1. Ce înseamnă semnarea electronică a actelor aferente proceselor de resurse umane?

Este minunat faptul că astăzi putem semna electronic orice tip de documente în relația cu angajații noştri. Acest lucru permite semnarea la distanță, fără a mai fi nevoie de deplasare și întalnire propriu-zisă sau fără a mai apela la serviciile de curierat pentru transmiterea actelor pe hârtie. În condițiile actuale, procesele online de semnare electronică ne-au ajutat foarte mult, permițând atât angajatorului, cât și angajatului să semneze rapid și de oriunde actele necesare.

Cred că cel mai important aspect constă în faptul că toate documentele au aceeași valoare din punct de vedere legal ca și semnătura olografă datorită utilizării în acest proces a semnăturii electronice calificate. Astfel, departamentul de Resurse Umane al certSIGN a putut sa lucreze în foarte mare măsură de acasă, gestionând procesele complet și corect și, mai ales, foarte rapid. Ne-am bucurat de confortul oferit de semnătura electronică, am minimizat deplasările și ne-am simțit mai protejați.

Referindu-mă la toate procesele de resurse umane desfășurate în mod tradițional pe hârtie, inclusiv la procesul de angajare și derulare a relațiilor de muncă, știm cu toții că toate actele (de exemplu contract individual de muncă, fișa de post, obiective de performață, acte adiționale, evaluări, cereri de concediu etc.) sunt redactate electronic, apoi sunt printate și semnate olograf de ambele părți. Unele companii mai fac un pas în plus și scanează documentele semnate, dublând astfel dosarul de personal fizic cu unul electronic.

Prin semnarea electronică cu semnătură calificată, actele redactate în mediul electronic sunt semnate electronic și ramân arhivate în mediul electronic la dosarul electronic de personal al angajatului, având valoare de original. Astfel, optimizăm procesele de resurse umane, acestea devenind mai rapide și mai facile, iar angajații beneficiază de fluxuri moderne, adaptate nevoilor societății tehnologice ale anului 2021.

Pentru semnarea electronică avem nevoie de un certificat calificat și o conexiune la intenet. Certificatul calificat poate fi pus pe un token pe care îl introducem în laptop și se realizează semnarea electronică a documentelor sau poate fi emis în cloud, caz în care semnăm electronic documentele printr-o aplicație – de exemplu aplicația noastă Paperless flowSIGN.

2. Care sunt etapele unui proces de angajare 100% digital?

Principala condiție pentru a semna electronic actele aferente procesului de angajare este ca ambele părți să aibă un certificat calificat. Actele sunt redactate și semnate de angajator, apoi transmise angajatului spre semnare prin email sau printr-o aplicație de tip Paperless flowSIGN. Ulterior se arhivează electronic și asta este tot.

3. Care este modalitatea prin care viitorul angajat intră în posesia certificatului calificat, pentru a semna electronic documentele?

Cea mai rapidă este modalitatea online, prin care viitorul angajat intră într-un apel video cu un reprezentant certSIGN, iar în baza actului de identitate trece printr-o procedură de identificare live cu un operator instruit special pentru astfel de procese. Acesta este un pas obligatoriu în vederea emiterii certificatului calificat pe care viitorul angajat îl va utiliza pe loc la crearea semnăturii calificate necesare documentelor de angajare

Mai există și modalitatea offline, prin care persoana poate veni cu cartea de identitate la sediul nostru sau la unul din sediile partenere unde un reprezentant certSIGN va face identificarea fizică și va înregistra datele necesare eliberării certificatului digital.

4. Câte persoane au fost sau urmează să fie angajate la certSIGN în acest mod?

În ultimii 4 ani, orice nou angajat a putut opta între a semna actele în formatul clasic, fizic, pix – hârtie sau a semna electronic. Este întotdeauna la alegerea acestora, însă vă pot spune că majoritatea a optat pentru semnare electronică. Și când spun majoritatea, mă refer la un procent de peste 95% din angajați.

5. Cât timp durează procesul de angajare în format digital spre deosebire de varianta clasică?

Desigur, avantajele semnării electronice sunt incontestabile deoarece din punct de vedere al timpului şi al celorlalte resurse implicate (hârtie, imprimantă, curier, mapa internă, săli libere disponibile, disponibilitate de deplasare etc.) avantajele primează aici. Practic, din momentul în care avem fișa de aptitudine eliberată de medicina muncii și actele personale ale angajatului, se întocmesc actele de angajare și se transmit pe fluxul de semnare. Mai întâi la angajator, apoi la angajat. Transmiterea actelor pe fluxul de semnare și semnarea efectivă a acestora durează câteva minute iar la final toate documentele au aceeași valoare juridică cu cele semnate olograf.

