Am tot vorbit și scris despre soluțiile noastre de transformare digitală, le-am promvat și le-am prezentat capabilitățile așa cum am crezut mai potrivit, cu detalii tehnice amănunțite sau mai mult orientat spre beneficiile acestora. Acum am decis să prezentăm lucrurile din perspectiva angajatului.
Deși am primit constant feedback-uri pozitive de la clienții noștri, în special pe zona de transformare a departamentului de Resurse Umane din fizic în digital, am hotărât că este foarte important să aflăm și părerea propriilor angajați. Ne-am dorit acest lucru în primul rând pentru a ne face o idee despre cum este văzută această soluție din perspectiva unui angajat, apoi de a ști sau de a afla care sunt lucrurile pe care le putem îmbunătăți.
Știm deja care sunt beneficiile companiilor, am prezentat într-un material anterior ce înseamnă în bani utilizarea semnăturii electronice calificate în HR, cât ”costă„ un dosar fizic și cât cel electronic. Acum este timpul să aflăm ce înseamnă pentru angajat această soluție digitală.
Ana Costea (Teodorescu), HR Manager certSIGN, a inițiat la nivel de companie un sondaj pentru a afla gradul de satisfacție al colegilor cu privire la semnarea documentelor de muncă cu ajutorul semnăturii electronice calificate. Pentru a obține date cât mai aproapiate de realitate, răspunsurile au fost anonime.
Angajații certSIGN au dosare de muncă în format electronic încă din 2016, iar 98% dintre aceștia semnează electronic cu valoare legală, așadar răspunsurile lor la chestionarul aplicat sunt bazate pe o experiență reală și consistentă.
Cei mai mulți dintre angajați au ales încă de la început să semneze în acest mod, iar cei mai vechi dintre colegi, care au început acest proces fizic, cu semnătură olografă, în timp au solicitat semnătură electronică. Acest lucru sugerează faptul că au înțeles beneficiile și au optat pentru o metodă modernă în primul rând, rapidă și eficientă.
Rezultatele sondajului au venit să ne confirme părerea, însă a fost nevoie de date statistice pentru a face saltul de la opinie la certitudine.
Am avut astfel și confirmarea faptului că am comunicat bine în cadrul organizației acest demers, toți angajații răspunzând că sunt la curent cu faptul că au posibilitatea semnării electronice a actelor aferente dosarului de personal.
Cei mai mulți angajați percep procesul de semnare electronic ca fiind necesar – 77% dintre angajați consideră semnarea electronică ca fiind în primul rând utilă. 63% o consideră rapidă și 53% o consideră modernă. Angajații noștri au mai apreciat aspectul cu privire la eliminarea hârtiei și protejarea astfel a mediului înconjurător. Semnarea de la distanță se traduce în optimizarea timpilor de deplasare și semnare, dar și în siguranță, în condițiile și restricțiile pandemiei.
Este important de menționat faptul că atributele din zona negativă cum ar fi ”greoaie” sau ”neplăcută” nu au înregistrat niciun răspuns.
Per total, gradul de satisfacție este îmbucurător, 93% din angajați se declară mulțumiți și foarte mulțumiți de faptul că au semnat electronic documentele aferente dosarului de personal, restul situându-se în zona de neutralitate/indiferență.
Am obținut multe răspunsuri care ne-au bucurat, deoarece au confirmat faptul că eforturile noastre de implementare au răspuns și nevoilor angajaților și au generat un nivel de satisfacție bun și foarte bun.
Desigur, în ceea ce privește efortul oamenilor de HR din companie, Ana Costea (Teodorescu) ne explică – ”Am susținut mereu că semnarea electronică a documentelor aferente dosarului de personal reprezintă o schimbare de paradigmă. Practic, vorbim despre același demers – semnarea unor acte, ce se poate desfășura și într-un sistem electronic, nu doar fizic. Trecerea de la sistemul fizic la sistemul electronic reprezintă schimbarea de paradigmă. Și ca orice schimbare, va trece prin diferite etape: curiozitate, neînțelegere, analiză, înțelegere, adoptare sau respingere. Odată ce condițiile curiozitate și înțelegere au fost îndeplinite, adoptarea devine pasul natural următor. Provocarea pentru specialistul HR este dată tocmai de această adoptare care în cazul de față se traduce prin implementarea în organizație.”
Atunci când vorbim despre fluxuri fizice, orice companie are proceduri și folosește un sistem pentru administrarea documentelor de personal, de la întocmire, distribuire, semnare, colectare, îndosariere și arhivare, respectând anumiți pași. Această procedură poate fi de la una foarte simplă și nescrisă, la una foarte laboriosă, scrisă și aprobată, deci obligatoriu de urmat, în funcție de numărul de salariați, de profilul companiei etc.
Provocarea intervine de fapt la momentul transpunerii fluxurilor fizice în fluxuri electronice. Acest lucru însemnă pur și simplu să ne aplecăm asupra procesului actual și să regândim pașii existenți pentru a-i adapta în digital, respectând prevederile legislative și regulile interne.
Din momentul în care beneficiile au fost înțelese de către factorii de decizie, acestea regăsindu-se în nivelul satisfacției angajaților și al celor din departamentului HR, în eficientizarea costurilor și a timpilor de lucru, regândirea și adaptarea fluxurilor devine o prioritate.
Concluzia este că adoptarea și implementarea soluției de semnare electronică cu valoare legală în departamentul de Resurse umane este foarte ușor de realizat și aproape necesară în ziua de azi.