Pandemia care a marcat acest an a adus una dintre cele mai mari provocări din istoria recentă, inclusiv la nivelul mediului de afaceri şi al companiilor, indiferent de domeniul de activitate şi mărimea acestora. A constituit un apel de trezire pentru micile şi marile businessuri, făcându-ne să înţelegem importanţa unui plan pentru asigurarea continuităţii afacerii prin digitalizare.
Însă, cum știm că digitalizarea este completă și realizată cu succes? Asigurându-ne că procesele și deciziile începute în mod electronic se încheie tot electronic. Nu mai printam documente pe care să le semnăm pe hârtie și să le păstrăm în arhive prăfuite. Există trei paşi simpli dar esenţiali care conduc spre fluxuri de lucru 100% digitale şi finalizarea deciziilor în mod electronic: identificarea video, semnătura la distanţă şi arhivarea electronică, toate oferite de certSIGN.
Pasul / Soluţia 1. Identificarea video – obţine online instrumentele digitale necesare
Atunci când vorbim despre servicii de încredere – un certificat calificat de semnătură electronică, de exemplu – reglementările naţionale şi europene în materie impun obligativitatea realizării procesului de identificare. Pe scurt, pentru a fi siguri că acel certificat este emis persoanei X – să îi spunem Andrei Digitălescu, trebuie realizată legătura dintre persoana fizică/reală şi cea digitală. Nu ar fi indicat să îl credem pe cuvânt pe cel care solicită emiterea certificatului printr-un e-mail sau un telefon, trebuie să ne asigurăm că Andrei chiar este Andrei Digitălescu şi nu altcineva care vrea să îi însuşească identitatea.
Identificarea se poate realiza în persoană, prin prezenţa fizică la sediul furnizorului de servicii de încredere (cu inconvenientele evidente date de deplasări, timp pierdut etc.) sau video, online. În cazul optării pentru identificare video (dar nu oricare, ci una auditată şi certificată ca fiind echivalentă cu prezenţa fizică, conform Regulamentului eIDAS – aşa cum există la certSIGN, pentru obţinerea semnăturii la distanţă) totul decurge digital, mult mai uşor şi mai rapid!
Pasul / Soluţia 2. Semnătura la distanţă – orice document de business, oricând, de oriunde
După obţinerea certificatului calificat de semnătură electronică la distanţă prin identificare video online, acesta poate fi utilizat la semnarea cu valoare legală a oricărui tip de document de business – contracte, anexe, acte adiţionale, procese verbale, note de comandă etc..
De ce semnătură electronică? Pentru că dematerializarea documentelor pe hârtie şi mutarea acestora în mediul electronic constituie baza digitalizării la nivelul oricări companii. Degeaba optăm pentru şi utilizăm dispozitive electronice, aplicaţii şi tehnologii digitale care mai de care mai evoluate, dacă, la finalul zilei, tot ce înseamnă decizie de business se „oficializează” printr-un document printat pe hârtie (în două exemplare, eventual) şi semnat cu pixul.
De ce semnătură electronică la distanţă? Pentru că, mai ales în 2020, am înţeles cât de important este să putem lucra eficient de oriunde şi oricând, inclusiv de pe dispozitive mobile, precum un smartphone sau o tabletă. Iar cu soluţia certSIGN Paperless putem face acest lucru fără token şi fără instalarea unor drivere speciale, fiind totodată garantate procesarea / stocarea sigură a datelor şi un grad ridicat de protecție împotriva atacurilor cibernetice, prin certificarea QSCD în conformitate cu Regulamentul eIDAS.
Pasul / Soluţia 3. Arhivarea electronică – încheie fluxurile de lucru tot în mediul digital
Dematerializare şi flux de lucru 100% digital în companii înseamnă documente create – semnate – transmise – arhivate electronic.
Şi da, există servicii de arhivare electronică cu valoare legală, precum certARCHIVE oferit de certSIGN în calitate de furnizor autorizat conform Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică şi Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale.
De ce arhivare electronică? Pentru că este absolut logic ca, odată ce semnăm documentele electronic, cu un certificat valid, să le arhivăm tot electronic. În plus, vorbim despre accesul rapid şi uşor la documente – oricând, de oriunde, exclusiv al persoanelor autorizate de companie şi reducerea costurilor – ştiaţi că arhivarea electronică cu valoare legală implică o reducere a costurilor de 67%, în comparație cu arhivarea fizică?
Nu putem să omitem alte două aspecte importante – timpul şi spaţiul! Realitatea ne-a demonstat că, în ciuda digitalizării fluxurilor de lucru, companiile au în continuare documente pe hârtie, păstrate în dosare şi arhivate așa cum este cerut de lege (vezi aici exemple de Ce şi pentru Cât timp arhivăm). Unul dintre dezavantajele evidente? Căutarea și consultarea lor se face pe hârtie, lucru care consumă mult timp. Din acest motiv, pentru completarea digitalizării, este esenţială dematerializarea documentelor pe hârtie, indexarea și punerea acestora la dispoziție în formă electronică – vor putea pot fi regăsite și consultate imediat!
De asemenea, pentru a elibera spațiul din birouri, documentele pe hârtie sunt păstrate într-o arhivă acreditată conform Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale. Atunci când avem nevoie de documentul original, pur şi simplu aceste este extras din arhivă și transmis beneficiarului.
Iată cum putem ajunge să vorbim despre o adevărată digitalizare a companiilor, prin utilizarea preponderentă a documentelor electronice!
