Cum trecem de la hârtie la documente electronice? 3 puncte esenţiale despre arhivarea documentelor

Nu putem vorbi despre digitalizare, dacă în continuare semnăm şi păstrăm documentele fizic (bazându-ne pe pix şi dosare ordonate metodic într-un fişet – în cel mai bun caz) şi nu luăm în calcul trecerea vechilor documente în mediul electronic.

1. Ce fac cu documentele pe hârtie când vreau să trec la documente electronice? 

Conform reglementărilor legislative în vigoare, există documente pe care trebuie să le păstrăm în continuare pe hârtie, pe durate de timp destul de extinse. În anumite cazuri aceste perioade de timp sunt foarte mari – de exemplu 10 ani pentru Registrele de contabilitate obligatorii (Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Cartea mare) şi 50 de ani pentru statele de salarii. Despre ce şi cât timp timp trebuie să păstrăm în format fizic am vorbit aici.

Partea bună? Nu este obligatoriu să păstrăm noi documentele (în fişete de care se împiedică toate lumea şi care ocupă spaţiu), ci putem apela la operatori economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice. Cum este certSIGN! Doar ca o paranteză, ştiaţi că certSIGN dispune de 3.000 metri pătraţi de spațiu de depozitare? Documentele sunt păstrate în condiții optime, cu respectarea tuturor cerinţelor legale – iar asta doar pe partea de arhivare fizică. Pentru că mai există o modalitate de arhivare…

2. Ce se întâmplă cu documentele electronice, le păstrez pe calculator? 

Teoretic da, poate fi o opţiune, dar cu siguranţă nu este cea mai sigură şi fericită alegere. Chiar putem fi 100% siguri că acel calculator/laptop (sistemul de operare) nu va avea niciodată probleme şi nu riscăm pierderea datelor? Asta ca să nu mai vorbim de neasigurarea criptării datelor şi cerinţele legale – pentru că şi în cazul documentelor electronice se aplică cerinţe legale specifice de arhivare (Legea nr. 135/2007). Prin urmare trebuie păstrate într-o arhivă electronică cu valoare legală

Iar dincolo de faptul că este absolut normal ca, odată ce nu mai printezi documentul ci îl semnezi electronic, acesta să ajungă ulterior într-o arhivă electronică, nu trebuie pierdute din vedere nici avantajul financiar oferit de arhivarea electronică prin reducerea reducerea substanţială a costurilor de tipărire, transmitere şi păstrare a documentelor pe termen lung.

Un calcul exact? Costurile sunt cu 67% mai mici dacă un document este folosit exclusiv în formă electronică – de la nașterea lui, semnarea electronică și arhivarea în format digital.

3. Un document original pe hârtie, care este scanat, devine un document electronic cu valoare legală? 

Digitizarea (scanarea) documentelor pe hârtie nu le transformă în documente electronice cu valoare legală. Indiferent de cine realizează această operaţiune – un furnizor de arhivă electronică sau de arhivă fizică. 

Însă vorbim despre beneficii importante din punct de vedere al desfăşurării activităţii: 

• documentul scanat este ușor de găsit și de consultat – nu mai trebuie răsfoite dosare pe hârtie și opisuri de documente; 

• documentele pot fi arhivate la un furnizor de arhivă fizică iar consultarea electronică se face de la birou sau de oriunde găsesc beneficiarii; 

• în momentul scanării documentelor pe hârtie se realizează şi aranjarea acestora – sunt reparate cele stricate şi sunt aranjate în dosare; în felul acesta li se prelungește durată de viață, aspect foarte important pentru cele care trebuie păstrate zeci de ani. 

Like this article?

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on Pinterest

We'll call you!

Thank you for getting in touch with us!


    * campuri obligatorii

    Ai nevoie de mai multe informații?

    Citește recomandările noastre legate de subiectul selectat. Dacă nu ai găsit ce căutai, solicită informații suplimentare. 

      WindowsMac

      TokenCloud

      *Tipul de fișiere acceptat: pdf, jpg si png. Marime maxima: 5mb

      Câmpurile marcate cu * sunt obligatorii

      Am luat cunoștință de informațiile cuprinse în “Politica de confidenţialitate”

      Sunt de acord cu prelucrarea datelor mele personale în scopuri de marketing
      în conformitate cu “Politica de confidenţialitate”.

      CITEȘTE DETALIILE legate de subiectul selectat sau CAUTĂ pe  site informațiile de care ai nevoie.

