Potrivit studiului “Întreprinderi mici şi mijlocii în economia românească”, realizat de Institutul Naţional de Statistică, la sfârşitul anului 2019 se înregistrau 566.145 întreprinderi mici şi mijlocii, respectiv 1.738 întreprinderi mari, cumulat pe sectoarele de activitate industrii, construcţii, comerţ şi servicii.

Raportat la aceste cifre, în ceea ce priveşte efectivul total de personal, în cazul IMM-urilor vorbim de 3.187.175 persoane, în timp ce în cazul întreprinderilor mari cifra înregistrată este de 1,554,677 persoane.

Aşadar discutăm despre mai bine de jumătate de million de IMM-uri şi mari întreprinderi care se pot reuni într-o reţea de interacţiuni 100% digitale, cu ajutorul soluţiilor certSIGN de semnătură electronică calificată locală sau în cloud – obţinute prin procese de identificare video la distanţă echivalente cu prezenţa fizică – şi arhivare electronică.

Deşi avem încă din 2014 cadrul legislativ care reglementează soluţii devenite între timp esenţiale pentru procesele de transformare digitală, caracterul opţional al acestora şi “tradiţia” documentelor pe hârtie/dosarului cu şină par să fi ţinut pe plan secund instrumente precum certificatele calificate de semnătură electronică pe token sau în cloud, identificarea video la distanţă şi arhivarea electronică. Desigur, cu o schimbare de viziune în contextul ultimilor ani, în care digitalizarea pentru asigurarea continuităţii business-urilor a devenit o necesitate.

Însă cum de la 1 martie 2022 toate persoanele juridice din România pot depune documentele la ANAF exclusiv online, ulterior înregistrării în Spaţiul Privat Virtual, în baza unui certificat calificat de semnătură electronică – potrivit O.G. nr. 11/2021 pentru modificarea şi completarea Codului de procedură fiscală – este momentul ca IMM-urile să descopere întregul potenţial al aceluiaşi certificat obligatoriu la ANAF/SPV ce poate fi utilizat atât în relaţia cu multe alte instituţii ale statului, cât şi în procesele interne ori relaţiile de business.

Interacţiuni 100% digitale, cu valoare legală

• cu instituţiile statului: ANAF (acces SPV, depunere declaraţii fiscale), MFE (semnarea electronică a documentației necesare obținerii fondurilor europene prin MySMIS), SICAP (participarea la licitații publice, semnarea electronică a ofertelor și a documentației de atribuire), ONRC (înregistrare, comandă eliberare acte/informaţii, completare dosar, depunere acte, situaţii financiare) etc.
• cu furnizorii şi partenerii de business (IMM & Large Enterprise): contracte, acte adiţionale etc.
• pentru optimizarea proceselor interne: contracte individuale de muncă, acte adiţionale, declaraţii, evaluări etc.

REŢEA DIGITALĂ: Interacţiuni complet digitale, cu valoare legală implicită, între toate persoanele juridice din România – IMM-uri şi/sau întreprinderi mari.

MOBILITATE: Procese de business şi fluxuri de documente 100% electronice, încheiate de oriunde, oricând, de pe orice dispozitiv (desktop, laptop, smartphone).

RAPIDITATE ŞI REDUCERE COSTURI: Procese şi fluxuri de documente 100% digitale – semnare electronică rapidă, transmitere şi arhivare electronică, cu gestionare facilă, comparativ cu documentele pe hârtie.

ACOPERIRE LEGALĂ: Semnătură electronică calificată echivalentă din punct de vedere juridic cu semnătura olografă şi identificare video la distanţă echivalentă cu prezenţa fizică în conformitate cu Regulamentul eIDAS, respectiv arhivare electronică conform Legii nr. 135/2007.

RECUNOAŞTERE LA NIVEL UE: Semnătura electronică calificată bazată pe un certificat calificat eliberat într-un stat membru este recunoscută drept semnătură electronică calificată în toate celelalte state membre.

CERTIFICARE: Soluţii acreditate/certificate, conforme cu reglementările UE şi naţionale în vigoare, oferite de un Prestator de servicii de încredere calificat la nivel european.

Cum pot IMM-urile beneficia de My Digital RO – interacţiuni 100% digitale, cu valoare legală, între toate persoanele juridice din România – şi care sunt soluţiile de bază ce fac diferenţa? De la ce principiu ar trebuie să plece întreprinderile mici şi mijlocii în procesul de transformare digitală?

Răspunsul este extrem de simplu, ţinând cont că orice decizie de business implică (minim) un document – renunţarea la hârtie sau, altfel spus, procesele şi deciziile începute în mod electronic să se încheie tot electronic. De la elaborare, semnare, până la transmitere şi arhivare – totul protejând informaţiile.