Posibilitatea încheierii contractelor individuale de muncă şi altor documente din domeniul relaţiilor de muncă şi instruirii SSM, utilizând semnătura electronică calificată, este reglementată explicit în legislaţia naţională, cu aplicare din 25 iulie 2021, odată cu publicarea în Monitorul Oficial a Legii nr. 208/2021 privind aprobarea OUG nr. 36/2021.

Din noile reglementări introduse în Codul muncii şi Legea securităţii şi sănătăţii în muncă, trebuie reţinute următoarele aspecte:

1. CE? Semnătura electronică calificată poate fi utilizată de angajatori şi angajaţi la:

• încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea CIM (contract individul de muncă);
• întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea CIM, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea lui – anexe, acte adiţionale, fişe de post etc.;
• semnarea dovezii instruirii SSM (securității și sănătății în muncă).

Un alt aspect important este faptul că documentele din sfera relaţiilor de muncă semnate electronic se arhivează electronic “de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 şi ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică”.

În plus, organele de control competente au obligaţia de a accepta, pentru verificare şi control, contractele individuale de muncă şi actele adiţionale, precum şi înscrisurile/documentele din domeniul relaţiilor de muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă încheiate în format electronic, cu semnătură electronică, fără a le solicita şi în format letric.

2. CÂT? Cheltuielile de achiziţionare sunt deductibile

Conform noii forme a art. IV din OUG nr. 36/2021, modificată prin recenta Lege nr. 208/2021, cheltuielile aferente achiziționării semnăturilor electronice utilizate în vederea semnării documentelor de încheiere, modificare, suspendare sau, după caz, de încetare a contractului individual de muncă, sunt deductibile.

“(2) Angajatorul poate suporta, pentru el şi pentru angajaţii săi, în vederea îndeplinirii obligaţiilor legle menţionate în prezenta ordonanţă de urgenţă, cheltuielile pentru achiziţionarea semnăturilor electronice […] utilizate pentru semnarea înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă.

(2¹) Cheltuielile efectuate de angajator, prevăzute la alin. (2), reprezintă cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal.”

3. DE CE? Semnătură electronică calificată are implicit efectul juridic echivalent al unei semnături olografe

Iar acest lucru este reglementat prin art. 25 din Regulamentul eIDAS nr. 910/2014, aplicabil în toate statele membre UE. Pentru celelalte tipuri de semnături trebuie realizată expertiză tehnică ori de câte ori este nevoie să fie demonstrată valoarea lor legală.

În plus, în cazul utilizării semnăturii electronice calificate vorbim şi despre eficienţă crescută (economie de timp, spaţiu de depozitare, de resurse şi costuri), utilizări multiple (certificatul calificat poate fi utilizat nu doar la semnarea documentelor de HR, ci şi altor contracte/documente de business ori în relaţiile cu instituţiile statului), siguranţă (autenticitatea, integritatea și non-repudierea documentelor semnate, precum și identificarea semnatarului), respectiv accesibilitate şi mobilitate (uşor de utilizat, de oriunde, oricând, de pe orice dispozitiv).

4. CUM? certSIGN oferă un pachet complet de soluţii conform Legii nr. 208/2021

Companiile private şi instituţiile publice din România pot opta pentru pachetul complet de soluţii certSIGN, în conformitate cu noile prevederi legislative, care include:

• platforma de semnătură electronică la distanţă Paperless flowSIGN – semnarea extrem de rapidă şi cu valoare legală a unui sau mai multor documente de către două sau mai multe persoane;
• certificate calificate de semnătură electronică la distanţă – cu posibilitatea obţinerii 100% online prin identificare video şi valabilitate în funcţie de nevoile specifice;
• arhivare electronică – păstrarea documentelor semnate electronic folosind servicii autorizate conform Legii nr. 135/2007.

La acestea se adaugă, pentru un plus de siguranţă, marcă temporală calificată (pentru prevenirea unor situaţii precum antedatarea documentelor) şi mecanisme de validare pe termen lung LTV (pentru verificarea unui document semnat electronic şi după expirarea certificatului).