Digitalization of Human Resources processes in Romania: from theory to practice and a concrete example. Digital Trust (ep.4)

The complete digitization of Human Resources processes can seem an abstract concept. But when we have the technical tools, the legal framework and especially the precedent, the example that confirms the possibility of switching from theory to practice, there is only one thing that can stop us – the lack of information. And in order to overcome this last "impediment", today we present you the way in which the HR processes can be digitized within the Romanian companies, giving you the concrete example of their own experience.

Is it possible to electronically sign the employment documents, with legal value?

To this question we could offer the shortest answer – YES !, but we know you need a stronger argument. The electronic signature of the employment documents is not only technically and legally possible, but was also successfully implemented in certSIGN in 2016, when it was decided to implement the employee's electronic file. Thus, we became the first company in Romania where the complete digitization of HR processes took place.

Considering the fact that in Romania since 2001 there is a legislative framework that allows the use of electronic signature, it seems at least strange how the vast majority of companies still rely on paper and pen in their internal processes and workflows. Perhaps we are talking about a reluctance to change, about specific fears regarding the use of new technologies or simply may be a cause for ignorance. The reality is that we have a specific national legislation (Law no. 455/2001 regarding electronic signature) and an european one (European regulation eIDAS no. 910/2014). This last normative act, which is directly applicable in all Member States of the European Union – therefore including in Romania, regulates the electronic signature with legal value.

In short, either we sign on paper, in the classic way we all get used to, or we sign electronically, we have documents with legal value in both cases!

Why digitize HR processes and the employee's electronic file?

Any document related to the human resources process, which is normally signed on paper, can be signed electronically quickly and easily, with a simple click, without the need for special technical knowledge. In the case of digitizing HR processes, the advantages of switching to the employee's electronic file are evident especially in a careful analysis of the "classic" way of working and the blatant contradiction observed here.

Specifically, when we talk about the employment documents, we are talking about some models of documents (employment contract, annexes to the contract, job description, etc.) that are normally completed on the PC / laptop with the data of the new employee and subsequently printed in two copies, for signature. Thus, although the work of HR staff is carried out in the electronic environment (drafting the documents on the computer, maintaining an electronic database with all employees, sending REVISAL to the ITM in electronic format, calculating the salaries with the help of special programs, etc.), finally everything ends with the printing of the documents in 2 copies, in order to be signed.

The conclusion? It is an inefficient and contradictory working style, especially in an era of digitalization. Why would we still allow human resource processes to develop in this way, if we have a much better option at hand, which involves speed, efficiency, cost reduction (on print supplies, courier etc.), gaining space with electronic archiving. The even better part is that the qualified electronic signature certificate can be used not only in the case of an employment contract or a commercial contract between two companies. You can electronically sign ANY document you sign on paper!

The certSIGN example

The need to digitize HR processes at our company level appeared in the context of the high number of employees (~ 500), half of them working throughout the country. When it was necessary to quickly sign documents by all employees, the benefits of giving up paper (with the time gained and eliminating print and courier costs) and switching to digital through the use of electronic signature became obvious.

Thus, in a short time and with minimal implementation effort, we managed to digitize the entire HR process by drawing up the documents on the computer and keeping them in the digital environment by signing and electronically archiving them with the legal value. Documents are always handy, easy to find and have original value.

The transition from the employee's physical file (which the vast majority of companies now have in a cabinet) to the employee's electronic file – signed with legal value – was made simple, practically replicating online the paper signing process. The documents look the same, and where the name, first name and signature are mentioned, it is generated by a simple click on the electronic signature. Specifically, no changes have been made at the document level, but only the management, transmission and storage flow has changed.

Find out more on this topic from certSIGN specialists at Radio Guerrilla!

Podcast "From Digital Transformation to DIGITAL TRUST" @ Guerrilla Hub.

Ep.4. Full digitalization of HR processes in companies

(invited Ana Teodorescu, HR Manager certSIGN)

Like this article?

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on Pinterest

We'll call you!

Thank you for getting in touch with us!


    * campuri obligatorii

    Ai nevoie de mai multe informații?

    Selectează un subiect și citește recomandările noastre. Dacă nu ai găsit ce căutai solicită indicații suplimentare. 

