Implementarea e-Factura* are ca scop facilitarea interacţiunilor dintre antreprenori şi dintre antreprenori şi administraţia fiscală. Având în vedere că implementarea se face în mod etapizat, este necesar ca fiecare etapă să fie realizată fară erori și ţinându-se cont de toate elementele standardului impus de autorități.
e-Factura constă efectiv în “traducerea” unor specificații tehnice comunicate de autoritățile fiscale, ce trebuie să se realizeze cu seriozitate, atenție la detalii și prin respectarea fără abatere a tuturor elementelor din standard. Implementarea e-Factura trebuie să se facă în așa fel încât antreprenorii să poată utiliza sistemul în mod sigur și eficient pe termen lung. Programele de Facturare şi Gestiune ale partenerilor noştri de la SmartBill oferă o astfel de integrare cu e-Factura realizată ca la carte.
Pentru a putea utiliza e-Factura, este necesară înregistrarea în Spaţiul Privat Virtual (SPV), acesta din urmă fiind accesibil exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică, emis de un furnizor acreditat, precum certSIGN.
Nu toate integrările sunt la fel, iar în acest articol vă prezentăm la ce să fiți atenți atunci când alegeți un program de facturare sau gestiune pentru afacerea dumneavoastră.
1. Respectă întocmai standardul impus de autorităţi
Sistemul național e-Factura constă în generarea unui fișier XML considerat standard, care este ulterior validat în SPV. În anumite situații forma poate fi respectată, însă fondul nu, ceea ce poate cauza blocaje. Astfel:
- vânzările cu mențiuni speciale (eg. taxarea inversă ori TVA la încasare), trebuie menționate în fișierul XML;
- mențiunile legale obligatorii pentru orice factură normală trebuie să fie indicate și pe e-Factura;
- este necesar ca discounturile să fie menționate în anumite câmpuri din e-Factura.
Cele indicate mai sus nu conduc automat la invalidarea fișierului XML, dar nu respectă standardul și ar putea fi sancționate în viitor.
2. Gestionează corect datele furnizorului şi clientului
Este necesar ca informațiile aferente județului, localității sau sectorului (pentru firmele din București) partenerilor de afaceri să fie corecte. În caz contrar, e-Factura nu va putea fi validată, nefiind acceptată de validatorul ANAF.
3. Gestionează corect şi complet situaţia produselor cu risc fiscal
Firmele ce comercializează produse considerate cu risc fiscal sunt obligate să le declare în e-Factura, dar din punct de vedere tehnic pot aparea complicaţii. Astfel, o integrare corectă presupune:
- ghidaj în aplicaţie în ceea ce priveşte aceste produse;
- import al produselor cu risc fiscal manual, dar şi în masa;
- semnalarea eventualelor erori ce pot apărea în timpul importului.
4. Indica corect unităţile de măsură
Unitățile de măsură se numără printre specificațiile standardului pentru e-Factura, fiind necesar ca acestea să fie conforme anumitor codări. Altfel, pot apărea probleme când se importă datele, probleme ce pot duce chiar la refuzarea facturilor.
5. Indică corect cotele de TVA
Cotele de TVA trebuie, desigur, corect indicate pe orice factură și cu atât mai mult în fișierul e-Factura, unde sunt necesare anumite mențiuni speciale pentru cotele de 0% aferente motivului aplicării acestei taxe (e.g. TVA inclusă, taxarea inversă).
Este recomandat antreprenorilor care sunt în cautarea unui soft de facturare sau gestiune să ţină seama de aceste informaţii, mai multe detalii pe acest subiect fiind disponibile pe blogul SmartBill.
*Sistemul de facturare electronică e-Factura a devenit de la data de 1 aprilie 2022 obligatoriu pentru agenţiile de turism ce acceptă plăţi cu vouchere de vacanţă şi de la 1 iulie 2022 pentru o serie de operatori economici care fie comercializează produse cu risc fiscal, fie facturează către instituţii publice într-o relaţie B2G.
