Caută
Close this search box.

INFOGRAFIC: Costuri în HR reduse cu până la 45%, cu semnătura electronică la distanţă şi arhivarea electronică

Odată cu reglementarea în legislaţia naţională, prin OUG nr. 36/2021, a posibilităţii încheierii contractelor individuale de muncă şi altor documente din zona HR utilizând semnătura electronică calificată, suntem convinşi că apare întrebarea “De ce să nu continui pe hârtie?”. Răspunsul scurt pe care vi-l oferim – deoarece puteţi beneficia de o reducere a costurilor în HR cu până la 45%, folosind semnătura electronică calificată la distanţă şi arhivarea electronică!

Şi nu doar ne lansăm în afirmaţii, ci vă prezentăm un infografic cu un calcul exact pe care se bazează acest procentaj semnificativ, plus explicarea detaliată a elementelor avute în vedere la realizarea lui. La final, decizia vă aparţine.

Premize

În cadrul unei companii cu 2.000 de angajaţi şi o fluctuaţie de personal de 30% pe an, toţi angajaţii semnează, în medie, 5 documente pe an (10 pagini) la care se adaugă 12 documente (26 pagini) în cazul persoanelor nou-angajate. Vorbim, astfel, de un total de 17.200 documente (35.600 pagini) aferente proceselor de HR şi dosarelor de personal, într-un an. Mai multe detalii privind documentele de resurse umane avute în vedere la realizarea acestui calcul şi infografic puteţi regăsi la finalul articolului.

HR pe hârtie

În cazul defăşurării proceselor de resurse umane pe hârtie, trebuie luate în calcul, în primul rând, costurile pe consumabilele pentru printarea documentelor şi arhivarea fizică a acestora, care se ridică, pentru un total de 35.600 pagini, la 2.078 euro.

La acestea se adaugă costurile cu transmiterea prin curier a 20% din documente (în cazul angajaţilor din alte localităţi, care nu se pot prezenta la sediul companiei pentru semnare etc.), în valoare de 6.880 euro.

Cel mai substanţial “consum” se remarcă însă în ceea ce priveşte resursa umană – pentru 2.000 de angajaţi fiind nevoiţi să luăm în calcul minim doi oameni de HR implicaţi permanent în tot ceea ce presupun procesele de semnare şi păstrare pe hârtie a documentelor de resurse umane, în cazul cărora vorbim despre 42.000 euro costuri cu salarizarea într-un an (salariu net estimat de 1.000 euro/lună/angajat HR).

Aceste două persoane îşi vor aloca întregul timp desfăşurării unor sarcini ce apar doar în cazul utilizării hârtiei în procesele de angajare și derulare a relațiilor de muncă – print în două exemplare, aranjare documente, obţinere potenţiale semnături interne necesare, întâlnire efectivă cu angajatul/viitorul angajat, arhivare fizică la dosarul de personal, scanare, copiere, transmitere în plic prin curier, căutare în arhiva fizică etc. Practic, personalul de HR în cauză va fi plătit aproape exclusiv pentru realizarea şi manipularea unor documente pe hârtie, în detrimentul realizării altor sarcini.

Pe scurt, în cazul HR-ului pe hârtie, costurile totale se ridică la 50.958 euro/an iar cele per angajat la 25.479 euro/an.

HR cu semnătură electronică calificată la distanţă şi arhivare electronică

În cazul optării pentru un HR 100% digital, utilizând soluţia de semnătura electronică calificată la distanţă Paperless flowSIGN şi arhivarea electronică, luăm în calcul, în primul rând, costurile cu procesele de identificare video remote în valoare de 1.950 euro pentru jumătate din persoanele nou-angajate.

La acestea se adaugă 8.000 euro pentru 4.000 de certificate calificate pe termen scurt (emise pentru angajaţi, de 2 ori pe an, cu o valabilitate de 4-5 zile, pe parcursul cărora se pot aplica mai multe semnături) şi 250 euro pentru 10 certificate calificate pe termen lung (emise pentru angajator – în cazul în care, conform procedurilor interne, există mai mulţi reprezentanţi care aplică semnătură pe documentele de HR, cu valabilitate continuă).

În ceea ce priveşte semnăturile electronice cu marcă temporală inclusă, pentru cele 17.200 de documente vorbim de 34.4000 semnături, cu un cost total de 4.128 euro – doar 12 eurocenţi per semnătură.

