Archiving

Choose our physical and electronic archiving services, with legal value, offered by certSIGN as an authorized provider according to the national legislation.

certARCHIVE.
Complete
archiving solutions

certARCHIVE by certSIGN offers complete services and solutions for the physical and electronic archiving of documents, which can be adapted to the requirements of each client, in compliance with all legal provisions. We are one of the most secure providers of physical and electronic archiving services and offer services such as: archival processing, digitization of documents, restoration, document storage, issuance of certificates, selection works, confidential destruction of information, processing and storage of electronic documents.
shop_prelucrare arhivistica
Archival processing services
Archival processing services according to Law no. 16/1996 including: documents preparation for transport, transport to the certSIGN processing center, provision of materials necessary for the archival processing, archival processing and return to the beneficiary’s premises.
1.600 Euros
shop_arhivare elec
Electronic archiving services
Electronic archiving services for product catalog, 250 Mb package, which includes: initial setup, uploading documents to the platform through a manual process, carried by the customer, access to the electronic archiving platform 24/7 to the uploaded documents.
30 – 50 Euros
shop_depozitare doc
Document storage services
The package includes: providing the necessary boxes for storing the archive, sealing the boxes, transporting them to the certSIGN archive depository, initializing the archive boxes in the storage system, accessing boxes with documents from the archive, up to 5 boxes / month.
300 Euros

certSIGN Archiving. Documents stored securely with physical & electronic archiving

certSIGN document repository is distinguished by:

  • Storage capacity of over 400,000 boxes, about 150 linear km of archive;
  • Permanent monitoring of humidity and temperature;
  • Video monitoring system, 24/24 recording;
  • Access control system;
  • 24/24 security system;
  • Fire monitoring;
  • Authorization of storage and conservation services according to Law no. 16/1996 of the National Archives.

certSIGN offers through certARCHIVE complete outsourced solutions for document archiving and archive management solutions in electronic format, distinguished by:

  • Ensuring legal value of the archived documents, throughout the life cycle, guaranteeing authenticity, integrity and confidentiality;
  • Facilitating access to archived documents anytime, from anywhere, exclusively to persons authorized by the company;
  • Main and backup data center in Romania, according to the legislation of the national archives;
  • Authorization according to Law no. 135/2007 regarding the archiving of documents in electronic format;
  • Archiving and document management system with multiple benefits – document versioning, warning about duplicates, optimal management of documents and daily activities, integrations with third party systems for information centralization, differentiated access rights per user and roles in the organization, automatic processing, document security.

The hybrid archive system consists of developing and implementing a solution for organizing and processing the historical archive, digitizing documents, and implementing a software solution for the issuance and management of all newly created documents, directly in electronic format, using the qualified electronic signature.

The hybrid archive system helps companies reduce the costs and risks associated with documents, as well as streamline the management, storage and protection of documents in physical or electronic format.

Benefits
of electronic archiving

With the help of qualified electronic signature and the electronic archiving of documents thus signed, you can enjoy a 100% digital business in two simple steps. In addition, electronic archiving also involves:

Legal value

of archived documents, throughout the life cycle, guaranteeing authenticity, integrity and confidentiality.

Fast & easy access

to archived documents anytime, from anywhere, exclusively to persons authorized by the company.

Cost reduction

electronic archiving with legal value implying a 67% reduction in costs compared to physical archiving.

Companies that trust our services

Leave us a message and we will contact you

Send us your details and a message and we will contact you to answer all your questions about our archiving solutions.

    * required fields

    We'll call you!

    Thank you for getting in touch with us!


      * campuri obligatorii

      Ai nevoie de mai multe informații?

      Selectează un subiect și citește recomandările noastre. Dacă nu ai găsit ce căutai solicită indicații suplimentare. 

        WindowsMac

        *Tipul de fișiere acceptat: pdf, jpg si png. Marime maxima: 5mb

        Câmpurile marcate cu * sunt obligatorii

        Am luat cunoștință de informațiile cuprinse în “Politica de confidenţialitate”

        Sunt de acord cu prelucrarea datelor mele personale în scopuri de marketing
        în conformitate cu “Politica de confidenţialitate”.

        TOKEN-urile pentru semnătura electronică pot fi utilizate în continuare de ORICE deținător de certificat digital, în aceleași condiții ca pana in prezent. Nu este necesara schimbarea tokenului pentru semnătură.

        Mesajul prezent pe site-ul  ANAF privind tokenurile JWT și OPAQUE se adresează EXCLUSIV persoanelor din domeniul tehnic IT: dezvoltatorilor de aplicații  ce utilizează servicii web ce folosesc protocolul OAUTH. Daca nu faceți parte din aceasta categorie va rugăm ignorați mesajul. 

