Normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea legii 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale

Art. 1
Prezentele norme tehnice şi metodologice se aplică activităţii electronice notariale şi stabilesc condiţiile pentru autorizarea notarilor publici pentru efectuarea actelor notariale în formă electronică, precum şi normele de performanţă şi securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor electronice şi păstrarea acestora în arhive.

Art. 2
În sensul prezentelor norme tehnice şi metodologice, termenii de mai jos au următoarele semnificaţii:
a) autoritate - autoritatea de reglementare şi supraveghere specială în domeniu, conform art. 25 şi 26 din Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică;
b) registru - Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică, care este constituit şi actualizat de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu şi care cuprinde datele de identificare şi alte informaţii necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectuează acte notariale în formă electronică.

Art. 3
În cadrul activităţii electronice notariale se utilizează certificate calificate, eliberate de furnizori de servicii de certificare care funcţionează în baza Legii nr. 455/2001, acreditaţi de autoritate, precum şi servicii de marcare temporală, furnizate conform Legii nr. 451/2004 privind marca temporală.

Art. 4
Certificatul calificat utilizat de notarul public în activitatea electronică notarială va conţine menţiunea că acesta a fost eliberat în scopul prestării activităţii notariale.

Art. 5
Certificatul calificat emis notarului public va conţine informaţiile privind biroul notarial, care se referă la:
a) denumirea biroului notarial în cadrul căruia notarul public îşi desfăşoară activitatea;
b) sediul biroului notarial, aşa cum sunt ele precizate în certificatul eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea.

Art. 6
Înscrierea, de către furnizorii de servicii de certificare, a informaţiilor prevăzute la art. 4 şi 5 se face în conformitate cu prevederile art. 18 alin. (4) din Legea nr. 455/2001, în baza certificatului eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea.

Art. 7
(1) Autorizaţia privind activitatea electronică notarială se emite pentru o perioadă de 3 ani, cu revizuirea anuală a condiţiilor tehnice stabilite la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) şi j) din Legea nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţilor electronice notariale, precum şi a celor prevăzute la art. 12 din prezentele norme tehnice şi metodologice.

(2) Verificările se fac de către:
a) auditori certificaţi de sisteme informatice, iar rezultatul verificărilor este prezentat autorităţii sub formă de opinie de audit;
b) agenţii de omologare agreate de autoritate.

Art. 8
Autorizaţia emisă va avea forma prevăzută în anexa nr. 1 şi va fi expusă într-un loc vizibil în incinta biroului notarial.

Art. 9
Documentaţia ce însoţeşte cererea de autorizare prevăzută în anexa nr. 2 cuprinde:
a) certificatul eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea;
b) scrisoare de bonitate de la bancă prin care notarul public îşi desfăşoară operaţiunile curente şi contract de asigurare profesională pentru activitatea desfăşurată;
c) descrierea tehnică a sistemului utilizat; lista dotărilor;
d) certificat de omologare a sistemului informatic;
e) politica de securitate privind activitatea electronică notarială;
f) codul de practici şi proceduri după care se desfăşoară activitatea electronică notarială;
g) lista resurselor umane implicate în exploatarea şi administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi competenţei acestora;
h) cererea de înregistrare în registru; modelul acestei cereri este prevăzut în anexa nr. 3.

Art. 10
(1) După emiterea autorizaţiei, autoritatea include datele notarului public în registru şi generează pentru acesta un cod de identificare format prin alipirea indicativului N, a anului, lunii şi datei de începere a activităţii şi a numărului de ordine al notarului public.
(2) Datele necesare care însoţesc cererea de înregistrare în registru sunt prevăzute în anexa nr. 4.
(3) Conţinutul informaţional şi structura registrului sunt prevăzute în anexa nr. 5.

Art. 11
În termen de 30 de zile de la primirea autorizaţiei în condiţiile art. 7, dar înainte de începerea activităţii electronice notariale, notarul public va prezenta autorităţii cheia publică aferentă certificatului ce va fi utilizat în această activitate.

Art. 12
Pentru desfăşurarea activităţii electronice notariale, sistemul informatic utilizat trebuie să îndeplinească cerinţele privind:
a) asigurarea securităţii fizice;
b) protecţia antivirus;
c) asigurarea unui mecanism de autentificare a utilizatorilor;
d) asigurarea confidenţialităţii şi integrităţii comunicaţiilor, a datelor recepţionate, transmise şi stocate;
e) menţinerea unei arhive electronice locale;
f) menţinerea unui registru automatizat de audit care cuprinde evenimentele legate de utilizarea şi administrarea sistemului informatic; aceste informaţii vor fi păstrate pentru o perioadă de cel puţin 10 ani şi în arhiva de siguranţă;
g) accesul (eventual pe baze contractuale) la servicii calificate de arhivare electronică de siguranţă, unde va fi păstrată o copie a fiecărui act electronic notarial efectuat, o copie a registrului electronic al notarului public, prevăzut la art. 25 alin. (1) din Legea nr. 589/2004, precum şi o copie a registrului automatizat de audit menţionat la lit. f).