      Pentru semnătura electronică, sunt disponibile  Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților.

      Rapid, pot fi aflate informații utile despre obținerea documentului de confirmare, costuri, achiziție online, identificare video, reînnoire, instalare și utilizare:

      • e-Factura, e-Transport, Vamă;
      • Ce semnătură aleg;
      • Cum cumpăr online;
      • Cum folosesc semnătura;

      Sunt cuprinse inclusiv detalii despre:

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns și trimite un mesaj.

      Nu ai găsit ce căutai?

      Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns și transmite-ne un mesaj.

      Semnătura electronică se realizează cu ajutorul unui certificat digital calificat stocat pe TOKEN, iar pentru utilizarea certificatului de pe TOKEN trebuie, mai întâi, instalată pe calculator aplicația de management a dispozitivului.

      Așadar, dacă este prima utilizare a TOKEN-ului pe acest calculator:

      • Alege ultima versiune de aplicație pentru tipul de TOKEN, din secțiunea Suport/Instalarea dispozitivului a website-ului certSIGN;
      • Cu TOKEN-ul deconectat de la calculator, instalează pe calculator ultima versiune de aplicație de management a TOKEN-ului;
      • După instalare, conectează TOKEN-ul. Pentru a putea utiliza dispozitivul este necesar să cunoști codul PIN al acestuia.

       Codul PIN se găsește pe:

      • documentul generat electronic, în format pdf, de titularul certificatului, după primirea Kitului de semnătură, printr-un mecanism automat: titularul accesează un link specific primit pe email și, în pagina astfel deschisă, completează informațiile solicitate și codul pentru generare primit în plicul conținând Kitul de semnătură, din partea certSIGN;

      SAU

      • documentul fizic, securizat, transmis de certSIGN, prin curier, la adresa poștală indicată la achiziția certificatului. Acest document e transmis într-un plic separat de plicul care conține Kitul pentru semnătură.

       

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      AI BLOCAT TOKEN-UL?

      Pentru deblocarea TOKEN-ului și stabilirea unui nou cod PIN este nevoie de codul PUK. Codul PUK are 14 caractere și se găsește pe:

      • documentul generat electronic, în format pdf, de titularul certificatului, printr-un un mecanism automat.
        • Reamintim: După primirea Kitului de semnătură, titularul accesează un link specific primit pe email și, în pagina astfel deschisă, introduce informațiile solicitate și codul pentru generare primit de la certSIGN în plicul conținând Kitul de semnătură. Astfel este generat documentul;     SAU
      • documentul fizic, securizat, primit prin curier de la certSIGN. Documentul e transmis într-un plic separat de cel care conține Kitul pentru semnătură.

      Pregătește documentul conținând codul PUK și accesează secțiunea Deblocarea dispozitivului din pagina de Suport a website-ului certSIGN. Urmează pașii descriși ținând cont de modelul TOKEN-ului și de sistemul de operare* al PC-ului/laptopului.

      * Sistemele de operare macOS Sonoma, Ventura și Monterey acceptă doar parole PIN de maxim 8 caractere. 

      Dacă NU mai sunt disponibile încercări de utilizare a codului PUK înseamnă că acest cod este blocat și nu se mai poate defini alt PIN. În această situație:

      • TOKEN-ul este blocat definitiv și nu se mai poate folosi
      • Certificatul trebuie revocat și trebuie emis alt certificat, pe alt TOKEN.

      ALTE INFORMAȚII

      • În cazul în care aplicația de management a TOKEN-ului nu este instalată, accesează secțiunea Instalarea dispozitivului și urmează pașii descriși ținând cont de modelul TOKEN-ului și de sistemul de operare al PC-ului/laptopului.
      • Verifică în aplicația de management a TOKEN-ului dacă mai sunt disponibile încercări de utilizare a codului PUK (Digital Signature PUK retries remaining = X). Urmează indicațiile disponibile pe certsign.ro/ro/suport .

       

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      IDENTIFICAREA VIDEO A FOST ÎNTRERUPTĂ SAU A FOST RESPINSĂ?