      WindowsMac

      TokenCloud

      *Tipul de fișiere acceptat: pdf, jpg si png. Marime maxima: 5mb

      Câmpurile marcate cu * sunt obligatorii

      Am luat cunoștință de informațiile cuprinse în “Politica de confidenţialitate”

      Sunt de acord cu prelucrarea datelor mele personale în scopuri de marketing
      în conformitate cu “Politica de confidenţialitate”.

      Detalii legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților.

      Rapid pot fi aflate informații utile despre costuri, modalități de obținere, achiziție online, identificare video, instalare şi utilizare:

      • Pașii pentru e-Factura;
      • Ce semnătură aleg;
      • Cum cumpăr online;
      • Cum folosesc semnătura.

      Sunt descrise și:

      • Modalitatea de obținere a documentului de confirmare pentru ANAF/ SPV;
      • Pașii pentru obținerea unui certificat de semnătură electronică utilizat în SPV/e-Factura.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      În acest domeniu, certSIGN furnizează servicii precum:

      • servicii pentru garantarea identității în blockchain, certME. Acesta a fost primul serviciu de acest tip din România.

       Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Nu ai găsit ce căutai?

      Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns și transmite-ne un mesaj.

      TOKEN-urile pentru semnătura electronică pot fi utilizate în continuare de ORICE deținător de certificat digital, în aceleași condiții ca pana in prezent. Nu este necesara schimbarea tokenului pentru semnătură.

      Mesajul prezent pe site-ul  ANAF privind tokenurile JWT și OPAQUE se adresează EXCLUSIV persoanelor din domeniul tehnic IT: dezvoltatorilor de aplicații  ce utilizează servicii web ce folosesc protocolul OAUTH. Daca nu faceți parte din aceasta categorie va rugăm ignorați mesajul. 

       Pentru verificarea informației vedeți si manualul de utilizare din mesajul de pe site-ul ANAF, pagina 2.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Produse şi servicii

      • Suntem cunoscuți mai ales pentru serviciile de semnătură electronică, însă expertiza noastră acoperă domenii precum identitate digitală, securitatea organizațiilor și a dispozitivelor de lucru, arhivare.

      Cercetare și inovare

      • La certSIGN, aliniem aspectele teoretice ale tehnicii la nevoile societății, prin programe de cercetare naționale și europene și, în același timp, prin programe de investiții private.

      Citește mai multe detalii sau transmite-ne un mesaj.

      În domeniul arhivării, certSIGN oferă servicii precum: prelucrare arhivistică, digitizarea documentelor, restaurare, depozitarea documentelor, eliberarea de adeverințe, lucrări de selecționare, distrugerea confidențială a informațiilor, procesarea şi stocarea documentelor electronice.

      Sunt disponibile:

      • Servicii de prelucrare arhivistică: pregătirea documentelor pentru transport, transportul la centrul de procesare certSIGN, asigurarea materialelor necesare pentru prelucrarea arhivei, prelucrarea arhivistică și returul la sediul beneficiarului.
      • Servicii de arhivare electronică: setup inițial, încărcarea documentelor în platformă în proces manual, de client, acces în platforma de arhivare electronică 24/24h 7/7 zile la documentele încărcate.
      • Servicii de depozitare documente: asigurarea cutiilor necesare pentru depozitarea arhivei, sigilarea cutiilor, transportul la sediul depozitului de arhivă certSIGN, inițializarea cutiilor de arhivă în sistemul de depozitare, acces cutii cu documente din arhiva, în limita a 5 cutii/lună.

      Citește mai multe detalii.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Serviciile și soluțiile certSIGN de securitate cibernetică acoperă toate scenariile pentru protejarea asset-urilor digitale în fața amenințărilor cibernetice, în concordanță cu reglementările legislative în vigoare și cu bunele practici din domeniu.

       

      Află detalii despre:

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

       

      Detalii legate de modalitatea de personalizare semnăturii astfel încât în aspectul acesteia să fie incluse și informațiile solicitate de OUG 140/2020  cu privire la specialiștii din domeniile construcții, arhitectură și urbanism sunt disponibile pe pagina Creare aspect semnătură OUG 140/2020

      De asemenea, alte informații legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu 

      Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Pentru a obține de la certSIGN certificatul calificat de semnătură electronică, pentru semnarea documentelor din domeniile construcţii, arhitectură şi urbanism în conformitate cu OUG 140, sunt necesare:

      • identificarea viitorul titular de certificat pentru semnătură electronică;
      • completarea și prezentarea documentelor specifice;
      • plata proformei primite din partea certSIGN.

