Odată cu obligativitatea utilizării sistemului e-Factura, mediul de business din România a adoptat pe scară largă certificatele digitale calificate de semnătură electronică – pe token sau în cloud. Însă utilizarea şi utilitatea acestora este mult mai extinsă.
Astfel, dincolo de e-Factura, certificatul digital deja deţinut poate fi folosit de antreprenori, IMM-uri şi companii pentru transformarea digitală facilă a afacerii, garantând colaborarea rapidă şi eficientă cu instituţii de stat, furnizori, parteneri şi clienţi, fără a pierde din vedere desigur valoarea legală. Vă prezentăm în continuare alte scenarii de utilizare a certificatului calificat de semnătură electronică.
Procese generale
Procese de business
- interacțiunea cu partenerii de afaceri – furnizori, clienți, colaboratori (contracte, acte adiţionale)
- documentația pentru licitații publice sau pentru obținerea de fonduri europene
- cererile către Registrul Comerțului
- documente pentru instituțiile financiare
- declarațiile și cererile pentru primării și administrații publice
- documente pentru autorități fiscale locale
Procese de HR
- încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă (CIM), între angajator şi angajat;
- întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea lui (fişe de post, declaraţii, acte adiţionale, rapoarte de activitate, evaluări etc.);
- semnarea dovezii instruirii SSM (securității și sănătății în muncă).
Verticale de business
Profesii liberale
- eliberarea documentaţiilor de specialitate/autorizaţiilor: prin aplicarea semnăturii calificate şi/sau a sigiliului electronic.
- documente unidirecţionale: eliberarea certificatelor de membru, adeverinţelor, înştiinţărilor, somaţiilor de plată, notificărilor etc.
- comitete şi proiecte: semnarea electronică a proceselor verbale şi a documentelor rezultate în urma şedinţelor/hotărârilor din consiliul de administraţie, filiale, centre regionale, decizii ale comitetului director etc.
Industria IT&C
- semnarea la distanţă a documentelor: contracte (HR, Prestări servicii, etc), acte adiţionale, comenzi încheiate cu terţii (clienţi, parteneri, colaboratori, furnizori).
- emiterea electronică a documentelor unidirecţionale cu aplicarea semnăturii calificate: facturi, notificări, rapoarte de activitate etc.
- digitalizarea proceselor de HR: semnarea electronică la distanţă, cu valoare legală, a contractelor şi a actelor adiţionale cu angajaţii sau colaboratorii – contracte de muncă, contracte de leasing de personal, fişe de instruire, cereri de concediu, deconturi, regulamente interne etc.
Retail, FMCG şi Logistică
- documente cu furnizorii şi partenerii din Romania şi UE: contracte, acte adiţionale, comenzi, achiziţii etc.;
- documente de HR: onboarding angajaţi noi, contracte de muncă şi acte adiţionale cu angajaţii şi colaboratorii, instruire SSM & PSI etc.;
- documente interne: instruiri interne, fişe de transfer, procese verbale (de inventar, de constatare diferenţe, de casare, de modificare preţ, de predare-primire echipamente etc.);
- documente de transport: avizul de însoţire a mărfii (CMR şi e-CMR), aviz de expediţie, note de intrare recepţie etc.
- asigurarea autenticităţii şi integrităţii documentelor emise de companie prin semnarea cu sigiliul electronic calificat.
- autentificări la sistemele ANAF prin Spaţiul Privat Virtual (SPV), la sistemele RO e-Factura, RO e-Transport, SAF-T, Ministerului Transporturilor şi Infrastructurii (e-CMR), prin interconectarea certificatelor calificate cu sistemele ERP/EDI.
