia trebuie să își schimbe percepția asupra modului de administrare a afacerii. Cu toții vor trebui să învețe noi rutine, procese și metode și vor trebui să se adapteze, așa cum au făcut-o și cu hârtia.
Utilizarea documentelor electronice (facturi, declarații, documente interne, declarații contabile, etc).
Companiile deja utilizeză documente semnate electronic în relatia cu ANAF, SEAP și accesare de fonduri europene (MySmis), ceea ce a dus la îmbunătățiri considerabile ale managementul timpului, costurilor și reducerea numărului de declarații rectificative. Facturarea electronică este încă un trend al viitorului, dar unul care începe să prindă inerție.