Referitor la transmiterea documentelor, realizată în acest caz 100% electronic, costul este de 600 euro pentru 10 licenţe Paperless flowSIGN (pentru persoanele din partea angajatorului care iniţiază fluxurile de semnare), cu 100% din documente transmise electronic.

Pe partea de arhivare electronică, volumul total de documente se traduce în aproximativ 5 GB, respectiv un cost de 685 euro. Un calcul exact privind arhivarea fizică vs electronică puteţi consulta aici.

Resursa umană constituie zona în care se remarcă cele mai mari reduceri de costuri – 12.600 euro, luând în calcul faptul că cei doi oameni de HR menţionaţi anterior îşi ocupă, în acest scenariu, doar 30% din timp pentru procesele de semnare şi păstrare electronică a documentelor de resurse umane. Reducerea cu 70% rezidă în dispariţia acelor sarcini specifice utilizării hârtiei în procesele de angajare și derulare a relațiilor de muncă, menţionate mai sus.

Pe scurt, în cazul HR-ului 100% digital, costurile totale se ridică la 28.213 euro/an iar cele per angajat la 14.106 euro/an.

Reducere a costurilor în HR cu până la 45%, cu semnătura electronică calificată la distanţă şi arhivarea electronică!


Documente de HR avute în vedere pentru calcul şi infografic:

  • angajare: Ofertă de angajare (3 pg), Declaraţie GDPR (4 pg), Contract individual de muncă (3 pg), Anexă CIM fişă de post (4 pg), Anexă CIM obiective şi criterii de performanţă (3 pg), Declaraţie casă de sănătate (1 pg), Declaraţie loc de bază (1 pg), Declaraţie CCM (1 pg), PV regulament intern (1 pg), Declaraţie rude în întreţinere (3 pg), Evaluare (1 pg), Raport de activitate (1 pg)

  • generale per an: acte adiţionale, evaluări etc.

Like this article?

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on Pinterest

Ai nevoie de mai multe informații?

Selectează un subiect și citește recomandările noastre. Dacă nu ai găsit ce căutai solicită indicații suplimentare. 

    WindowsMac

    *Tipul de fișiere acceptat: pdf, jpg si png. Marime maxima: 5mb

    Câmpurile marcate cu * sunt obligatorii

    Am luat cunoștință de informațiile cuprinse în “Politica de confidenţialitate”

    Sunt de acord cu prelucrarea datelor mele personale în scopuri de marketing
    în conformitate cu “Politica de confidenţialitate”.

    TOKEN-urile pentru semnătura electronică pot fi utilizate în continuare de ORICE deținător de certificat digital, în aceleași condiții ca pana in prezent. Nu este necesara schimbarea tokenului pentru semnătură.

    Mesajul prezent pe site-ul  ANAF privind tokenurile JWT și OPAQUE se adresează EXCLUSIV persoanelor din domeniul tehnic IT: dezvoltatorilor de aplicații  ce utilizează servicii web ce folosesc protocolul OAUTH. Daca nu faceți parte din aceasta categorie va rugăm ignorați mesajul. 

     Pentru verificarea informației vedeți si manualul de utilizare din mesajul de pe site-ul ANAF, pagina 2.

    Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

    Detalii legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților.

    Rapid pot fi aflate informații utile despre costuri, modalități de obținere, achiziție online, identificare video, instalare şi utilizare:

    • Pașii pentru e-Factura;
    • Ce semnătură aleg;
    • Cum cumpăr online;
    • Cum folosesc semnătura.

    Sunt descrise și:

    • Modalitatea de obținere a documentului de confirmare pentru ANAF/ SPV;
    • Pașii pentru obținerea unui certificat de semnătură electronică utilizat în SPV/e-Factura.

    Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

     

    Detalii legate de modalitatea de personalizare semnăturii astfel încât în aspectul acesteia să fie incluse și informațiile solicitate de OUG 140/2020  cu privire la specialiștii din domeniile construcții, arhitectură și urbanism sunt disponibile pe pagina Creare aspect semnătură OUG 140/2020

    De asemenea, alte informații legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu 

    Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților

    Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

    Pentru a obține de la certSIGN certificatul calificat de semnătură electronică, pentru semnarea documentelor din domeniile construcţii, arhitectură şi urbanism în conformitate cu OUG 140, sunt necesare:

    • identificarea viitorul titular de certificat pentru semnătură electronică;
    • completarea și prezentarea documentelor specifice;
    • plata proformei primite din partea certSIGN.

