Odată cu reglementarea în legislaţia naţională, prin OUG nr. 36/2021, a posibilităţii încheierii contractelor individuale de muncă şi altor documente din zona HR utilizând semnătura electronică calificată, suntem convinşi că apare întrebarea “De ce să nu continui pe hârtie?”. Răspunsul scurt pe care vi-l oferim – deoarece puteţi beneficia de o reducere a costurilor în HR cu până la 45%, folosind semnătura electronică calificată la distanţă şi arhivarea electronică!
Şi nu doar ne lansăm în afirmaţii, ci vă prezentăm un infografic cu un calcul exact pe care se bazează acest procentaj semnificativ, plus explicarea detaliată a elementelor avute în vedere la realizarea lui. La final, decizia vă aparţine.
Premize
În cadrul unei companii cu 2.000 de angajaţi şi o fluctuaţie de personal de 30% pe an, toţi angajaţii semnează, în medie, 5 documente pe an (10 pagini) la care se adaugă 12 documente (26 pagini) în cazul persoanelor nou-angajate. Vorbim, astfel, de un total de 17.200 documente (35.600 pagini) aferente proceselor de HR şi dosarelor de personal, într-un an. Mai multe detalii privind documentele de resurse umane avute în vedere la realizarea acestui calcul şi infografic puteţi regăsi la finalul articolului.
HR pe hârtie
În cazul defăşurării proceselor de resurse umane pe hârtie, trebuie luate în calcul, în primul rând, costurile pe consumabilele pentru printarea documentelor şi arhivarea fizică a acestora, care se ridică, pentru un total de 35.600 pagini, la 2.078 euro.
La acestea se adaugă costurile cu transmiterea prin curier a 20% din documente (în cazul angajaţilor din alte localităţi, care nu se pot prezenta la sediul companiei pentru semnare etc.), în valoare de 6.880 euro.
Cel mai substanţial “consum” se remarcă însă în ceea ce priveşte resursa umană – pentru 2.000 de angajaţi fiind nevoiţi să luăm în calcul minim doi oameni de HR implicaţi permanent în tot ceea ce presupun procesele de semnare şi păstrare pe hârtie a documentelor de resurse umane, în cazul cărora vorbim despre 42.000 euro costuri cu salarizarea într-un an (salariu net estimat de 1.000 euro/lună/angajat HR).
Aceste două persoane îşi vor aloca întregul timp desfăşurării unor sarcini ce apar doar în cazul utilizării hârtiei în procesele de angajare și derulare a relațiilor de muncă – print în două exemplare, aranjare documente, obţinere potenţiale semnături interne necesare, întâlnire efectivă cu angajatul/viitorul angajat, arhivare fizică la dosarul de personal, scanare, copiere, transmitere în plic prin curier, căutare în arhiva fizică etc. Practic, personalul de HR în cauză va fi plătit aproape exclusiv pentru realizarea şi manipularea unor documente pe hârtie, în detrimentul realizării altor sarcini.
Pe scurt, în cazul HR-ului pe hârtie, costurile totale se ridică la 50.958 euro/an iar cele per angajat la 25.479 euro/an.
HR cu semnătură electronică calificată la distanţă şi arhivare electronică
În cazul optării pentru un HR 100% digital, utilizând soluţia de semnătura electronică calificată la distanţă Paperless flowSIGN şi arhivarea electronică, luăm în calcul, în primul rând, costurile cu procesele de identificare video remote în valoare de 1.950 euro pentru jumătate din persoanele nou-angajate.
La acestea se adaugă 8.000 euro pentru 4.000 de certificate calificate pe termen scurt (emise pentru angajaţi, de 2 ori pe an, cu o valabilitate de 4-5 zile, pe parcursul cărora se pot aplica mai multe semnături) şi 250 euro pentru 10 certificate calificate pe termen lung (emise pentru angajator – în cazul în care, conform procedurilor interne, există mai mulţi reprezentanţi care aplică semnătură pe documentele de HR, cu valabilitate continuă).
În ceea ce priveşte semnăturile electronice cu marcă temporală inclusă, pentru cele 17.200 de documente vorbim de 34.4000 semnături, cu un cost total de 4.128 euro – doar 12 eurocenţi per semnătură.
Referitor la transmiterea documentelor, realizată în acest caz 100% electronic, costul este de 600 euro pentru 10 licenţe Paperless flowSIGN (pentru persoanele din partea angajatorului care iniţiază fluxurile de semnare), cu 100% din documente transmise electronic.
Pe partea de arhivare electronică, volumul total de documente se traduce în aproximativ 5 GB, respectiv un cost de 685 euro. Un calcul exact privind arhivarea fizică vs electronică puteţi consulta aici.
Resursa umană constituie zona în care se remarcă cele mai mari reduceri de costuri – 12.600 euro, luând în calcul faptul că cei doi oameni de HR menţionaţi anterior îşi ocupă, în acest scenariu, doar 30% din timp pentru procesele de semnare şi păstrare electronică a documentelor de resurse umane. Reducerea cu 70% rezidă în dispariţia acelor sarcini specifice utilizării hârtiei în procesele de angajare și derulare a relațiilor de muncă, menţionate mai sus.
Pe scurt, în cazul HR-ului 100% digital, costurile totale se ridică la 28.213 euro/an iar cele per angajat la 14.106 euro/an.
Reducere a costurilor în HR cu până la 45%, cu semnătura electronică calificată la distanţă şi arhivarea electronică!
Documente de HR avute în vedere pentru calcul şi infografic:
- angajare: Ofertă de angajare (3 pg), Declaraţie GDPR (4 pg), Contract individual de muncă (3 pg), Anexă CIM fişă de post (4 pg), Anexă CIM obiective şi criterii de performanţă (3 pg), Declaraţie casă de sănătate (1 pg), Declaraţie loc de bază (1 pg), Declaraţie CCM (1 pg), PV regulament intern (1 pg), Declaraţie rude în întreţinere (3 pg), Evaluare (1 pg), Raport de activitate (1 pg)
- generale per an: acte adiţionale, evaluări etc.
