Autentificarea în aplicație cu certificat digital
Pentru autentificarea in aplicatia de arhivare electronică, accesati link-ul https://e-arhivare.certsign.ro/cf și parcurgeți următorii pași:

1. Introduceți token-ul cu certificatul digital în calculator;
2. Selectați certificatul digital pe numele dvs. din eventuala listă de certificate și apăsați OK;
3. Introduceți codul PIN al token-ului, apăsați OK și veți fi introdus în aplicația de arhivare.

Adăugarea documentelor pentru arhivare
Pentru a adăuga un singur document în aplicața de arhivare, procedați astfel:
1. Din meniul din stânga selectați opțiunea „Adaugă document”
2. În fereastra care se deschide, completați principalele caracteristici ale documentului.
3. Apăsați pe Browse și selectați fișierul de pe stația de lucru pe care doriți să îl arhivați.

Pentru a adăuga simultan mai multe documente în aplicația de arhivare, procedați astfel:
1. Din meniul din stânga selectați butonul „Adaugă mai multe documente”;
2. Faceți click pe link-ul Click pentru a încărca mai multe fișiere. Se va deschide o fereastră care va permite adăugarea mai multor fișiere. Fișierele adăugate vor avea indicatorul de stare 0%, care arată că ele au fost selectate și pregătite pentru încărcare.
3. Pentru încărcare, apăsați butonul Începe încărcare, iar pentru ștergerea unui document din listă se apasă iconița
La încărcarea cu succes a fișierelor, indicatorul de stare va fi 100%, iar fișierele vor fi marcate cu simbolul
Pentru finalizarea adăugării documentelor, închideți fereastra de conținut apăsând butonul

În secțiunea Detalii vor apare următoarele câmpuri:
În fereastra de adăugare document, în câmpul Categoria documentului, se va afișa categoria preselectată „Declaratii ANAF”.

Câmpurile obligatorii de completat vor fi:
Titlu document: se poate introduce un titlu pentru document, sau se poate selecta ca numele documentului să fie identic cu numele fișierului, prin bifarea căsuței corespunzătoare;
Fișier: la apăsarea butonului Browse se va deschide o fereastră cu ajutorul căreia se va selecta fișierul de pe stația de lucru care se dorește a se adăuga în aplicație

Optional, se pot completa si campurile:
Descriere document: se poate introduce o descriere pentru documentul adăugat în aplicație.
Cuvinte cheie: utile pentru ca documentul să poată fi regăsit ulterior folosind căutarea după acestea.

Cuvintele cheie personale asociate cu documentul care se introduc vor fi separate prin „;” sau prin „:„.

După completarea tuturor datelor dorite, utilizatorul va apăsa butonul Adaugă și documentul va fi adăugat în aplicatie, putand fi regasit in aceasta faza in Sectiunea Documente in biblioteca, nesemnate.

Vizualizarea documentelor nesemnate de titularul dreptului de dispozitie

Vizualizarea documentelor nesemnate de TDD (titularul dreptului de dispozitie) se poate face cu un click pe numărul de documente nesemnate din sectiunea Documente incarcate pentru arhivare aflata in pagina principala.

Lista documente nesemnate. Semnare documente

La apăsarea unui click pe numărul de documente nesemnate se afișează o listă cu toate documentele organizației care se află în bibliotecă, dar care nu sunt semnate de un titular drept de dispoziție.

În cadrul acestui ecran pot fi făcute următoarele acțiuni:

• vizualizare document, la apăsarea butonului din dreptul unui document,
• semnare documente selectate, la apăsarea butonului, după ce au fost selectate mai multe documente din listă,
• semnare toate documentele nesemnate, la apăsarea butonului , acțiune care va duce la semnarea tuturor documentelor din listă.

La apăsarea butonului de semnare documente selectate, respectiv toate documentele nesemnate, se va deschide un ecran de semnare în care titularul dreptului de dispoziție va trebui să introducă parola tokenului cu care semnează, după care va apăsa Continuă si va începe operația de semnare a datelor.

În dreptul fiecărui document care se încearca să se semneze se va afișa statusul operației. La sfârșit se precizează câte documente din total au fost semnate cu succes. In acest moment documentele dumneavoastra au fost plasate in coada de asteptare pentru semnarea electronica de catre administratorul de arhiva.

Arhivarea survine dupa aceasta semnatura, iar in momentul in care vor fi arhivate, documentele vor fi gasite in sectiunea Arhiva electronica cu valoare legala.

Vizualizarea documentelor din arhiva electronică

Vizualizarea documentelor arhivate se face în baza unui drept de vizualizare a registrului de arhivare.
Accesul la documentele arhivate se face din meniul Arhivare, submeniul Registru Arhivare.

Pentru vizualizarea unui document din arhiva se alege un document din registrul de arhivare electronică și se apasă butonul de Vizualizare document.