     DOCUMENTELE

    Transmite-ne un mesaj și solicită documentele necesare pentru achiziția Kit-ului de semnătură. Vei primi din partea certSIGN un set de documente pe care trebuie să le completezi cu datele viitorului titular de certificat pentru semnătură.

    Documentele originale semnate (2 exemplare) alături de copiile documentelor ce atestă încadrarea profesională trebuie prezentate către certSIGN. Pe scurt, sunt necesare:

    ORIGINAL (2 exemplare, semnate): “Contract”, “Termeni și condiții generale”.

    Pentru cazul documentelor transmise prin curier: “Declarația” completată după modelul certSIGN

    • autentificată la notar SAU
    • atestată de un avocat în temeiul art.3 al.3 din legea 51/1995

    COPIE pentru: Cartea de identitate a titularului, Certificatul de Înregistrare Fiscală, Documentul atestare profesională,

    IDENTIFICAREA

    În vederea identificării, persoana pe numele căreia certSIGN va emite certificatul digital calificat se va prezenta personal, cu actul de identitate original, la unul din reprezentanții certSIGN la nivel național sau la sediile certSIGN.

    Alternativ, identificarea titularului de certificat se mai poate efectua și transmițând documentele de mai sus la sediul certSIGN însoțite obligatoriu de “Declarația” completată după modelul certSIGN (autentificată la notar sau atestată de un avocat în temeiul art.3 al.3 din legea 51/1995)

    ATENTIE! Pentru fiecare Entitate emitentă ( ex. OAR, ISCIR etc) se emite câte un certificat pentru semnătură electronică!

    Citește despre Semnătura electronică în construcţii, arhitectură şi urbanism

    Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

    Detalii despre descărcarea certificatului titularului și a certificatului intermediar solicitate la înregistrarea pentru depunerea declarațiilor vamale folosind semnătura electronică sunt disponibile pe pagina Utilizarea certificatului de semnătură electronică în platforma Sistemul Informatic Integrat Vamal

    Pentru acces în Sistemul Informatic Integrat Vamal (SIIV) la secțiunile AES și NCTS5 RO UMG Trader Producție trebuie să încărci în platforma UMG Trader, într-unul dintre formatele .cer/.der/.crt, certificatul tău calificat și certificatul intermediar al autorității care a emis certificatul.

    CUM OBȚIN CERTIFICATUL PERSONAL ÎN FORMATUL SOLICITAT?

    Conectează token-ul sau deschide aplicația Paperless vToken și urmează acești pași.

    Nu ai tokenul/ aplicația la dispoziție?

    Accesează link-ul https://registru.certsign.ro/cgi-bin/pubra/pubra/get_cert , completează datele din certificatul calificat (nume și prenume complet sau adresa de email), identifică certificatul cu care dorești înregistrarea și apasă butonul „Descarcă DER”.

    Certificatul calificat se va descărca în mod automat în format .crt.

    CUM OBȚIN CERTIFICATUL INTERMEDIAR ÎN FORMATUL SOLICITAT?

    Pentru descărcarea certificatului autorității intermediare certSIGN accesează unul dintre link-urile:

    Certificatul intermediar se va descărca în mod automat în format .crt.

    Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

    IDENTIFICAREA VIDEO NEASISTATĂ este un element important în procesul de obținere a semnăturii electronice cu certificat digital calificat.

    Procedura de identificare este simplă, dar strictă. Ea poate fi făcută după efectuarea plății certificatului și doar urmând indicațiile furnizate de certSIGN, astfel:

    • Efectuează plata și apoi se vor afișa pagina și link-ul ce trebuie accesat pentru identificarea video;
    • Pregătește documentul de identitate original și telefonul înainte de a începe. Verifică descrierea detaliată a condițiilor
    • Urmărește indicațiile afișate pe ecran.

     

    AI FINALIZAT IDENTIFICAREA VIDEO, DAR N-AI PRIMIT NICIUN EMAIL?

    În maxim 24 ore, după parcurgerea procesului de identificare video, vei fi informat pe e-mail cu privire la validarea/respingerea acestuia.