      Din partea certSIGN, în maxim 24 ore de la întrerupere/respingere, vei primi un email conținând un nou link pentru reluarea procedurii de identificare video. Nu este necesară reluarea plății. Condițiile care trebuie respectate pentru identificare sunt aceleași:

      • Pregătește documentul de identitate original – va fi nevoie să îl prezinți la cameră;
      • Pregătește telefonul mobil – în timpul identificării vei primi prin SMS un cod care va fi solicitat în aplicația de identificare video;
      • Începe identificarea – trebuie să fii singura persoană care apare în înregistrarea video;
      • Urmărește indicațiile afișate pe ecran, în aplicația de identificare video.

      AI FINALIZAT IDENTIFICAREA VIDEO, DAR N-AI PRIMIT NICIUN EMAIL?

      În maxim 24 ore după parcurgerea procesului de identificare video, vei fi informat pe email cu privire la validarea/respingerea procesului:

      • Validarea – este urmată de transmiterea pe email a indicațiilor privind emiterea certificatului;
      • Respingerea – este urmată de transmiterea unui email care conține și motivul respingerii. Mesajul va conține un nou link pentru reluarea procedurii de identificare video. Nu este necesară reluarea plății.

       ATENȚIE: Identificarea video neasistată este un element important în procesul de obținere a semnăturii electronice cu certificat digital calificat.

      Procedura de identificare este simplă, dar strictă. Poate fi făcută după efectuarea plății certificatului și doar urmând indicațiile furnizate de certSIGN. Reluăm, pe scurt, pașii:

      • Efectuează Nu închide pagina de net. Pe ecran se va afișa o altă pagină cu informații necesare în procesul de identificare video. După ce le citești, pornește identificarea video, de la butonul APĂSAȚI AICI PENTRU A ÎNCEPE;
      • Pregătește documentul de identitate original – va fi nevoie să îl prezinți la cameră;
      • Pregătește telefonul mobil – în timpul identificării vei primi prin SMS un cod care va fi solicitat în aplicația de identificare;
      • Începe identificarea – trebuie să fii singura persoană care apare în înregistrare;
      • Urmărește indicațiile afișate pe ecran, în aplicația de identificare.

      Vizionează și descrierea detaliată a condițiilor ce trebuie respectate în timpul identificării video.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      În acest domeniu, certSIGN furnizează servicii precum:

      • servicii pentru garantarea identității în blockchain, certME

       Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Produse şi servicii

      • Suntem cunoscuți mai ales pentru serviciile de semnătură electronică, însă expertiza noastră acoperă domenii precum identitate digitală, securitatea organizațiilor și a dispozitivelor de lucru, arhivare.

      Cercetare și inovare

      • La certSIGN, aliniem aspectele teoretice ale tehnicii la nevoile societății, prin programe de cercetare naționale și europene și, în același timp, prin programe de investiții private.

      Citește mai multe detalii sau transmite-ne un mesaj.

      În domeniul arhivării, certSIGN oferă servicii precum: prelucrare arhivistică, digitizarea documentelor, restaurare, depozitarea documentelor, eliberarea de adeverințe, lucrări de selecționare, distrugerea confidențială a informațiilor, procesarea şi stocarea documentelor electronice.

      Sunt disponibile:

      • Servicii de prelucrare arhivistică: pregătirea documentelor pentru transport, transportul la centrul de procesare certSIGN, asigurarea materialelor necesare pentru prelucrarea arhivei, prelucrarea arhivistică și returul la sediul beneficiarului.
      • Servicii de arhivare electronică: setup inițial, încărcarea documentelor în platformă în proces manual, de client, acces în platforma de arhivare electronică 24/24h 7/7 zile la documentele încărcate.
      • Servicii de depozitare documente: asigurarea cutiilor necesare pentru depozitarea arhivei, sigilarea cutiilor, transportul la sediul depozitului de arhivă certSIGN, inițializarea cutiilor de arhivă în sistemul de depozitare, acces cutii cu documente din arhiva, în limita a 5 cutii/lună.

      Citește mai multe detalii despre aceste servicii.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Serviciile și soluțiile certSIGN de securitate cibernetică acoperă toate scenariile pentru protejarea asset-urilor digitale în fața amenințărilor cibernetice, în concordanță cu reglementările legislative în vigoare și cu bunele practici din domeniu.

       

      Află detalii despre:

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

       

      Detalii legate de modalitatea de personalizare semnăturii astfel încât în aspectul acesteia să fie incluse și informațiile solicitate de OUG 140/2020  cu privire la specialiștii din domeniile construcții, arhitectură și urbanism sunt disponibile pe pagina Creare aspect semnătură OUG 140/2020

      De asemenea, alte informații legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu 

      Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Pentru a obține de la certSIGN certificatul calificat de semnătură electronică, pentru semnarea documentelor din domeniile construcţii, arhitectură şi urbanism în conformitate cu OUG 140, sunt necesare:

      • identificarea viitorul titular de certificat pentru semnătură electronică;
      • completarea și prezentarea documentelor specifice;
      • plata proformei primite din partea certSIGN.

