La ora actuală, conţinutul media (fotografii, fişiere video şi audio) este gestionat aproape exclusiv digital – de la creare, până la transmitere şi stocare. Informaţiile le căutăm şi împărtăşim online. Canalele de comunicare – indiferent că vorbim despre aplicaţii, platforme de social media, cloud sau altele – sunt diversificate şi permit atât acces instant, cât şi o căutare facilă. Modul nostru de viaţă s-a schimbat semnificativ în ultimele decenii, asimilând rapid digitizarea tot mai accentuată.
Totuşi, în acest context, este remarcabil cât de multă hârtie folosim în continuare în activitatea profesională. Din acest punct de vedere, deschiderea noastră către noile medii pare să se zbată din greu pentru a ieşi la suprafaţă de sub grămezi întregi de documente.
Arhivarea electronică – cel mai scurt drum către biroul paperless
Biroul paperless este un concept ce datează încă din anii ’70, în contextul apariţiei PC-urilor care urmau să permită automatizarea proceselor şi, implicit, eliminarea consumului de hârtie. Sau cel puţin aceasta era preconizarea.
La aproximativ jumătate de secol distanţă, “the paperless office” încă pare un vis îndepărtat în ciuda unor soluţii accesibile precum semnarea electronică şi arhivarea electronică cu valoare legală.
De ce un birou paperless şi de ce arhivare electronică? Cel mai simplu răspuns îl putem oferi prin punctarea principalelor beneficii (de altfel, destul de evidente):
· acces instantaneu la informații – timpul pierdut în căutarea unor informaţii specifice sau a unui anumit document scade semnificativ din productivitatea angajaţilor. Având la bază un sistem riguros de îndosariere şi catalogare, arhivarea electronică permite căutarea documentelor nu numai pe numele fişierului, ci şi pe conţinutul acestuia;
· securitate și partajare ușoară – stocarea documentelor în format digital permite implementarea unor diverse mecanisme de control acces, astfel încât doar persoanele avizate să le poate vizualiza şi partaja rapid;
· mai mult spaţiu – gândiţi-vă doar cât spaţiu aţi câştiga prin eliminarea fişetelor, dulapurilor sau chiar eliberarea unor camere întregi destinate păstrării documentelor. Suficient cât încă pentru un birou (cel puţin)…sau un spaţiu de relaxare.
· reducerea costurilor – biroul paperless nu înseamnă doar reducerea consumului de hârtie, ci şi reducerea costurilor – de tipărire, transmitere (poștă/curier) şi păstrare a documentelor pe termen lung;
· eco-friendly – procesarea exclusiv electronică a datelor are un efect mai puţin dăunător asupra mediului. Arhivarea digitală este o alternativă ecologică la printarea unor cantităţi infinite de hârtii – iar asta nu poate decât să aducă un plus de imagine pentru companie.