       DOCUMENTELE

      Transmite-ne un mesaj și solicită documentele necesare pentru achiziția Kit-ului de semnătură. Vei primi din partea certSIGN un set de documente pe care trebuie să le completezi cu datele viitorului titular de certificat pentru semnătură.

      Documentele originale semnate (2 exemplare) alături de copiile documentelor ce atestă încadrarea profesională trebuie prezentate către certSIGN. Pe scurt, sunt necesare:

      ORIGINAL (2 exemplare, semnate): “Contract”, “Termeni și condiții generale”.

      Pentru cazul documentelor transmise prin curier: “Declarația” completată după modelul certSIGN

      • autentificată la notar SAU
      • atestată de un avocat în temeiul art.3 al.3 din legea 51/1995

      COPIE pentru: Cartea de identitate a titularului, Certificatul de Înregistrare Fiscală, Documentul atestare profesională,

      IDENTIFICAREA

      În vederea identificării, persoana pe numele căreia certSIGN va emite certificatul digital calificat se va prezenta personal, cu actul de identitate original, la unul din reprezentanții certSIGN la nivel național sau la sediile certSIGN.

      Alternativ, identificarea titularului de certificat se mai poate efectua și transmițând documentele de mai sus la sediul certSIGN însoțite obligatoriu de “Declarația” completată după modelul certSIGN (autentificată la notar sau atestată de un avocat în temeiul art.3 al.3 din legea 51/1995)

      ATENTIE! Pentru fiecare Entitate emitentă ( ex. OAR, ISCIR etc) se emite câte un certificat pentru semnătură electronică!

      Citește despre Semnătura electronică în construcţii, arhitectură şi urbanism

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Detalii despre descărcarea certificatului titularului și a certificatului intermediar solicitate la înregistrarea pentru depunerea declarațiilor vamale folosind semnătura electronică sunt disponibile pe pagina Utilizarea certificatului de semnătură electronică în platforma Sistemul Informatic Integrat Vamal

      Pentru acces în Sistemul Informatic Integrat Vamal (SIIV) la secțiunile AES și NCTS5 RO UMG Trader Producție trebuie să încărci în platforma UMG Trader, într-unul dintre formatele .cer/.der/.crt, certificatul tău calificat și certificatul intermediar al autorității care a emis certificatul.

      CUM OBȚIN CERTIFICATUL PERSONAL ÎN FORMATUL SOLICITAT?

      Conectează token-ul sau deschide aplicația Paperless vToken și urmează acești pași.

      Nu ai tokenul/ aplicația la dispoziție?

      Accesează link-ul https://registru.certsign.ro/cgi-bin/pubra/pubra/get_cert , completează datele din certificatul calificat (nume și prenume complet sau adresa de email), identifică certificatul cu care dorești înregistrarea și apasă butonul „Descarcă DER”.

      Certificatul calificat se va descărca în mod automat în format .crt.

      CUM OBȚIN CERTIFICATUL INTERMEDIAR ÎN FORMATUL SOLICITAT?

      Pentru descărcarea certificatului autorității intermediare certSIGN accesează unul dintre link-urile:

      Certificatul intermediar se va descărca în mod automat în format .crt.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      IDENTIFICAREA VIDEO NEASISTATĂ este un element important în procesul de obținere a semnăturii electronice cu certificat digital calificat.

      Procedura de identificare este simplă, dar strictă. Ea poate fi făcută după efectuarea plății certificatului și doar urmând indicațiile furnizate de certSIGN, astfel:

      • Efectuează plata și apoi se vor afișa pagina și link-ul ce trebuie accesat pentru identificarea video;
      • Pregătește documentul de identitate original și telefonul înainte de a începe. Verifică descrierea detaliată a condițiilor
      • Urmărește indicațiile afișate pe ecran.

       

      AI FINALIZAT IDENTIFICAREA VIDEO, DAR N-AI PRIMIT NICIUN EMAIL?