       DOCUMENTELE

      Transmite-ne un mesaj și solicită documentele necesare pentru achiziția Kit-ului de semnătură. Vei primi din partea certSIGN un set de documente pe care trebuie să le completezi cu datele viitorului titular de certificat pentru semnătură.

      Documentele originale semnate (2 exemplare) alături de copiile documentelor ce atestă încadrarea profesională trebuie prezentate către certSIGN. Pe scurt, sunt necesare:

      • ORIGINAL (2 exemplare, semnate): “Contract”, “Termeni și condiții generale”.  Pentru cazul documentelor transmise prin curier e necesară “Declarația” completată după modelul certSIGN:
        • autentificată la notar SAU
        • atestată de un avocat în temeiul art.3 al.3 din legea 51/1995
      • COPIE pentru: Cartea de identitate a titularului, Certificatul de Înregistrare Fiscală, Documentul atestare profesională,

      IDENTIFICAREA

      În vederea identificării, persoana pe numele căreia certSIGN va emite certificatul digital calificat se va prezenta personal, cu actul de identitate original, la unul din reprezentanții certSIGN la nivel național sau la sediile certSIGN.

      Alternativ, identificarea titularului de certificat se mai poate efectua și transmițând documentele de mai sus la sediul certSIGN însoțite obligatoriu de “Declarația” completată după modelul certSIGN (autentificată la notar sau atestată de un avocat în temeiul art.3 al.3 din legea 51/1995)

      ATENTIE! Pentru fiecare Entitate emitentă ( ex. OAR, ISCIR etc) se emite câte un certificat pentru semnătură electronică!

      Citește despre Semnătura electronică în construcţii, arhitectură şi urbanism

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Detalii despre descărcarea certificatului titularului și a certificatului intermediar solicitate la înregistrarea pentru depunerea declarațiilor vamale folosind semnătura electronică sunt disponibile pe pagina Utilizarea certificatului de semnătură electronică în platforma Sistemul Informatic Integrat Vamal

      Pentru acces în Sistemul Informatic Integrat Vamal (SIIV) la secțiunile AES și NCTS5 RO UMG Trader Producție trebuie să încărci în platforma UMG Trader, într-unul dintre formatele .cer/.der/.crt, certificatul tău calificat și certificatul intermediar al autorității care a emis certificatul.

      CUM OBȚIN CERTIFICATUL PERSONAL ÎN FORMATUL SOLICITAT?

      Conectează token-ul sau deschide aplicația Paperless vToken și urmează acești pași.

      Nu ai tokenul/ aplicația la dispoziție?

      Accesează link-ul https://registru.certsign.ro/cgi-bin/pubra/pubra/get_cert, completează datele din certificatul calificat (nume și prenume complet sau adresa de email), identifică certificatul cu care dorești înregistrarea și apasă butonul „Descarcă DER”.

      Certificatul calificat se va descărca în mod automat în format .crt.

      CUM OBȚIN CERTIFICATUL INTERMEDIAR ÎN FORMATUL SOLICITAT?

      Pentru descărcarea certificatului autorității intermediare certSIGN accesează unul dintre link-urile:

      Certificatul intermediar se va descărca în mod automat în format .crt.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      IDENTIFICAREA VIDEO NEASISTATĂ este un element important în procesul de obținere a semnăturii electronice cu certificat digital calificat.

      Procedura de identificare este simplă, dar strictă. Ea poate fi făcută după efectuarea plății certificatului și doar urmând indicațiile furnizate de certSIGN, astfel:

      • Efectuează plata și apoi se vor afișa pagina și link-ul ce trebuie accesat pentru identificarea video;
      • Pregătește documentul de identitate original și telefonul înainte de a începe. Verifică descrierea detaliată a condițiilor
      • Urmărește indicațiile afișate pe ecran.

       

      AI FINALIZAT IDENTIFICAREA VIDEO, DAR N-AI PRIMIT NICIUN EMAIL?

      În maxim 24 ore, după parcurgerea procesului de identificare video, vei fi informat pe e-mail cu privire la validarea/respingerea acestuia.