6. Care sunt avantajele pe care le aduce soluția de semnare Paperless flowSIGN în procesul de angajare?

Așa cum spuneam, barierele distanței sunt inexistente. Cu o conexiune la internet şi un laptop sau telefon mobil, putem semna de oriunde, fie că suntem la birou, fie că suntem în orice alt colț al lumii.

Timpul de semnare este foarte rapid. Costurile cu hârtia, curierul, arhivarea documentelor etc. dispar.

După semnare, angajatul păstrează actele în arhiva electronică personală, iar angajatorul salvează actele la dosarul electronic al angajatului, ceea ce reprezintă practic o arhivă electronică. Astfel, avem acces ultra-rapid oricând și de oriunde la documente și, poate cel mai important lucru, acestea sunt considerate documente originale, având valoarea legală a unui document semnat olograf.

Siguranță și opozabilitate – nu este necesar să semnezi pe fiecare pagină! Documentul semnat electronic o singură dată devine opozabil fiecărei părți și asigură din punct de vedere tehnic ca orice modificare adusă acestuia este detectabilă, așadar nu poți să modifici un document fără ca cealaltă parte să nu își dea seama.

În plus, aplicația Paperless flowSIGN aduce și un alt mare avantaj – faptul că se pot crea fluxuri de semnare.

Dacă ar fi să dăm un singur exemplu – semnarea notei de lichidare la plecarea unui angajat – vedem cum se eficientizează substanțial timpul și munca efectivă. Numărul de semnături ce trebuie stânse pe o notă de lichidare crește proporțional cu mărimea companiei și mutitudinea de procese în care poate fi implicat un angajat. Astfel, putem ajunge și la 15 – 20 de semnături.

Cu ajutorul Paperless flowSIGN se crează un flux prin care documentul este purtat automat de aplicație de la primul la ultimul semnatar, optim, fără intervenție umană.

7. Cum se efectuează instructajele de tip SSM sau SU de exemplu, în format digital?

În ceea ce privește instructajele obligatorii la angajare sau cele periodice pe linie de Sănătate și Securitate în muncă sau Situații de Urgență, acestea se pot desfășura online. Materialele aferente se pot transmite de asemenea, online.

În ceea ce privește semnarea Fişelor de SSM și SU, cărticelele albastre și roșii, din păcate acestea au rămas în continuare pentru semnare în format fizic. Așteptam o reglementare legislativă în acest sens la finalul anului trecut, însă deocamdată aceasta nu a venit.

8. Care sunt limitările utilizării semnăturii electronice?

• în cazul utilizării soluţiei de semnătură electronică la distanţă este necesară conexiune la internet;
• toți semnatarii trebuie să dețină o semnătură electronică calificată iar documentul să fie semnat de aceştia în formă electronică.

9. Se poate acorda viitorului angajat drept de semnătură doar pentru o zi (sau altă perioadă limitată de timp) cât să poată semna doar contractul de muncă?

Da, există posibilitatea de a utiliza certificate calificate cu valabilități dinamice. De exemplu, ar putea avea o valabilitate de scurtă durată, doar pentru momentul semnării documentelor respective, de ordinul minutelor. Apoi certificatul calificat va expira însă semnătura de pe document rămâne valabilă în timp.

10. Se poate acorda unui angajat existent drept de semnătură doar pentru anumite documente (ex. un act adițional la contractul de muncă) astfel încât să nu poată semna și alte documente în numele firmei?

Da, poți să limitezi scopul utilizării certificatului calificat. Practica însă ne-a arătat că o astfel de limitare nu ajută, deoarece există alte modalități tehnice prin care poți să te protejezi de acest aspect. Ideea de bază a proiectelor începute din zona de HR a companiei este extinderea abordării semnăturii electronice către urmatoarele procese. Această etapă apare în mod natural când realizezi că ai redus de la minimum 3 zile la câteva minute o semnare de act adițional sau contract de muncă.

Te întrebi, și aici stau mărturie clienții noștri, de ce să nu optimizezi și zona de procurement? Sau zona de parteneriate și colaboratori? Așadar, iată principalul motiv pentru care limitarea scopului certificatului nu ajută neapărat.