Cum trecem de la hârtie la documente electronice? 3 puncte esenţiale despre arhivarea documentelor

Nu putem vorbi despre digitalizare, dacă în continuare semnăm şi păstrăm documentele fizic (bazându-ne pe pix şi dosare ordonate metodic într-un fişet - în cel mai bun caz) şi nu luăm în calcul trecerea vechilor documente în mediul electronic.

1. Ce fac cu documentele pe hârtie când vreau să trec la documente electronice? 

Conform reglementărilor legislative în vigoare, există documente pe care trebuie să le păstrăm în continuare pe hârtie, pe durate de timp destul de extinse. În anumite cazuri aceste perioade de timp sunt foarte mari - de exemplu 10 ani pentru Registrele de contabilitate obligatorii (Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Cartea mare) şi 50 de ani pentru statele de salarii. Despre ce şi cât timp timp trebuie să păstrăm în format fizic am vorbit aici.

Partea bună? Nu este obligatoriu să păstrăm noi documentele (în fişete de care se împiedică toate lumea şi care ocupă spaţiu), ci putem apela la operatori economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice. Cum este certSIGN! Doar ca o paranteză, ştiaţi că certSIGN dispune de 3.000 metri pătraţi de spațiu de depozitare? Documentele sunt păstrate în condiții optime, cu respectarea tuturor cerinţelor legale - iar asta doar pe partea de arhivare fizică. Pentru că mai există o modalitate de arhivare…

2. Ce se întâmplă cu documentele electronice, le păstrez pe calculator? 

Teoretic da, poate fi o opţiune, dar cu siguranţă nu este cea mai sigură şi fericită alegere. Chiar putem fi 100% siguri că acel calculator/laptop (sistemul de operare) nu va avea niciodată probleme şi nu riscăm pierderea datelor? Asta ca să nu mai vorbim de neasigurarea criptării datelor şi cerinţele legale - pentru că şi în cazul documentelor electronice se aplică cerinţe legale specifice de arhivare (Legea nr. 135/2007). Prin urmare trebuie păstrate într-o arhivă electronică cu valoare legală

Iar dincolo de faptul că este absolut normal ca, odată ce nu mai printezi documentul ci îl semnezi electronic, acesta să ajungă ulterior într-o arhivă electronică, nu trebuie pierdute din vedere nici avantajul financiar oferit de arhivarea electronică prin reducerea reducerea substanţială a costurilor de tipărire, transmitere şi păstrare a documentelor pe termen lung.

Un calcul exact? Costurile sunt cu 66% mai mici dacă un document este folosit exclusiv în formă electronică - de la nașterea lui, semnarea electronică și arhivarea în format digital.

3. Un document original pe hârtie, care este scanat, devine un document electronic cu valoare legală? 

Digitizarea (scanarea) documentelor pe hârtie nu le transformă în documente electronice cu valoare legală. Indiferent de cine realizează această operaţiune - un furnizor de arhivă electronică sau de arhivă fizică. 

Însă vorbim despre beneficii importante din punct de vedere al desfăşurării activităţii: 

• documentul scanat este ușor de găsit și de consultat - nu mai trebuie răsfoite dosare pe hârtie și opisuri de documente; 

• documentele pot fi arhivate la un furnizor de arhivă fizică iar consultarea electronică se face de la birou sau de oriunde găsesc beneficiarii; 

• în momentul scanării documentelor pe hârtie se realizează şi aranjarea acestora - sunt reparate cele stricate şi sunt aranjate în dosare; în felul acesta li se prelungește durată de viață, aspect foarte important pentru cele care trebuie păstrate zeci de ani. 

Categorii
1