Art. 13
(1) Serviciile calificate de arhivare electronică utilizate de notarii publici trebuie să respecte legislaţia referitoare la arhivarea documentelor notariale şi accesul la acestea, precum şi standardele recunoscute în domeniul managementului securităţii informaţiei şi al managementului înregistrărilor electronice.
(2) Pentru păstrarea sub formă criptată a documentelor în arhive, notarul public va depune cheia şi aplicaţia de decriptare la Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România.
(3) Cheia şi aplicaţia de decriptare vor fi păstrate pe toată durata legală de păstrare a arhivelor. Cheia de decriptare se păstrează în condiţii de securitate corespunzătoare şi sub control dual al accesului.

Art. 14
Standardele de referinţă pentru aprecierea securităţii unui sistem informatic şi a sistemului de management al securităţii informaţiei sunt ISO/IEC 15408/1999 (părţile 1, 2 şi 3), respectiv ISO 17799/2000, ultimele versiuni ale acestora sau standarde care le înlocuiesc.

Art. 15
Pentru verificarea semnatarilor care solicită încheierea actelor notariale în formă electronică, notarul public trebuie să verifice cel puţin următoarele:
a) semnătura electronică extinsă a solicitantului se bazează pe un certificat calificat valabil, nerevocat şi nesuspendat de către furnizorul de servicii de certificare care l-a eliberat;
b) certificatul semnatarului nu a fost eliberat pe baza unui pseudonim;
c) data şi ora semnării documentului de către solicitant sunt afişate corect şi sunt credibile.

Art. 16
Încheierea actelor notariale în formă electronică va fi precedată de un avertisment al sistemului informatic asupra operaţiunii ce urmează a fi efectuată şi se va realiza printr-un mecanism care presupune confirmarea expresă a notarului public.

Art. 17
Încălcarea prevederilor prezentelor norme tehnice şi metodologice atrage retragerea autorizaţiei.

