CERTSIGN S.A., cu sediul social în Bucureşti, Șos. Olteniței nr. 107 A, corp C1, et.1, camera 16, sector 4, înregistrată la Registrul Comerţului sub nr. J40/484/17.01.2006, reprezentata prin Director General – Adrian Floarea,

Având în vedere:

– prevederile Regulamentului nr. 679/2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE,
– prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor de contact, reprezentanților legali sau convenționali, ale colaboratorilor, ale angajaților și/sau ale altor persoane fizice desemnate de către partenerii contractuali, transmise către CERTSIGN în scopul negocierii, derulării raporturilor contractuale

prin prezenta vă informăm asupra prelucrărilor de date cu caracter personal efectuate în scopul negocierii, încheierii și executării contractelor în care CERTSIGN S.A. este parte:

1. Calitatea pe care o are CERTSIGN în ceea ce privește prelucrarea datelor personale

CERTSIGN S.A. este operator de date cu caracter personal în conformitate cu prevederile art.4, alin.7 din Regulamentului (UE) 679/2016 privind protectia persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și legislației subsecvente aplicabile în domeniu.

2. Categorii de persoane vizate

Datele cu caracter personal care sunt prelucrate de către CERTSIGN aparțin următoarelor categorii de persoane vizate: persoanele de contact desemnate de către partenerii contractuali, reprezentanții legali sau convenționali ai acestora, colaboratorii, angajații și/sau alte categorii de persoane fizice ale căror date sunt divulgate către CERTSIGN de către partenerii contractuali (denumite împreună în mod generic, în cele ce urmează, „Persoane vizate”). Aceste date cu caracter personal sunt incluse în documentele transmise către CERTSIGN la inițierea relațiilor contractuale cu partenerii contractuali sau pe parcursul derulării acestora.

3. Temeiurile și scopurile prelucrării sunt următoarele:

3.1. negocierea, încheierea și derularea contractelor cu partenerii contractuali ai CERTSIGN;

3.2. îndeplinirea obligațiilor legale ale CERTSIGN în contextul derulării relațiilor contractuale, precum: obligațiile de întocmire și păstrare a documentelor financiar-contabile; păstrarea datelor personale pe toată perioada de derulare a raporturilor contractuale și de arhivare a documentelor; realizarea de audituri; gestionarea controalelor efectuate de autorități; implementarea măsurilor de securitate a datelor cu caracter personal (inclusiv prin realizarea de copii de siguranță); formularea de apărări în cazul unui eventual litigiu; alte obligații legale aplicabile în funcție de natura relației contractuale și/sau calitatea partenerului contractual. Pentru îndeplinirea scopurilor anterior menționate, CERTSIGN se va baza, după caz, pe obligațiile legale și contractuale pe care le are.

4. Categorii de date cu caracter personal

CERTSIGN prelucrează datele furnizate de partenerii contractuali în vederea încheierii și executării reporturilor contractuale, care includ fără a se limita la: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon.

5. Categorii de destinatari

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi dezvăluite: persoanelor vizate pentru exercitarea drepturilor acestora, acționarilor societății, auditorilor, autorităților și instituțiilor publice în baza obligațiilor de drept public, avocaților pt a ne reprezenta în cazul unui eventual litigiu sau pentru consultanță, executori judecătorești pentru comunicări contractuale sau punerea în executare a eventualelor hotărâri judecătorești, firme de recuperare creanțe, partenerilor contractuali ai CERTSIGN (firme de curierat, subcontractori, consultanți și experți tehnici etc.) pentru încheierea și executarea contractelor, băncilor pentru ipotecarea creanțelor si/sau obținerea de finanțare și/sau instrumente de grantare, firme de asigurare pentru obținerea de instrumente de garantare, firmele afiliate CERTSIGN și în orice alte situații justificate cu înștiințarea dumneavoastră în prealabil, dar numai în vederea îndeplinirii scopurilor amintite mai sus și urmărind protejarea cu prioritate a drepturilor dumneavoastră.

6. Durata prelucrărilor

CERTSIGN S.A. prelucrează toate informaţiile și datele cu caracter personal furnizate de către partenerii contractuali pe toată perioada de negocierea și derulare a raporturilor contractuale. La încetarea acestor raporturi, informaţiile și datele cu caracter personal vor fi arhivate pentru o perioadă de 10 ani. După această perioadă datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi distruse în conformitate cu Legea 16/1996 a Arhivelor Naționale.

7. Transferul datelor în afara Uniunii Europene

În prezent CERTSIGN nu transferă datele dumneavoastră cu caracter personal în afara Uniunii Europene.

8. Drepturile persoanelor vizate

Drepturile de care beneficiați în conformitate cu prevederile Regulamentului UE 2016/679 sunt:

– de informare și acces la datele dumneavoastră cu caracter personal;
– de intervenţie asupra datelor;
– de rectificare a datelor;
– restricționarea prelucrării acestora;
– dreptul de a depune o plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

9. CERTSIGN S.A. nu va folosi datele dumneavoastră în alte scopuri fără acordul dumneavoastră prealabil acestei utilizări.

10. În vederea exercitării drepturilor dumneavoastră asupra datelor cu caracter personal, vă puteti adresa Departamentului Protecția Datelor cu Caracter Personal CERTSIGN utilizând următoarele date de contact:

– adresă de e-mail: dpd@certSIGN.ro

– fax: (+4021) 311 99 05.