Contextul pandemic a adus atât instituțiile de stat, cât și pe cele private cu un pas mai aproape de transformarea digitală pe care ne-o dorim, și chiar spre începutul procesului de debirocratizare la care doar visam.
Băncile au făcut în ultimul an investiții serioase în proiecte de digitalizare prin automatizarea anumitor procese, astfel că pentru clienți acum este mult mai ușor să acceseze produsele sau serviciile bancare și informațiile de care au nevoie, fără a mai fi nevoie de prezența fizică în sucursala băncii.
Și dacă s-au ocupat de relațiile clienții sau partenerii externi, iată că a venit timpul să investească într-o soluție internă, prin care angajații să poată semna documentele de muncă electronic, cu valoare legală. Contextul legislativ s-a modificat și el recent, prin Legea 208/2021, care întărește faptul că actele dosarului de angajat pot fi semnate cu semnătură electronică.
Departamentul de Resurse Umane al instituțiilor bancare este unul complex și din punct de vedere al organizării personalului și al procedurilor ce trebuie respectate. Acest lucru se datorează faptului că numărul de angajați este relativ mare, iar procedurile de securitate trebuie atent urmărite și ținute sub control.
Pentru instituții precum băncile, transformarea digitală a departamentului de HR este cu adevărat o ”gură de aer”, deoarece toate procesele ce implicau consum de hârtie, timp și spațiu de arhivare, devin electronice.
Cum arată acum HR-ul unei bănci?
XBank – 10.000 de angajați cu o dinamică de 20% pe an.
În departamentul de Resurse Umane lucrează 15 specialiști pe partea de recrutare și 10 pe administrare.
Sunt aproximativ 20 de documente ce trebuie semnate la angajare, printre care: acceptarea ofertei, CIM, adeverințe, declarații, regulament de ordine interioară, cerere deschidere cont bancar etc. Ulterior angajării, pe parcursul derulării contractului de muncă mai apar aproximativ 5 documente pe an ce trebuie semnate, fără a lua în calcul cererile de concediu, ci doar acte adiționale, evaluarea anuală, participarea la diferite traininguri etc. Aceste documente însumează aproximativ 50 file de hârtie, care trebuie tipărite, semnate, îndosariate și arhivate.
Ore întregi, dacă nu chiar zile, sunt necesare pentru a parcurge un singur flux al oricărui document fizic, mai ales în cazul în care se lucrează și de acasă – de la întocmire, printare, trimitere prin curier pentru semnare către toți semnatarii, revenirea documentului la departamentul de Resurse umane, scanarea, îndosarierea acestuia și apoi arhivarea fizică.
Chiar și ulterior, dacă angajatul solicită o adeverință sau un duplicat, în cazul în care documentul a fost deja trimis în arhiva fizică, într-un depozit la marginea orașului, va dura din nou câteva zile până la îndeplinirea acestei solicitări.
Cum va arăta HR-ul băncii după ce va fi transformat digital?
10.000 de angajați cu o dinamică de 20% pe an
În departamentul de Resurse Umane lucrează 15 specialiști pe partea de recrutare și 10 pe administrare.
Sunt aproximativ 20 de documente ce trebuie semnate la angajare, printre care: acceptarea ofertei, CIM, adeverințe, declarații, regulament de ordine interioară, cerere deschidere cont bancar etc. Ulterior angajării, pe parcursul derulării contractului de muncă mai apar aproximativ 5 documente pe an ce trebuie semnate, fără a lua în calcul cererile de concediu, ci doar acte adiționale, evaluarea anuală, participarea la diferite traininguri etc. Aceste documente însumează aproximativ 50 file de ”hârtie digitală”, care trebuie doar să fie semnate electronic, mergând automat în arhiva electronică cu valoare legală.
Timpul necesar pentru a gestiona toate aceste fluxuri de documente, a scăzut de la câteva ore bune, poate chiar zile, la una-două ore.
Nu se mai consumă hârtie, timp cu transportul documentelor în format fizic de la specialistul de HR la director și/sau angajat, tuș pentru imprimantă sau spațiu cu depozitarea documentelor, lucru extrem de important dacă ținem cont de faptul că actele de muncă au termene de arhivare de până la 75 de ani.
Concluzia este că pe lângă economia din punct de vedere financiar cu consumabilele și cu arhivarea fizică, cea mai mare economie pentru bancă este TIMPUL. Astfel, specialiștii de HR se pot ocupa de alte proiecte specifice, în scopul de a se concentra pe procese care aduc valoarea adăugată companiei, precum recrutarea, planuri de retenție si motivare a echipei, managementul talentelor, dezvoltarea brandului de angajator.