Art. 18
Anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din prezentele norme tehnice şi metodologice. ANEXA Nr. 1 la normele tehnice şi metodologice MINISTERUL COMUNICAŢIILOR ŞI TEHNOLOGIEI INFORMAŢIEI Având în vedere: - Hotărârea Guvernului nr. 744/2003 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Comunicaţiilor şi Tehnologiei Informaţiei, cu modificările şi completările ulterioare; - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 2/2001 pentru stabilirea unor măsuri privind înfiinţarea, organizarea/reorganizarea sau funcţionarea, după caz, a unor ministere, organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi instituţii publice, aprobată cu modificări prin Legea nr. 233/2001, cu modificările ulterioare, - Legea nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale, având în vedere prevederile Ordinului ministrului comunicaţiilor şi tehnologiei informaţiei nr. 221 din 16 iunie 2005, ministrul comunicaţiilor şi tehnologiei informaţiei eliberează prezenta AUTORIZAŢIE ........, notar public cu sediul in cadrul Biroului notarial ............................... (adresa completa, inclusiv telefon si fax) avand Certificatul nr. ..... eliberat de ............., este autorizat sa desfasoare activitate electronica notariala, astfel cum este prevazut in Legea nr. 589/2004. Prezenta autorizatie este valabila pana la ............................................... . Ministrul comunicatiilor si tehnologiei informatiei, ............................ Nr. ....................... Data ...................... ANEXA Nr. 2 la normele tehnice şi metodologice FORMULAR de solicitare către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu a autorizaţiei pentru desfăşurarea activităţii electronice notariale +--------------------------------------+------------------------------------------------------+ |Notar public | | +--------------------------------------+----------+---------+-----------+-----------+---------+ |Adresa biroului notarial |tara |oras |sector |strada |nr. | | +----------+---------+-----------+-----------+---------+ | +----------+---------+-----------+-----------+---------+ | |bloc |etaj |apartament |cod postal | | | +----------+---------+-----------+-----------+---------+ | +----------+---------+-----------+-----------+---------+ | |telefon |fax |e-mail |web | | | +----------+---------+-----------+-----------+---------+ +--------------------------------------+----------+----+--------------------------------------+ |Certificat nr. |eliberat de | +------------------------------------------------------+--------------------------------------+ +------------------------------------------------------+--------------------------------------+ |Banca |nr. cont bancar | +------------------------------------------------------+--------------------------------------+ +------------------------------------------------------+--------------------------------------+ |Data inceperii activitatii | | +------------------------------------------------------+--------------------------------------+ |Proceduri de securitate utilizate (se vor detalia) | | +------------------------------------------------------+--------------------------------------+ ÎNŞTIINŢARE - ANGAJAMENT Subsemnatul ...................................... instiintez autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu (ARS) referitor la desfasurarea activitatii electronice notariale mentionate in prezentul document, cu incepere de la data de ....................... . (se va completa in mod obligatoriu data) Ma angajez sa imi desfasor activitatea in conformitate cu prevederile Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale, pe care ma oblig sa o respect intocmai atat in litera, cat si in spiritul ei. Ma oblig totodata sa respect Normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale, precum si standardele europene si internationale in domeniu. Ma angajez ca in termen de 30 de zile de la primirea autorizatiei, dar inainte de inceperea activitatii electronice notariale, sa prezint autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu cheia publica aferenta certificatului ce va fi utilizat in aceasta activitate. Anexez la prezenta urmatoarea documentatie: 1. certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea; 2. scrisoare de bonitate de la banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente; 3. copia contractului de asigurare profesionala pentru activitatea desfasurata; 4. descrierea tehnica a sistemului utilizat; lista dotarilor; 5. certificatul de omologare a sistemului informatic utilizat in desfasurarea activitatii electronice notariale; 6. politica de securitate privind activitatea electronica notariala; 7. codul de practici si proceduri dupa care se desfasoara activitatea electronica notariala; 8. lista resurselor umane implicate in exploatarea si administrarea sistemului, cu evidentierea experientei si competentei acestora; 9. cererea de inscriere in Registrul notarilor publici autorizati sa efectueze acte notariale in forma electronica. Notar public, Din partea ARS. Am primit documentatia mentionata, ........................ .......................... Data si ora ........................ ANEXA Nr. 3 la normele tehnice şi metodologice Antetul biroului notarial în cadrul căruia îşi desfăşoară activitatea notarul public Data ........................ CERERE DE ÎNREGISTRARE Subsemnatul ....................................., notar public cu sediul in cadrul Biroului notarial ........................................., avand Certificatul nr. ...................,(adresa completa, inclusiv telefon si fax) eliberat de .................., solicit inregistrarea in Registrul notarilor publici autorizati sa efectueze acte notariale in forma electronica si acordarea codului de identificare. Anexez la prezenta cerere documentatia necesara inregistrarii. .................................. (semnatura notarului public) ANEXA Nr. 4 la normele tehnice şi metodologice DOCUMENTAŢIA necesară înregistrării în Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică ----------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Numele si prenumele notarului public ----------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Denumirea biroului notarial in care isi desfasoara activitatea notarului public ----------------------------------------------------------------------------------------------- 3. Adresa (tara, oras, judet/sector, strada, numar, bloc, scara, etaj, apartament, cod postal) ----------------------------------------------------------------------------------------------- 4. Telefon, fax, e-mail, adresa paginii web ----------------------------------------------------------------------------------------------- 5. Certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea sau de Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania ----------------------------------------------------------------------------------------------- 6. Descrierea politicii de securitate privind activitatea electronica notariala ----------------------------------------------------------------------------------------------- 7. Descrierea sistemelor utilizate pentru desfasurarea activitatii electronice notariale ----------------------------------------------------------------------------------------------- 8. Codul de practici si proceduri dupa care se desfasoara activitatea electronica notariala ----------------------------------------------------------------------------------------------- 9. Banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente ----------------------------------------------------------------------------------------------- 10. Numarul contului bancar ----------------------------------------------------------------------------------------------- 11. Atributele scrisorii de bonitate de la banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente: numarul actului, data, eliberat de ........ ----------------------------------------------------------------------------------------------- 12. Atributele contractului de asigurare profesionala pentru activitatea desfasurata: numarul actului, data, eliberat de .............. ----------------------------------------------------------------------------------------------- 13. Atributele contractului de inchiriere a sediului: numarul actului, data ----------------------------------------------------------------------------------------------- 14. Atributele actului de proprietate al sediului: numarul actului, data ----------------------------------------------------------------------------------------------- 15. Dovada privind achitarea obligatiilor catre stat, eliberata de organul fiscal competent, sau declaratie pe propria raspundere ----------------------------------------------------------------------------------------------- 16. Categoriile de servicii destinate publicului (tipul de acte notariale care pot fi eliberate in forma electronica, procedurile de securitate utilizate) ----------------------------------------------------------------------------------------------- 17. Certificatul de omologare a sistemului informatic ----------------------------------------------------------------------------------------------- 18. Agentia de omologare ----------------------------------------------------------------------------------------------- 19. Modalitatea de arhivare electronica (proprie sau prin contract) ----------------------------------------------------------------------------------------------- La punctul 8 notarul public trebuie să se refere la: a) descrierea practicilor, procedurilor şi sistemelor care asigură securitatea şi integritatea datelor şi accesul autorizat, permanent, la acestea; b) descrierea modalităţii de arhivare electronică; c) politicile de personal; d) structura personalului; e) orele de program; f) lista dotărilor; g) lista resurselor umane implicate în exploatarea şi în administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi a competenţei acestora. ANEXA Nr. 5 la normele tehnice şi metodologice CONŢINUTUL informaţional şi structura Registrului notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică ----------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Numarul de ordine al inregistrarii ----------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Numele si prenumele notarului public ----------------------------------------------------------------------------------------------- 3. Codul de identificare a notarului public ----------------------------------------------------------------------------------------------- 4. Denumirea biroului notarial in care isi desfasoara activitatea ----------------------------------------------------------------------------------------------- 5. Adresa (tara, oras, judet/sector, strada, numar, bloc, scara, etaj, apartament, cod postal) ----------------------------------------------------------------------------------------------- 6. Telefon, fax, e-mail, adresa paginii web ----------------------------------------------------------------------------------------------- 7. Certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea sau de Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania ----------------------------------------------------------------------------------------------- 8. Data la care a inceput activitatea de instrumentare a actelor notariale in forma electronica ----------------------------------------------------------------------------------------------- 9. Cheia publica a notarului public ----------------------------------------------------------------------------------------------- 10. Indicatii privind furnizorul de certificate calificate, acreditat, care a emis, certificatul notarului public ----------------------------------------------------------------------------------------------- 11. Descrierea politicii de securitate privind activitatea electronica notariala ----------------------------------------------------------------------------------------------- 12. Descrierea sistemelor utilizate pentru desfasurarea activitatii electronice notariale ----------------------------------------------------------------------------------------------- 13. Codul de practici si proceduri dupa care se desfasoara activitatea electronica notariala ----------------------------------------------------------------------------------------------- 14. Banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente ----------------------------------------------------------------------------------------------- 15. Numarul contului bancar ----------------------------------------------------------------------------------------------- 16. Atributele scrisorii de bonitate de la banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente: numarul actului, data, eliberat de .... ----------------------------------------------------------------------------------------------- 17. Atributele contractului de asigurare profesionala pentru activitatea desfasurata: numarul actului, data, eliberat de .... ----------------------------------------------------------------------------------------------- 18. Atributele contractului de inchiriere a sediului: numarul actului, data ----------------------------------------------------------------------------------------------- 19. Atributele actului de proprietate al sediului: numarul actului, data ----------------------------------------------------------------------------------------------- 20. Dovada privind achitarea obligatiilor catre stat, eliberata de organul fiscal competent, sau declaratia pe propria raspundere ----------------------------------------------------------------------------------------------- 21. Categoriile de servicii destinate publicului (tipul de acte notariale care pot fi eliberate in forma electronica, procedurile de securitate utilizate) ----------------------------------------------------------------------------------------------- 22. Certificatul de omologare a sistemului informatic ----------------------------------------------------------------------------------------------- 23. Agentia de omologare ----------------------------------------------------------------------------------------------- 24. Modalitatea de arhivare electronica (proprie sau prin contract) ----------------------------------------------------------------------------------------------- 25. Situatii critice: camp ce poate contine referiri la ultima situatie critica (de exemplu, intreruperea temporara a activitatii din cauza unor probleme tehnice, modificarea procedurilor, sanctiuni etc.) ----------------------------------------------------------------------------------------------- 26. Data si ora ultimei actualizari ----------------------------------------------------------------------------------------------- 27. Data si ora ultimei verificari ----------------------------------------------------------------------------------------------- 28. Situatia notarului public (operational, suspendat, activitatea incetata) ----------------------------------------------------------------------------------------------- 29. Motivul suspendarii/incetarii activitatii (daca este cazul) ----------------------------------------------------------------------------------------------- 30. Declaratia care confirma exactitatea informatiilor de mai sus, semnata electronic de notarul public sau/si de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu ----------------------------------------------------------------------------------------------- 31. Identitatea operatorului din partea autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu, care a introdus/modificat/sters inregistrarea ----------------------------------------------------------------------------------------------- 32. Un document ingloband toate datele anterioare, semnat electronic de operatorul din partea autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu, care a introdus inregistrarea ----------------------------------------------------------------------------------------------- La punctul 13 notarul public trebuie să se refere la: a) descrierea practicilor, procedurilor şi sistemelor care asigură securitatea şi integritatea datelor şi accesul autorizat, permanent, la acestea; b) descrierea modalităţii de arhivare electronică; c) politicile de personal; d) structura personalului; e) orele de program; f) lista dotărilor; g) lista resurselor umane implicate în exploatarea şi în administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi competenţei acestora.