      În maxim 24 ore, după parcurgerea procesului de identificare video, vei fi informat pe e-mail cu privire la validarea/respingerea acestuia.

      IDENTIFICAREA VIDEO A FOST RESPINSĂ?

      Din partea certSIGN vei primi un email cu un nou link pentru reluarea procedurii de identificare video. Condițiile ce trebuie respectate sunt aceleași.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Codurile PIN/PUK reprezintă elemente de siguranță cu ajutorul cărora se folosește TOKEN-ul. Aceste coduri sunt confidențiale și nu trebuie dezvăluite nimănui, în nicio situație.

      Codul PIN = Token Password este parola cu care se utilizează tokenul.

      Codul PUK = Administrator Password este parola cu care se poate debloca tokenul.

      NU AI PRIMIT CODUL PIN/PUK?

      Transmiterea codurilor PIN/PUK pentru certificatul calificat PE TOKEN se poate face în 2 moduri:

      ELECTRONIC – dacă adresa de e-mail asociată certificatului digital calificat pentru semnătura electronică a fost validată și este una personală (are elemente în componența sa ce pot face legătura cu titularul certificatului – ex: ion.popescu@).

      Are 2 componente:

      • LINK transmis pe e-mail. Atenție! Prin accesarea link-ului se pot genera codurile PIN/PUK cu ajutorul codului de generare primit în plicul cu tokenul. Pentru generare aveți disponibile 3 încercări, după care se blochează link-ul, situație care trebuie semnalată către certSIGN;
      • Document ce însoțește kitul de semnătură electronică care include și tokenul fizic. În acest document se regăsește codul de generare.

      FZIC – în plic, prin curier – dacă adresa de e-mail asociată certificatului digital calificat pentru semnătura electronică NU a fost validată la completarea cererii de certificat sau dacă NU este una personală (nu are elemente în componența sa ce pot face legătura cu titularul certificatului – ex: office@).

       AI UITAT CODUL PIN?

      Pentru recuperarea codului PIN este nevoie de codul PUK al tokenului.

      • Accesează link-ul www.certsign.ro/ro/suport/ și urmează pașii descriși în secțiunea “Deblocarea dispozitivului”, ținând cont de modelul tokenului și de sistemul de operare al PC-ului / laptopului;
      • Încearcă o singură dată, notând codul PUK într-un New Text Document/ Notes pentru a avea posibilitatea să îl transferi în aplicația tokenului cu COPY/PASTE (fără spații).

      AI MACOS SI VREI SA SCHIMBI CODUL PIN AL TOKENULUI?

      Urmează instrucțiunile de Schimbare a codului PIN pe MacOS

      ATENŢIE! Sistemele de operare macOS Sonoma, Ventura și Monterey acceptă doar parole de maxim 8 caractere. Prin urmare, dacă folosești unul sin aceste sisteme de operare, la schimbarea codului PIN al TOKEN-ului, trebuie să pui o parolă de maxim 8 caractere.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Detalii legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților.

      Rapid pot fi aflate informații utile despre costuri, modalități de obținere, achiziție online, identificare video, instalare şi utilizare:

      • Pașii pentru e-Factura;
      • Ce semnătură aleg;
      • Cum cumpăr online;
      • Cum folosesc semnătura.

      Sunt descrise și:

      • Modalitatea de obținere a documentului de confirmare pentru ANAF/ SPV;
      • Pașii pentru obținerea unui certificat de semnătură electronică utilizat în SPV/e-Factura.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Pentru obținerea documentului de confirmare trebuie sa parcurgi următoarele etape, în această ordine:

      • instalează aplicația pentru TOKEN sau configurează accesul în Paperless webSIGN dacă ai certificat în CLOUD;
      • conectează TOKEN-ul la calculator sau deschide aplicația vToken dacă ai certificatul în CLOUD;
      • autentifică-te în pagina https://confirmare.certsign.ro și descarcă documentul de confirmare precompletat. Păstrează browser-ul deschis pentru a putea continua procedura;
      • semnează electronic documentul în aplicația Adobe Reader folosind certificatul digital de la certSIGN;
      • încarcă documentul înapoi pe pagina certSIGN de la butonul Încarcă;
      • descarcă documentul procesat de certSIGN, din aceeași pagină, în mai puțin de 5 minute;
      • depune documentul în SPV urmând instrucțiunile ANAF de la adresa:
        https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/#tabs-2.

