Dacă într-un articol anterior am început prezentarea avantajelor semnăturii electronice calificate, un instrument de lucru pentru care pot opta şi specialiştii din domeniile construcţii, arhitectură şi urbanism conform prevederilor OUG nr. 140/2020, astăzi vom extinde lista beneficiilor pe care se află deja valoarea legală implicită, imposibilitatea falsificării, verificarea facilă şi securitatea ridicată cu o serie de noi aspecte importante.
1. Semnare rapidă şi uşoară, în câţiva paşi simpli
Documentele elaborate de specialiştii din domeniile construcţii, arhitectură şi urbanism – care se transmit autorităţilor şi instituţiilor competente în emiterea de avize, acorduri, aprobări şi autorizaţii – pot fi semnate extrem de simplu cu un certificat calificat de semnătură electronică, utilizând aplicaţia gratuită Adobe Acrobat Reader. Mai exact:
- deschizi documentul cu aplicaţia Adobe şi dai click pe Tools → Certificates;
- dai click pe Digital Sign iar apoi pe butonul OK din următorul mesaj;
- trasezi un dreptunghi în locul unde vrei să aplici semnătura iar în fereastra apărută ulterior selectezi certificatul digital dorit și dai click pe butonul Continue;
- în fereastra următoare, dai click pe butonul Sign pentru a continua semnarea documentului;
- salvezi documentul şi introduci codul PIN al token-ului pe care se află certificatul.
După introducerea PIN-ului, pe document va apărea semnătura în locul în care a fost marcat dreptunghiul de semnare. Simplu, nu?
2. Marcă temporală, pentru un plus de siguranţă
Ştiai că semnătura electronică calificată poate include şi marcă temporală calificată? Dacă optezi pentru aceasta, marca temporală beneficiază, în cazul unui litigiu, de prezumția corectitudinii datei și orei pe care le indică și a integrității datelor la care se raportează data și ora indicate. Pe scurt, vei şti sigur că semnătura a fost aplicată la data şi ora menţionate, iar documentului îi este garantată autenticitatea la momentul respectiv.
3. Validare pe termen lung, inclusiv după expirarea certificatului
În cazul optării pentru o semnătură electronică calificată creată utilizând mecanisme de tip Long Term Validation (LTV), aceasta poate fi valabilă pe termen nelimitat. Concret, mecanismele LTV permit verificarea unui document semnat electronic şi după expirarea certificatului.
4. Fluxuri de lucru 100% digitale
Printezi documentele pe hârtie în mai multe exemplare, semnezi cu pixul peste tot şi eventual mai aplici şi ştampilă sau parafă profesională. Apoi te deplasezi cu hârtiile la autoritatea sau instituţia de la care obţii avizul, acordul, aprobarea sau autorizaţia necesară, pentru depunere. Resurse financiare şi mai ales de timp pierdute, când ai putea foarte uşor să ai un flux de lucru 100% digital – de la elaborare, până la transmitere şi depozitare – cu ajutorul semnăturii electronice calificate.
Mai ales că, potrivit OUG nr. 38/2020 în vigoare din luna aprilie a anului trecut, autoritățile și instituțiile publice au obligația primirii înscrisurilor semnate cu semnătură electronică.
