Cum sa pierzi 8500 de euro din manipularea facturilor

2200 documente pe hartie / luna 2200 documente electronice / luna
Costuri Printare 2288 euro Kit semnatura electronica 141 euro
Costuri Personal (3 operatori) 1820 euro Abonament Internet + energie 1200 euro
Costuri distributie 6000 euro Arhivare electronica 240 euro
TOTAL 10.108 euro TOTAL 1581

In ultima vreme discutiile in mediul de afaceri legate de un birou paperless s-au intensificat, asa ca unul dintre potentialii nostri clienti ne-a ridicat o intrebare cat se poate de intemeiata: “De ce sa investesc timp, resurse si efort in trecerea la un birou paperless cand costul hartiei este atat de mic”? O intrebare legitima, avand in vedere ca o foaie de hartie costa undeva la 2 bani, iar costul de incarcare al cartuselor la o imprimanta multifunctionala pentru printarea acelei coli este cam la fel. Raspunsul nostru a fost ca trecerea la un birou paperless nu are nimic de a face cu hartia. Beneficiile reale sunt in reducerea timpului de lucru, mai exact: in eficientizarea utilizarii informatiei ce se gaseste pe hartie. In continuare, vom realiza un calcul extrem de simplu si minimal asupra reducerilor de cost pe care trecerea la un birou paperless le-ar aduce unei companii medii.

Sa presupunem ca emiti 2200 de facturi lunar (bineinteles ca tu ai si alte hartii de emis: contracte, note de transport, avize de toate felurile, etc, dar pentru simplitate ne referim doar la facturi) – adica o medie de 100 facturi pe zi lucratoare Costuri de printare

Sa presupunem ca fiecare factura se printeaza doar pe o singura pagina. Doar ca tu trebuie sa le printezi in triplu exemplar. Asadar, in practica, cele 2200 de facturi emise intr-o luna reprezinta 6600 de coli de hartie si, anual, nu mai putin de 79200.

Uneori trebuie sa faci si cateva copii suplimentare pentru diverse alte situatii, asa ca vom mai adauga un procent de 30% in plus la total, care sa acopere si aceste situatii. Asta inseamna ca anual tu printezi in medie 102.960 coli de hartie. Cum te afecteaza ele? Daca estimam la 0.1 RON costul mediu de printare a unei coli de hartie - incluzand pretul colii, toner, curent electric, intretinerea imprimantei etc - rezulta un cost anual de 10.296 RON, adica aproximativ 2288 EURO, doar pentru printarea facturilor.


Acum sa trecem la lucrurile cu adevarat costisitoare.

Costuri de personal, calculate pentru 3 operatori de facturare
  • Timpul mediu zilnic pentru indosariere: 1 ora/operator
  • Timpul mediu zilnic pentru cautarea/obtinerea documentelor din dulapuri: 1 ora/operator
  • Timpul mediu lunar pentru obtinerea de documente din depozite de arhivare: 4 ore/operator
  • Timpul mediu lunar de cautare a documentelor gresit indosariate: 5 ore / operator
  • Total timp personal dedicat strict cautarii si depozitarii hartiei: 630 ore / 3 operatori
  • Costul orar mediu per om: 12.8 RON (brut salariul mediu pe economie, dar tu nu platesti doar oamenii care gestionează facturile): 8190 RON, adica 1820 euro.

Distributie

Costurile de curierat sau personal pe lună care transportă facturi între birouri sau de la un punct de lucru la locatia centrală: 200 euro/luna

Posta, curier, transport facturi: 200 euro/luna

Distrugerea documentelor gresite sau alte cazuri, indosariere, arhivare sau alte costuri de depozitare: 100 euro/luna

Total anual: 6000 euro

Alte cheltuieli:

Aici am putea sa introducem costul spatiului necesar pentru depozitarea documentelor, costul papetariei necesare pentru indosariere si depozitare, costul mobilierului nou necesar pentru documente etc, care ar putea ajunge la 1500 de euro anual, dar nu il mai punem la socoteala pentru a pastra calculul cat mai simplu.

TOTAL: 10.108 euro anual, dar sa zicem 10.000


Hai sa vedem cat putem economisi, facand pasul catre biroul paperless.

Avand in vedere ca deja printezi documente, e clar ca fiecare operator are un calculator, asa ca nu vom pune la calcul costul echipamentelor.

Sa presupunem ca ai 3 operatori facturare (cei de mai sus care pierdeau 630 de ore doar cu cautarea documentelor si arhivarea lor). Fiecare dintre acestia are nevoie de un certificat digital (desi sunt sanse mari sa detina unul, vom presupune ca nu au).

Cost de achizitie certificat digital: 47 euro, deci un total de 141 euro

Cost abonament Internet + curent electric: 100 euro lunar. Asta inseamna 1200 euro anual

Cost abonament arhivare electronica cu valoare legala: 20 euro/luna – 240 euro anual

Total: 1581

Economie: 8527 euro, ceea ce inseamna un randament de 81% la fiecare euro investit. Ce manager ar putea refuza un astfel de ROI?

De ce atunci, daca utilizarea mediului digital poate reduce costurile atât de drastic, îmbunătățind în același timp productivitatea, oamenii raman la hârtie? Poate pentru ca hârtia este zona noastră de confort – o stim de mult, ne-am obisnuit cu ea si nu vrem sa schimbam ceva ce deja stim cum functioneaza. In concluzie, beneficiile unui birou paperless sunt următoarele:
  • Tripleaza capacitatea de procesare (Gartner)
  • Creste productivitatea cu pana la 50% (IDC)
  • Creeaza acces imediat la informatii vitale in procesul decizional oriunde te-ai afla
  • Reduce costurile de arhivare/depozitare cu pana la 80%


Afla de aici care sunt pasii de urmat in acest proces sau trimite-ne un mail la office@certsign.ro si ii vom urma impreuna.