      Urmărește unul dintre aceste tutoriale, în funcție de tipul de semnătură pe care îl ai.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Dacă ai nevoie și de alte informații pentru a alege ce tip de certificat calificat pentru semnătură electronică ți se potrivește verifică și informațiile din secțiunea: Ce semnătură aleg

      Detalii legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților.

      Rapid pot fi aflate informații utile despre costuri, modalități de obținere, achiziție online, identificare video, instalare şi utilizare:

      • Pașii pentru e-Factura;
      • Ce semnătură aleg;
      • Cum cumpăr online;
      • Cum folosesc semnătura:

      Sunt descrise și:

      • Modalitatea de obținere a documentului de confirmare pentru ANAF/ SPV;
      • Pașii pentru obținerea unui certificat de semnătură electronică utilizat în SPV/e-Factura.

      Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

      Cum obții semnătura electronică în CLOUD?

      Semnătura electronică se realizează cu ajutorul unui certificat digital calificat iar pentru obținerea certificatului în CLOUD trebuie parcurse etapele:

      • Accesează paperless.certsign.ro
      • Alege certificatul în funcție de valabilitatea lui: 1, 2 sau 3 ani;
      • Completează formularul de înregistrare, inclusiv datele firmei dacă este cazul;
      • Efectuează plata;
      • Parcurge etapa de identificare video la distanță;
      • Verifică mesajul transmis de certSIGN la adresa e-mail indicată în formularul de înregistrare pentru a afla dacă a fost validat tot acest proces.

      În cazul în care informațiile primite sunt corecte și complete, la adresa de email indicată în formularul de înregistrare, certSIGN va trimite două invitații:

      • pentru configurarea mecanismului de autorizare;
      • pentru crearea contului în platforma de semnare Paperless webSIGN. Din invitația de creare cont poate fi descărcată și aplicația tokenului virtual Paperless vToken.

      Cu ajutorul acestor componente vei putea configura și utiliza semnătura electronică calificată în CLOUD. Dreptul de utilizare al semnăturii electronice în cloud va fi acordat după configurarea mecanismului de autorizare și crearea contului de utilizator în platforma de semnare Paperless webSIGN.

      După realizarea pașilor din cele două invitații, la prima logare în contul tău din platforma de cloud, se emite certificatul digital.

      * ATENŢIE! Dacă dorești să folosești certificatul în cloud la instituții precum ANAF, SPV, AFM etc. pentru semnarea documentelor / autentificarea la platforme web ce solicită acest lucru, o poți face local, nu în cloud, pe sistem de operare Windows. În afară de certificatul în cloud și Windows (versiuni 8.1, 10 sau 11) ai nevoie de aplicația tokenului virtual Paperless vToken (inclusă în pachet).

      Cum obții semnătura electronică cu TOKEN?Semnătura electronică se realizează cu ajutorul unui certificat digital calificat, iar pentru obținerea certificatului pe TOKEN trebuie parcurse etapele:
      • Accesează emitere2.certsign.ro
      • Alege certificatul în funcție de valabilitatea lui: 1, 2 sau 3 ani;
      • Completează formularul de înregistrare, inclusiv datele firmei dacă este cazul;
      • Efectuează plata;
      • Parcurge etapa de identificare video la distanță;
      • Verifică mesajul transmis de certSIGN la adresa de e-mail indicată în formularul de înregistrare pentru a afla dacă a fost validat tot acest proces.
      În cazul în care informațiile primite sunt corecte și complete, la adresa poștală indicată în formularul de înregistrare, certSIGN va transmite un plic conținând:
      • TOKEN-ul cu certificatul digital calificat;
      • Documentul conținând certificatul digital în formă printată.
      Codurile PIN / PUK și instrucțiunile vor fi livrate independent de plicul ce conține TOKENUL. Livrarea acestor coduri se poate face: 
      • electronic (pe email va fi transmis un mesaj ce conține un link de generare a documentului cu aceste coduri);
      sau
      • fizic (prin curier va fi transmis un plic cu documentul securizat).
      Pentru mai multe informații poți vizita și pagina Semnătură electronică cu token.