Există o confuzie frecventă în lumea documentelor electronice: mulți utilizatori cred că semnătura electronică și marca temporală calificată sunt același lucru, sau că una o înlocuiește pe cealaltă. În realitate, cele două servicii fac lucruri complet diferite și, în situațiile în care contează cel mai mult, funcționează cel mai bine împreună.
Acest articol lămurește ce face fiecare, ce problemă concretă rezolvă marca temporală calificată și în ce contexte adaugă o valoare reală documentelor tale electronice.
Ce face semnătura electronică și unde se opresc efectele ei
Semnătura electronică calificată îndeplinește, în mediul digital, funcția semnăturii olografe de pe hârtie. Ea confirmă identitatea semnatarului și garantează că documentul nu a fost modificat după momentul semnării. Un document semnat cu o semnătură electronică calificată are, conform Regulamentului european eIDAS (Regulamentul UE nr. 2014/910 cu modificările și completarile ulterioare), aceeași valoare juridică cu un document semnat pe hârtie.
Ceea ce semnătura electronică calificată nu garantează cu certitudine este momentul exact în care a fost semnat documentul. Semnătura conține o dată și o oră, însă acestea provin din ceasul intern al dispozitivului de pe care documentul a fost semnat, elemente ce pot fi modificate ulterior de utilizator. Spre deosebire de aceasta, marca temporală atribuie documentului o dată și o oră sincronizate automat cu un server global de timp, oferind astfel o dovadă certă și de neatacat a momentului semnării.
Această distincție poate părea subtilă, dar în practică este esențială în situații de tipul: „Contractul a fost semnat înainte sau după ce termenul legal a expirat?”, „Documentul exista înainte de data litigiului?”. Aici intervine marca temporală calificată.
Ce este marca temporală calificată
O marcă temporală reprezintă date în format electronic care leagă alte date în format electronic de un anumit moment, stabilind dovezi că acestea din urmă au existat la acel moment. O marcă temporală calificată este emisă de un prestator de servicii de încredere calificat și este utilizată, de exemplu, pentru a garanta existența la un anumit moment de timp a unor date electronice, cum ar fi o semnătură electronică.
Practic, marca temporală calificată este o dovadă independentă, emisă de o autoritate recunoscută legal, că un anumit document exista, în forma respectivă, la un anumit moment precis. Este echivalentul digital al unei ștampile de dată aplicată de o terță parte de încredere, cu diferența că are forță juridică deplină și nu poate fi falsificată.
Ce garantează, concret, o marcă temporală calificată
Marca temporală calificată oferă o dovadă de necontestat asupra faptului că documentul a existat într-o anumită formă la un moment dat, în situația în care acest lucru trebuie demonstrat. Tradus în situații reale, marca temporală calificată oferă câteva garanții distincte față de semnătura electronică:
Previne antedatarea documentelor. Marca temporală calificată garantează existența la un anumit moment de timp a unor date electronice, prevenind/nepermițând antedatarea documentelor. Nimeni nu poate susține ulterior că un document a fost creat sau semnat la o dată, anterioară celei reale.
Conferă prezumție legală în litigii. O marcă temporală electronică calificată beneficiază, în cazul unui litigiu, de prezumția corectitudinii datei și orei pe care le indică și a integrității datelor la care se raportează data și ora indicate. Aceasta înseamnă că, în fața unei instanțe sau a unei autorități administrative, nu trebuie să mai demonstrezi că data este corectă; ea este prezumată ca atare, iar sarcina probei se mută la cel care o contestă.
Este recunoscută în întreaga Uniune Europeană. O marcă temporală electronică calificată emisă într-un stat membru al Uniunii Europene este recunoscută drept marcă temporală electronică calificată în toate statele membre. Un document cu marcă temporală calificată certSIGN produce aceleași efecte juridice în Germania, Franța sau Spania ca și în România.
Marca temporală calificată certSIGN
certSIGN oferă, în calitate de Prestator de servicii de încredere calificat conform Regulamentului eIDAS actualizat, servicii de marcă temporală calificată înscrise în European Trusted List. Aceasta înseamnă că marca temporală emisă de certSIGN beneficiază automat de recunoaștere juridică în toate statele membre UE, fără nicio formalitate suplimentară. Înscrierea certSIGN în lista europeană de încredere poate fi verificată direct pe portalul oficial al Comisiei Europene.
Serviciul de marcă temporală calificată certSIGN este disponibil atât ca serviciu de sine stătător, cât și integrat în soluțiile de semnătură electronică. Semnătura electronică calificată certSIGN în cloud creată folosind soluțiile paperLESS flowSIGN și paperLESS webSIGN poate include mecanisme de tip Long Term Validation, care permit verificarea documentelor și după expirarea certificatului. Mai mult, la semnătura electronică calificată se adaugă, pentru un plus de siguranță, marca temporală calificată, pentru prevenirea unor situații precum antedatarea documentelor.
Situații în care marca temporală calificată adaugă valoare reală
Contracte cu termene critice. Orice contract în care momentul semnării față de un termen legal sau contractual are relevanță juridică beneficiază de claritate suplimentară printr-o marcă temporală. Dacă un contract trebuia semnat înainte de o anumită dată, marca temporală calificată furnizează dovada incontestabilă că acest lucru s-a întâmplat sau nu.
Documente de proprietate intelectuală. Un autor, un designer, un dezvoltator software sau orice creator care dorește să dovedească prioritatea creației sale poate aplica o marcă temporală calificată pe opera sau documentul de înregistrare, stabilind cu autoritate juridică momentul existenței acesteia.
Documente de resurse umane. Utilizarea semnăturii electronice calificate în domeniul relațiilor de muncă și instruirii SSM a fost reglementată explicit în Codul muncii și Legea securității și sănătății în muncă. Contractele de muncă, actele adiționale și documentele SSM cu marcă temporală calificată oferă protecție juridică clară tuturor părților în cazul unor dispute ulterioare legate de momentul semnării sau intrării în vigoare.
Rapoarte, declarații și oferte cu termen de depunere. Orice document care trebuie dovedit că a existat sau a fost transmis înainte de o anumită oră sau dată poate fi protejat cu marcă temporală calificată: oferte depuse în cadrul unor proceduri competitive, rapoarte financiare, declarații fiscale sau orice alt act cu relevanță temporală.
Arhivare electronică pe termen lung. În combinație cu serviciul calificat de prezervare pe termen lung a semnăturilor certSIGN, marca temporală calificată este un element esențial al lanțului de dovezi care menține valabilitatea și verificabilitatea documentelor semnate electronic pe durate de zeci de ani.
Semnătură electronică și marcă temporală: nu una sau alta, ci ambele
Semnătura electronică calificată și marca temporală calificată răspund la întrebări diferite despre un document:
- semnătura electronică calificată răspunde la Cine a semnat documentul și dacă acesta a fost modificat după semnare?
- marca temporală calificată răspunde la Când a existat documentul în această formă?
Pentru documentele cu relevanță juridică ridicată sau cu termene critice, combinația dintre cele două oferă un nivel complet de protecție și de certitudine juridică. Semnezi cu autoritate, iar momentul semnării este certificat independent, de o autoritate recunoscută la nivel european.