         Pentru verificarea informației vedeți si manualul de utilizare din mesajul de pe site-ul ANAF, pagina 2.

        Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

        Detalii legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților.

        Rapid pot fi aflate informații utile despre costuri, modalități de obținere, achiziție online, identificare video, instalare şi utilizare:

        • Pașii pentru e-Factura;
        • Ce semnătură aleg;
        • Cum cumpăr online;
        • Cum folosesc semnătura.

        Sunt descrise și:

        • Modalitatea de obținere a documentului de confirmare pentru ANAF/ SPV;
        • Pașii pentru obținerea unui certificat de semnătură electronică utilizat în SPV/e-Factura.

        Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

         

        Detalii legate de modalitatea de personalizare semnăturii astfel încât în aspectul acesteia să fie incluse și informațiile solicitate de OUG 140/2020  cu privire la specialiștii din domeniile construcții, arhitectură și urbanism sunt disponibile pe pagina Creare aspect semnătură OUG 140/2020

        De asemenea, alte informații legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu 

        Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților

        Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

        Pentru a obține de la certSIGN certificatul calificat de semnătură electronică, pentru semnarea documentelor din domeniile construcţii, arhitectură şi urbanism în conformitate cu OUG 140, sunt necesare:

        • identificarea viitorul titular de certificat pentru semnătură electronică;
        • completarea și prezentarea documentelor specifice;
        • plata proformei primite din partea certSIGN.

         DOCUMENTELE

        Transmite-ne un mesaj și solicită documentele necesare pentru achiziția Kit-ului de semnătură. Vei primi din partea certSIGN un set de documente pe care trebuie să le completezi cu datele viitorului titular de certificat pentru semnătură.

        Documentele originale semnate (2 exemplare) alături de copiile documentelor ce atestă încadrarea profesională trebuie prezentate către certSIGN. Pe scurt, sunt necesare:

        ORIGINAL (2 exemplare, semnate): “Contract”, “Termeni și condiții generale”.

        Pentru cazul documentelor transmise prin curier: “Declarația” completată după modelul certSIGN

        • autentificată la notar SAU
        • atestată de un avocat în temeiul art.3 al.3 din legea 51/1995

        COPIE pentru: Cartea de identitate a titularului, Certificatul de Înregistrare Fiscală, Documentul atestare profesională,

        IDENTIFICAREA

        În vederea identificării, persoana pe numele căreia certSIGN va emite certificatul digital calificat se va prezenta personal, cu actul de identitate original, la unul din reprezentanții certSIGN la nivel național sau la sediile certSIGN.

        Alternativ, identificarea titularului de certificat se mai poate efectua și transmițând documentele de mai sus la sediul certSIGN însoțite obligatoriu de “Declarația” completată după modelul certSIGN (autentificată la notar sau atestată de un avocat în temeiul art.3 al.3 din legea 51/1995)

        ATENTIE! Pentru fiecare Entitate emitentă ( ex. OAR, ISCIR etc) se emite câte un certificat pentru semnătură electronică!

        Citește despre Semnătura electronică în construcţii, arhitectură şi urbanism

        Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

        Detalii despre descărcarea certificatului titularului și a certificatului intermediar solicitate la înregistrarea pentru depunerea declarațiilor vamale folosind semnătura electronică sunt disponibile pe pagina Utilizarea certificatului de semnătură electronică în platforma Sistemul Informatic Integrat Vamal

        Pentru acces în Sistemul Informatic Integrat Vamal (SIIV) la secțiunile AES și NCTS5 RO UMG Trader Producție trebuie să încărci în platforma UMG Trader, într-unul dintre formatele .cer/.der/.crt, certificatul tău calificat și certificatul intermediar al autorității care a emis certificatul.

        CUM OBȚIN CERTIFICATUL PERSONAL ÎN FORMATUL SOLICITAT?

        Conectează token-ul sau deschide aplicația Paperless vToken și urmează acești pași.

        Nu ai tokenul/ aplicația la dispoziție?

        Accesează link-ul https://registru.certsign.ro/cgi-bin/pubra/pubra/get_cert , completează datele din certificatul calificat (nume și prenume complet sau adresa de email), identifică certificatul cu care dorești înregistrarea și apasă butonul „Descarcă DER”.

        Certificatul calificat se va descărca în mod automat în format .crt.

        CUM OBȚIN CERTIFICATUL INTERMEDIAR ÎN FORMATUL SOLICITAT?

        Pentru descărcarea certificatului autorității intermediare certSIGN accesează unul dintre link-urile:

        Certificatul intermediar se va descărca în mod automat în format .crt.

        Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

        IDENTIFICAREA VIDEO NEASISTATĂ este un element important în procesul de obținere a semnăturii electronice cu certificat digital calificat.

        Procedura de identificare este simplă, dar strictă. Ea poate fi făcută după efectuarea plății certificatului și doar urmând indicațiile furnizate de certSIGN, astfel:

        • Efectuează plata și apoi se vor afișa pagina și link-ul ce trebuie accesat pentru identificarea video;
        • Pregătește documentul de identitate original și telefonul înainte de a începe. Verifică descrierea detaliată a condițiilor
        • Urmărește indicațiile afișate pe ecran.

         

        AI FINALIZAT IDENTIFICAREA VIDEO, DAR N-AI PRIMIT NICIUN EMAIL?

        În maxim 24 ore, după parcurgerea procesului de identificare video, vei fi informat pe e-mail cu privire la validarea/respingerea acestuia.

        IDENTIFICAREA VIDEO A FOST RESPINSĂ?

        Din partea certSIGN vei primi un email cu un nou link pentru reluarea procedurii de identificare video. Condițiile ce trebuie respectate sunt aceleași.

        Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

        Codurile PIN/PUK reprezintă elemente de siguranță cu ajutorul cărora se folosește TOKEN-ul. Aceste coduri sunt confidențiale și nu trebuie dezvăluite nimănui, în nicio situație.

        Codul PIN = Token Password este parola cu care se utilizează tokenul.

        Codul PUK = Administrator Password este parola cu care se poate debloca tokenul.

        NU AI PRIMIT CODUL PIN/PUK?

        Transmiterea codurilor PIN/PUK pentru certificatul calificat PE TOKEN se poate face în 2 moduri:

        ELECTRONIC – dacă adresa de e-mail asociată certificatului digital calificat pentru semnătura electronică a fost validată și este una personală (are elemente în componența sa ce pot face legătura cu titularul certificatului – ex: ion.popescu@).

        Are 2 componente:

        • LINK transmis pe e-mail. Atenție! Prin accesarea link-ului se pot genera codurile PIN/PUK cu ajutorul codului de generare primit în plicul cu tokenul. Pentru generare aveți disponibile 3 încercări, după care se blochează link-ul, situație care trebuie semnalată către certSIGN;
        • Document ce însoțește kitul de semnătură electronică care include și tokenul fizic. În acest document se regăsește codul de generare.

        FZIC – în plic, prin curier – dacă adresa de e-mail asociată certificatului digital calificat pentru semnătura electronică NU a fost validată la completarea cererii de certificat sau dacă NU este una personală (nu are elemente în componența sa ce pot face legătura cu titularul certificatului – ex: office@).

         AI UITAT CODUL PIN?

        Pentru recuperarea codului PIN este nevoie de codul PUK al tokenului.

        • Accesează link-ul www.certsign.ro/ro/suport/ și urmează pașii descriși în secțiunea “Deblocarea dispozitivului”, ținând cont de modelul tokenului și de sistemul de operare al PC-ului / laptopului;
        • Încearcă o singură dată, notând codul PUK într-un New Text Document/ Notes pentru a avea posibilitatea să îl transferi în aplicația tokenului cu COPY/PASTE (fără spații).

        AI MACOS SI VREI SA SCHIMBI CODUL PIN AL TOKENULUI?

        Urmează instrucțiunile de Schimbare a codului PIN pe MacOS

        ATENŢIE! Sistemele de operare macOS Sonoma, Ventura și Monterey acceptă doar parole de maxim 8 caractere. Prin urmare, dacă folosești unul sin aceste sisteme de operare, la schimbarea codului PIN al TOKEN-ului, trebuie să pui o parolă de maxim 8 caractere.

        Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

        Detalii legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților.

        Rapid pot fi aflate informații utile despre costuri, modalități de obținere, achiziție online, identificare video, instalare şi utilizare:

        • Pașii pentru e-Factura;
        • Ce semnătură aleg;
        • Cum cumpăr online;
        • Cum folosesc semnătura.

        Sunt descrise și:

        • Modalitatea de obținere a documentului de confirmare pentru ANAF/ SPV;
        • Pașii pentru obținerea unui certificat de semnătură electronică utilizat în SPV/e-Factura.

        Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

        Pentru obținerea documentului de confirmare trebuie sa parcurgi următoarele etape, în această ordine:

        • instalează aplicația pentru TOKEN sau configurează accesul în Paperless webSIGN dacă ai certificat în CLOUD;
        • conectează TOKEN-ul la calculator sau deschide aplicația vToken dacă ai certificatul în CLOUD;
        • autentifică-te în pagina https://confirmare.certsign.ro și descarcă documentul de confirmare precompletat. Păstrează browser-ul deschis pentru a putea continua procedura;
        • semnează electronic documentul în aplicația Adobe Reader folosind certificatul digital de la certSIGN;
        • încarcă documentul înapoi pe pagina certSIGN de la butonul Încarcă;
        • descarcă documentul procesat de certSIGN, din aceeași pagină, în mai puțin de 5 minute;
        • depune documentul în SPV urmând instrucțiunile ANAF de la adresa:
          https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/#tabs-2.

        Urmărește unul dintre aceste tutoriale, în funcție de tipul de semnătură pe care îl ai.

        Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

        Dacă ai nevoie și de alte informații pentru a alege ce tip de certificat calificat pentru semnătură electronică ți se potrivește verifică și informațiile din secțiunea: Ce semnătură aleg

        Detalii legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților.

        Rapid pot fi aflate informații utile despre costuri, modalități de obținere, achiziție online, identificare video, instalare şi utilizare:

        • Pașii pentru e-Factura;
        • Ce semnătură aleg;
        • Cum cumpăr online;
        • Cum folosesc semnătura:

        Sunt descrise și:

        • Modalitatea de obținere a documentului de confirmare pentru ANAF/ SPV;
        • Pașii pentru obținerea unui certificat de semnătură electronică utilizat în SPV/e-Factura.

        Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

        Cum obții semnătura electronică în CLOUD?

        Semnătura electronică se realizează cu ajutorul unui certificat digital calificat iar pentru obținerea certificatului în CLOUD trebuie parcurse etapele:

        • Accesează paperless.certsign.ro
        • Alege certificatul în funcție de valabilitatea lui: 1, 2 sau 3 ani;
        • Completează formularul de înregistrare, inclusiv datele firmei dacă este cazul;
        • Efectuează plata;
        • Parcurge etapa de identificare video la distanță;
        • Verifică mesajul transmis de certSIGN la adresa e-mail indicată în formularul de înregistrare pentru a afla dacă a fost validat tot acest proces.

        În cazul în care informațiile primite sunt corecte și complete, la adresa de email indicată în formularul de înregistrare, certSIGN va trimite două invitații:

        • pentru configurarea mecanismului de autorizare;
        • pentru crearea contului în platforma de semnare Paperless webSIGN. Din invitația de creare cont poate fi descărcată și aplicația tokenului virtual Paperless vToken.

        Cu ajutorul acestor componente vei putea configura și utiliza semnătura electronică calificată în CLOUD. Dreptul de utilizare al semnăturii electronice în cloud va fi acordat după configurarea mecanismului de autorizare și crearea contului de utilizator în platforma de semnare Paperless webSIGN.

        După realizarea pașilor din cele două invitații, la prima logare în contul tău din platforma de cloud, se emite certificatul digital.

        * ATENŢIE! Dacă dorești să folosești certificatul în cloud la instituții precum ANAF, SPV, AFM etc. pentru semnarea documentelor / autentificarea la platforme web ce solicită acest lucru, o poți face local, nu în cloud, pe sistem de operare Windows. În afară de certificatul în cloud și Windows (versiuni 8.1, 10 sau 11) ai nevoie de aplicația tokenului virtual Paperless vToken (inclusă în pachet).

        Cum obții semnătura electronică cu TOKEN?Semnătura electronică se realizează cu ajutorul unui certificat digital calificat, iar pentru obținerea certificatului pe TOKEN trebuie parcurse etapele:
        • Accesează emitere2.certsign.ro
        • Alege certificatul în funcție de valabilitatea lui: 1, 2 sau 3 ani;
        • Completează formularul de înregistrare, inclusiv datele firmei dacă este cazul;
        • Efectuează plata;
        • Parcurge etapa de identificare video la distanță;
        • Verifică mesajul transmis de certSIGN la adresa de e-mail indicată în formularul de înregistrare pentru a afla dacă a fost validat tot acest proces.
        În cazul în care informațiile primite sunt corecte și complete, la adresa poștală indicată în formularul de înregistrare, certSIGN va transmite un plic conținând:
        • TOKEN-ul cu certificatul digital calificat;
        • Documentul conținând certificatul digital în formă printată.
        Codurile PIN / PUK și instrucțiunile vor fi livrate independent de plicul ce conține TOKENUL. Livrarea acestor coduri se poate face: 
        • electronic (pe email va fi transmis un mesaj ce conține un link de generare a documentului cu aceste coduri);
        sau
        • fizic (prin curier va fi transmis un plic cu documentul securizat).
        Pentru mai multe informații poți vizita și pagina Semnătură electronică cu token.