      IDENTIFICAREA VIDEO A FOST RESPINSĂ?

      Din partea certSIGN vei primi un email cu un nou link pentru reluarea procedurii de identificare video. Condițiile ce trebuie respectate sunt aceleași.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      NU AI GĂSIT CODUL PIN/PUK?

      certSIGN transmite codurile PIN/PUK pentru certificatele calificate, pe TOKEN, folosind una dintre cele două variante:

      • Un document generat electronic de titularul certificatului, în format pdf, printr-un mecanism automat. Vezi detalii mai jos;   SAU
      • Un document fizic, securizat, primit prin curier de la certSIGN. Documentul ce conține codurile PIN/PUK este transmis într-un plic separat de cel care conține Kitul pentru semnătură.

      CUM AU FOST TRANSMISE CODURILE PIN/PUK?

      ELECTRONIC, document generat în format pdf, dacă adresa de email asociată certificatului digital a fost validată de certSIGN după completarea cererii de achiziție a certificatului.

      Codurile PIN/PUK trebuie generate de titularul certificatului. Generarea documentului electronic conținând codurile PIN/PUK se poate face doar după primirea codului pentru generare.

        • Codul pentru generare este transmis de certSIGN către titular pe un document aflat în plicul cu Kitul de semnătură electronică, împreună cu TOKEN-ul fizic, la adresa poștală indicată la achiziția certificatului.
        • LINK-ul este transmis către adresa email declarată la achiziția certificatului. În pagina deschisă după accesarea link-ului, titularul completează informațiile solicitate și codul pentru generare primit în plicul conținând Kitul de semnătură .

      ATENȚIE: După 3 încercări nereușite de generare a codurilor PIN/PUK se blochează link-ul. Această situație trebuie semnalată către certSIGN.

      FZICdocument securizat, în plic, transmis prin curier la adresa poștală declarată la momentul achiziției, dacă adresa de email asociată certificatului digital calificat pentru semnătura electronică NU a fost validată de certSIGN după completarea cererii de achiziție a certificatului.

       

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Detalii legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților.

      Rapid pot fi aflate informații utile despre costuri, modalități de obținere, achiziție online, identificare video, instalare şi utilizare:

      • Pașii pentru e-Factura;
      • Ce semnătură aleg;
      • Cum cumpăr online;
      • Cum folosesc semnătura.

      Sunt descrise și:

      • Modalitatea de obținere a documentului de confirmare pentru ANAF/ SPV;
      • Pașii pentru obținerea unui certificat de semnătură electronică utilizat în SPV/e-Factura.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      CUM OBȚII DOCUMENTUL DE CONFIRMARE?

      Documentul de confirmare se obține simplu și rapid direct din platforma de confirmare certSIGN. Oricând și de câte ori este nevoie. Ai nevoie doar de certificatul tău digital calificat pentru semnătură electronică.

      Descarci documentul precompletat cu datele tale. Îl semnezi electronic. Transmiți documentul semnat pentru a fi contrasemnat automat de certSIGN. Primești documentul de confirmare semnat de certSIGN. Toate acțiunile în aceeași platformă.

      Detaliat, pentru obținerea documentului de confirmare trebuie să parcurgi următoarele etape, în această ordine:

      • conectează TOKEN-ul la calculator sau deschide aplicația Paperless vToken, dacă ai certificat în CLOUD;
        • Dacă ești la prima utilizare a certificatului, instalează aplicația de management pentru TOKEN-ul fizic SAU instalează aplicația tokenului virtual, Paperless vToken, și configurează accesul în platforma webSIGN pentru certificatul în CLOUD;
      • accesează platforma https://confirmare.certsign.ro și autentifică-te cu certificatul;
      • descarcă documentul de confirmare precompletat. Fișierul descărcat are denumirea prenume_nume.pdf (exemplu: mihai_ionescu.pdf).
        • Păstrează browser-ul deschis pentru a putea continua procedura;
      • semnează electronic documentul în aplicația Adobe Reader folosind certificatul digital de la certSIGN;
      • încarcă înapoi, în platforma de confirmare certSIGN, documentul pe care l-ai semnat. Folosește butonul Încarcă;
      • din aceeași pagină, descarcă documentul procesat automat de certSIGN, în mai puțin de 5 minute.
        • Documentul de confirmare procesat (contrasemnat) este salvat automat în folderul destinat descărcărilor de pe calculator sub denumirea confirmare.pdf.