    IDENTIFICAREA VIDEO A FOST RESPINSĂ?

    Din partea certSIGN vei primi un email cu un nou link pentru reluarea procedurii de identificare video. Condițiile ce trebuie respectate sunt aceleași.

    Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

    Codurile PIN/PUK reprezintă elemente de siguranță cu ajutorul cărora se folosește TOKEN-ul. Aceste coduri sunt confidențiale și nu trebuie dezvăluite nimănui, în nicio situație.

    Codul PIN = Token Password este parola cu care se utilizează tokenul.

    Codul PUK = Administrator Password este parola cu care se poate debloca tokenul.

    NU AI PRIMIT CODUL PIN/PUK?

    Transmiterea codurilor PIN/PUK pentru certificatul calificat PE TOKEN se poate face în 2 moduri:

    ELECTRONIC – dacă adresa de e-mail asociată certificatului digital calificat pentru semnătura electronică a fost validată și este una personală (are elemente în componența sa ce pot face legătura cu titularul certificatului – ex: ion.popescu@).

    Are 2 componente:

    • LINK transmis pe e-mail. Atenție! Prin accesarea link-ului se pot genera codurile PIN/PUK cu ajutorul codului de generare primit în plicul cu tokenul. Pentru generare aveți disponibile 3 încercări, după care se blochează link-ul, situație care trebuie semnalată către certSIGN;
    • Document ce însoțește kitul de semnătură electronică care include și tokenul fizic. În acest document se regăsește codul de generare.

    FZIC – în plic, prin curier – dacă adresa de e-mail asociată certificatului digital calificat pentru semnătura electronică NU a fost validată la completarea cererii de certificat sau dacă NU este una personală (nu are elemente în componența sa ce pot face legătura cu titularul certificatului – ex: office@).

     AI UITAT CODUL PIN?

    Pentru recuperarea codului PIN este nevoie de codul PUK al tokenului.

    • Accesează link-ul www.certsign.ro/ro/suport/ și urmează pașii descriși în secțiunea “Deblocarea dispozitivului”, ținând cont de modelul tokenului și de sistemul de operare al PC-ului / laptopului;
    • Încearcă o singură dată, notând codul PUK într-un New Text Document/ Notes pentru a avea posibilitatea să îl transferi în aplicația tokenului cu COPY/PASTE (fără spații).

    AI MACOS SI VREI SA SCHIMBI CODUL PIN AL TOKENULUI?

    Urmează instrucțiunile de Schimbare a codului PIN pe MacOS

    ATENŢIE! Sistemele de operare macOS Sonoma, Ventura și Monterey acceptă doar parole de maxim 8 caractere. Prin urmare, dacă folosești unul sin aceste sisteme de operare, la schimbarea codului PIN al TOKEN-ului, trebuie să pui o parolă de maxim 8 caractere.

    Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

    Detalii legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților.

    Rapid pot fi aflate informații utile despre costuri, modalități de obținere, achiziție online, identificare video, instalare şi utilizare:

    • Pașii pentru e-Factura;
    • Ce semnătură aleg;
    • Cum cumpăr online;
    • Cum folosesc semnătura.

    Sunt descrise și:

    • Modalitatea de obținere a documentului de confirmare pentru ANAF/ SPV;
    • Pașii pentru obținerea unui certificat de semnătură electronică utilizat în SPV/e-Factura.

    Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

    Pentru obținerea documentului de confirmare trebuie sa parcurgi următoarele etape, în această ordine:

    • instalează aplicația pentru TOKEN sau configurează accesul în Paperless webSIGN dacă ai certificat în CLOUD;
    • conectează TOKEN-ul la calculator sau deschide aplicația vToken dacă ai certificatul în CLOUD;
    • autentifică-te în pagina https://confirmare.certsign.ro și descarcă documentul de confirmare precompletat. Păstrează browser-ul deschis pentru a putea continua procedura;
    • semnează electronic documentul în aplicația Adobe Reader folosind certificatul digital de la certSIGN;
    • încarcă documentul înapoi pe pagina certSIGN de la butonul Încarcă;
    • descarcă documentul procesat de certSIGN, din aceeași pagină, în mai puțin de 5 minute;
    • depune documentul în SPV urmând instrucțiunile ANAF de la adresa:
      https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/#tabs-2.

