Digitalizarea completă a proceselor de Resurse Umane din companii poate să pară un concept abstract. Dar atunci când avem instrumentele tehnice, cadrul legal şi mai ales precedentul, exemplul care confirmă posibilitatea trecerii de la teorie la practică, nu ne mai împiedică decât un singur lucru – lipsa informării. Şi tocmai pentru a trece şi peste acest ultim „impediment”, astăzi vă prezentăm modul în care pot fi digitalizate procesele de HR în cadrul companiilor româneşti, oferindu-vă şi exemplul concret al propriei experienţe.
Este posibilă semnarea electronică a documentelor de angajare, cu valoare legală?
La această întrebare vă oferim varianta cea mai scurtă a răspunsului – DA!, dar ştim că aveţi nevoie de o argumentaţie mai solidă. Semnarea electronică a documentelor de angajare nu este doar posibilă din punct de vedere tehnic şi legal, ci a fost şi implementată cu succes la nivelul certSIGN în 2016, când s-a decis implementarea dosarului electronic al angajatului. Am devenit astfel prima companie din România în cadrul căreia s-a concretizat digitalizarea completă a proceselor de HR.
Ţinând cont de faptul că în România există încă din 2001 un cadru legislativ care permite utilizarea semnăturii electronice, pare cel puţin ciudat cum în continuare marea majoritate a companiilor se bazează pe hârtie şi pix în procesele şi fluxurile de lucru interne. Poate că vorbim despre o reticenţă la nou, la schimbare, anumite temeri ce ţin de utilizarea noilor tehnologii sau pur şi simplu poate fi o necunoştinţă de cauză. Realitatea este că avem o legislaţie naţională specifică – Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică şi una europeană – Regulamentul european eIDAS nr. 910/2014. Acest ultim act normativ, care se aplică în mod direct în toate statele membre ale Uniunii Europene – deci inclusiv în România, reglementează semnarea electronică cu valoare legală.
Pe scurt, fie că semnăm pe hârtie, în modul clasic în care ne-am obişnuit cu toţii, fie că semnăm electronic, avem documente cu valoare legală în ambele cazuri!
De ce digitalizarea proceselor de HR şi dosarul electronic al angajatului?
Orice act aferent procesului de resurse umane, care în mod normal se semnează pe hârtie, poate fi semnat electronic rapid şi uşor, cu un simplu click, fără a fi necesare cunoştinţe tehnice deosebite. În cazul digitalizării proceselor de HR, avantajele trecerii la dosarul electronic al angajatului sunt evidente mai ales la o analiză atentă a modului „clasic” de lucru şi a contradicţiei flagrante ce se observă aici.
Mai exact, atunci când vorbim despre actele de angajare, vorbim despre nişte modele de documente (contract de munca, anexe la contract, fişa de post s.a.m.d.) care în mod normal sunt completate pe PC/laptop cu datele noului angajat şi ulterior printate în două exemplare, în vederea semnării. Astfel, cu toate că munca personalului de HR se desfăşoară în mediul electronic (redactarea documentele pe calculator, menţinerea unei baze de date electronice cu toti angajaţii, transmiterea REVISAL la ITM în format electronic, calcularea salariilor cu ajutorul unor programe speciale etc.), la final totul se termină cu printarea documentelor în 2 exemplare, în vederea semnării.
Concluzia? Este stil de lucru ineficient şi contradictoriu , mai ales într-o eră a digitalizării. De ce am lăsa în continuare procesele de resurse umane să se desfăşoare în acest mod, dacă avem la îndemână o variantă mult mai bună care presupune rapiditate, eficienţă, reducerea costurilor (pe consumabile de printate, curierat etc.), câştigarea de spaţiu cu arhivarea electronică. Partea şi mai bună este că certificatul calificat de semnătură electronică poate fi utilizat nu doar în cazul unui contract de muncă sau al unui contract comercial între două companii. Poţi semna electronic ORICE document semnezi pe hârtie!
Exemplul certSIGN
Necesitatea digitalizării proceselor de HR la nivelul companiei noastre a apărut în contextul numărului ridicat de angajaţi (~500), jumătate dintre aceştia desfăşurându-şi activitatea pe teritoriul întregii ţări. În momentul în care a fost necesară semnarea rapidă a unor documente de către toţi angajaţii, beneficiile oferite de renunţarea la hârtie (cu timpul câştigat şi eliminarea costurilor de print, respectiv curierat) şi trecerea la digital prin utilizarea semnăturii electronice au devenit evidente.
Astfel, într-un timp testul de scurt şi cu un efort minim de implementare, am reuşit să digitalizăm întregul proces de HR prin întocmirea documentelor pe calculator şi păstrarea acestora în mediul digital prin semnarea şi arhivarea electronică a acestora cu valoarea legală. Documentele sunt mereu la îndemână, uşor de găsit şi au valoare de original.
Trecerea de la dosarul fizic al angajatului (pe care marea majoritate a companiilor îl au acum într-un dulap), la dosarul electronic al angajatului – semnat cu valoare legală – a fost realizată simplu, practic replicându-se în online procesul semnării pe hârtie. Documentele arată la fel, iar în locul în care sunt menţionate numele, prenumele şi semnătura se generează printr-un simplu click semnătura electronică. Mai exact, nu au apărut modificări la nivel de documente, ci s-a schimbat doar fluxul de gestionare, transmitere şi stocare a acestora.
Află mai multe pe acest subiect de la specialiştii certSIGN, la Radio Guerrilla!
Podcast “De la Transformare digitală la DIGITAL TRUST” @ Guerrilla Hub.
Ep.4. Digitalizarea completă a proceselor de HR din companii
(invitat Ana Teodorescu, HR Manager certSIGN)
