Procesele desfăşurate în cadrul departamentului de HR implică unele dintre cele mai mari ridicate costuri operaţionale la nivelul unei firme, dacă luăm în calcul volumul documentelor realizate – oferte de angajare, contracte individuale de muncă (CIM), fişe de post, acte adiţionale etc.
Eficientizarea activităţii se poate realiza foarte uşor prin trecerea de la foaie şi pix, la semnătura electronică. Dacă tot este obligatorie în relaţia cu instituţiile statului (transmiterea către Inspectoratul Teritorial de Muncă) – de ce să nu extindem utilizarea acesteia şi în procesele interne?
Ce se consumă?
Să luăm un exemplu simplu – un nou salariat în companie. Plecând de la premisa că un contract de muncă are aproximativ 4 pagini (fără a lua în calcul şi alte documente care trebuie semnate la angajare) iar în cursul unui an încadrăm în muncă 10 persoane, discutăm deja despre un număr semnificativ de hârtii ce trebuie printate, semnate şi depozitate în siguranţă – procese care se traduc prin resurse financiare, de timp şi de spaţiu.
Numărul acestora creşte dacă la nivelul firmei apar o serie de modificări ce trebuie introduse în actele adiţionale la CIM-uri (mutare sediu, modificări salariale, modificări la durata concediului de odihnă la care salariatul are dreptul etc.).
Sunt doar câteva situaţii aduse în discuţie, pentru a ne face o mai bună idee asupra banilor cheltuiţi pe consumabile (hartie, cartuşe imprimantă, dosare), asupra timpului pierdut cu semnătura olografă şi spaţiului necesar pentru păstrarea tuturor acestor documente – foarte importante, de altfel.
Ce câştigăm cu semnătura electronică?
Semnătura electronică poate fi utilizată cu success în procesele de recrutare şi angajare, desfăşurate în cadrul departamentului de Resurse Umane (HR) din cadrul companiei, printre beneficiile acesteia numărându-se:
· eficientizarea proceselor prin reducerea timpului necesar pentru semnarea documentelor;
· reducerea costurilor ce ţin de printarea, distribuirea şi depozitarea actelor;
· protejarea mediului înconjurător prin scăderea consumului de hârtie;
· creşterea securităţii documentelor prin reducerea substanţială a riscurilor de falsificare, pierdere ori accesare neautorizată.
Concret? Revenim la unul dintre exemplele amintite anterior – necesitatea semnării unui act adiţional de către toţi angajaţii firmei (să zicem 200), întrucât firma şi-a mutat sediul. Gândiţi-vă cât de ineficientă ar fi printarea a 400 de documente (dublu exemplar – unul pentru companie, unul pentru salariat), deplasarea prin clădire pentru obţinerea tuturor semnăturilor (asta dacă toate persoanele sunt prezente) şi depozitarea fizică a actelor adiţionale în dosarul individual al fiecărui angajat.
În schimb, apelând la semnătura electronică, documentul poate fi trimis angajaţilor pe e-mail-ul de birou, semnat de către aceştia şi retransmis departamentului de HR, care va stoca online, în siguranţă, toate actele. Fără costuri suplimentare, durate lungi de răspuns, condiţionări de timp şi spaţiu.