    Urmărește unul dintre aceste tutoriale, în funcție de tipul de semnătură pe care îl ai.

    Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

    Dacă ai nevoie și de alte informații pentru a alege ce tip de certificat calificat pentru semnătură electronică ți se potrivește verifică și informațiile din secțiunea: Ce semnătură aleg

    Detalii legate de semnătura electronică sunt disponibile pe pagina cu Răspunsurile pentru cele mai frecvente întrebări ale clienților.

    Rapid pot fi aflate informații utile despre costuri, modalități de obținere, achiziție online, identificare video, instalare şi utilizare:

    • Pașii pentru e-Factura;
    • Ce semnătură aleg;
    • Cum cumpăr online;
    • Cum folosesc semnătura:

    Sunt descrise și:

    • Modalitatea de obținere a documentului de confirmare pentru ANAF/ SPV;
    • Pașii pentru obținerea unui certificat de semnătură electronică utilizat în SPV/e-Factura.

    Nu ai găsit ce căutai? Descrie cât mai detaliat situația pentru care ai nevoie de un răspuns.

    Cum obții semnătura electronică în CLOUD?

    Semnătura electronică se realizează cu ajutorul unui certificat digital calificat iar pentru obținerea certificatului în CLOUD trebuie parcurse etapele:

    • Accesează paperless.certsign.ro
    • Alege certificatul în funcție de valabilitatea lui: 1, 2 sau 3 ani;
    • Completează formularul de înregistrare, inclusiv datele firmei dacă este cazul;
    • Efectuează plata;
    • Parcurge etapa de identificare video la distanță;
    • Verifică mesajul transmis de certSIGN la adresa e-mail indicată în formularul de înregistrare pentru a afla dacă a fost validat tot acest proces.

    În cazul în care informațiile primite sunt corecte și complete, la adresa de email indicată în formularul de înregistrare, certSIGN va trimite două invitații:

    • pentru configurarea mecanismului de autorizare;
    • pentru crearea contului în platforma de semnare Paperless webSIGN. Din invitația de creare cont poate fi descărcată și aplicația tokenului virtual Paperless vToken.

    Cu ajutorul acestor componente vei putea configura și utiliza semnătura electronică calificată în CLOUD. Dreptul de utilizare al semnăturii electronice în cloud va fi acordat după configurarea mecanismului de autorizare și crearea contului de utilizator în platforma de semnare Paperless webSIGN.

    După realizarea pașilor din cele două invitații, la prima logare în contul tău din platforma de cloud, se emite certificatul digital.

    * ATENŢIE! Dacă dorești să folosești certificatul în cloud la instituții precum ANAF, SPV, AFM etc. pentru semnarea documentelor / autentificarea la platforme web ce solicită acest lucru, o poți face local, nu în cloud, pe sistem de operare Windows. În afară de certificatul în cloud și Windows (versiuni 8.1, 10 sau 11) ai nevoie de aplicația tokenului virtual Paperless vToken (inclusă în pachet).

    Cum obții semnătura electronică cu TOKEN?Semnătura electronică se realizează cu ajutorul unui certificat digital calificat, iar pentru obținerea certificatului pe TOKEN trebuie parcurse etapele:
    • Accesează emitere2.certsign.ro
    • Alege certificatul în funcție de valabilitatea lui: 1, 2 sau 3 ani;
    • Completează formularul de înregistrare, inclusiv datele firmei dacă este cazul;
    • Efectuează plata;
    • Parcurge etapa de identificare video la distanță;
    • Verifică mesajul transmis de certSIGN la adresa de e-mail indicată în formularul de înregistrare pentru a afla dacă a fost validat tot acest proces.
    În cazul în care informațiile primite sunt corecte și complete, la adresa poștală indicată în formularul de înregistrare, certSIGN va transmite un plic conținând:
    • TOKEN-ul cu certificatul digital calificat;
    • Documentul conținând certificatul digital în formă printată.
    Codurile PIN / PUK și instrucțiunile vor fi livrate independent de plicul ce conține TOKENUL. Livrarea acestor coduri se poate face: 
    • electronic (pe email va fi transmis un mesaj ce conține un link de generare a documentului cu aceste coduri);
    sau
    • fizic (prin curier va fi transmis un plic cu documentul securizat).
    Pentru mai multe informații poți vizita și pagina Semnătură electronică cu token.