      Urmărește unul dintre aceste tutoriale, în funcție de tipul de semnătură pe care îl ai:

       Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Dacă ai nevoie și de alte informații pentru a alege ce tip de certificat calificat pentru semnătură electronică ți se potrivește verifică și informațiile din secțiunea: Ce semnătură aleg

      Detalii legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților.

      Rapid pot fi aflate informații utile despre costuri, modalități de obținere, achiziție online, identificare video, instalare şi utilizare:

      • Pașii pentru e-Factura;
      • Ce semnătură aleg;
      • Cum cumpăr online;
      • Cum folosesc semnătura:

      Sunt descrise și:

      • Modalitatea de obținere a documentului de confirmare pentru ANAF/ SPV;
      • Pașii pentru obținerea unui certificat de semnătură electronică utilizat în SPV/e-Factura.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Cum obții semnătura electronică în CLOUD?

      Semnătura electronică se realizează cu ajutorul unui certificat digital calificat iar pentru obținerea certificatului în CLOUD trebuie parcurse etapele:

      • Accesează paperless.certsign.ro
      • Alege certificatul în funcție de valabilitatea lui: 1, 2 sau 3 ani;
      • Completează formularul de înregistrare, inclusiv datele firmei dacă este cazul;
      • Efectuează plata;
      • Realizează identificarea video la distanță;
      • Verifică emailul și află dacă procesul a fost validat.

      Dacă informațiile legate de titularul certificatului sunt corecte și complete, certSIGN va trimite două invitații către adresa de email indicată în formularul de înregistrare:

      • pentru configurarea mecanismului de autorizare;
      • pentru activarea contului în platforma de semnare Paperless webSIGN și descărcarea aplicației pentru token-virtual, Paperless vToken (inclusă gratuit în pachet).

      Dreptul de utilizare al semnăturii electronice în cloud va fi acordat doar după configurarea mecanismului de autorizare și activarea contului de utilizator în platforma de semnare Paperless webSIGN, conform instrucțiunilor primite.

      Certificatul digital se va emite automat, după logarea în contul tău din platforma de cloud webSIGN, la prima introducere a unui cod de autorizare.

      ATENŢIE! Utilizarea certificatului în cloud, la instituții precum ANAF, SPV, AFM etc. pentru semnarea documentelor / autentificarea la platformele web se face folosind:

      • sistem de operare Windows (versiuni 8.1, 10 sau 11) și
      • aplicația tokenului virtual Paperless vToken (inclusă în pachet). Aplicația este compatibilă cu Windows 8.1, 10 și 11, dar nu poate fi utilizată pe MAC.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Cum obții semnătura electronică cu TOKEN?

      Semnătura electronică se realizează cu ajutorul unui certificat digital calificat, iar pentru obținerea certificatului pe TOKEN trebuie parcurse etapele:

      • Accesează certsign.ro
      • Alege certificatul în funcție de valabilitatea lui: 1, 2 sau 3 ani;
      • Completează formularul de înregistrare, inclusiv datele firmei, dacă este cazul;
      • Efectuează plata;
      • Parcurge etapa de identificare video la distanță;
      • Verifică mesajul transmis de certSIGN, la adresa de e-mail indicată în formularul de înregistrare, pentru a afla dacă a fost validat tot acest proces.

      În cazul în care informațiile legate de titularul certificatului sunt corecte și complete, certSIGN va expedia Kit-ul pentru semnătură electronică. Plicul conținând Kit-ul va fi transmis la adresa poștală indicată în formularul de înregistrare. Plicul va conține:

      • TOKEN-ul cu certificatul digital calificat;
      • Documentul conținând certificatul digital în formă printată;
      • Instrucțiuni și cod pentru generarea codurilor PIN/PUK (dacă este cazul).

      Codurile PIN/ PUK vor fi livrate independent de plicul ce conține TOKEN-ul. Livrarea documentului ce conține codurile se poate face:

      • electronic (utilizând un mecanism automatizat: titularul primește și accesează un link specific și, în pagina astfel deschisă, completează informațiile solicitate și codul pentru generare. ); SAU
      • fizic (document securizat, transmis prin curier; independent de plicul ce conține Kit-ul pentru semnătură electronică, va fi transmis un plic conținând un document securizat).

      Pentru mai multe informații poți vizita și pagina Semnătură electronică cu token.

       Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.