Dacă despre utilizarea certificatului calificat de semnătură electronică pentru e-Factura am tot vorbit, iată că a venit momentul să aflăm şi ce facem cu documentele care trec prin acest sistem – mai exact, despre arhivarea electronică a facturilor. Iar răspunsurile la primele întrebări pe acest subiect le-a oferit Emilian Drăgan (Director Business Unit Arhivare certSIGN), invitat în studioul Radio Guerrilla:
1. Cine este responsabil de arhivarea facturilor electronice din SPV?
“Responsabilitatea în acest cadru revine tot companiilor care emit aceste facturi. Portalul SPV nu face decât să intermedieze o interacţiune între companiile private, să urmărească plata de încasări de TVA şi aşa mai departe. Dar responsabilitatea arhivării tuturor documentelor emise revine celor care le emit.”, a explicat specialistul certSIGN.
Un alt aspect important de reţinut este că, în cazul unui control realizat de Agenţia Naţională de Administrare Fiscală, nu va fi solicitat fişierul XML încărcat în Spaţiul Privat Virtual, ci fişierul XML semnat de ANAF ulterior verificării, prin care se confirmă validitatea facturii. Acest document trebuie descărcat de către fiecare companie în parte şi arhivat.
2. Câţi ani se arhivează o factură?
“Conform legislaţiei în vigoare, facturile în momentul de faţă se arhivează timp de 5 ani de zile de la data emiterii lor. […] Legat de SPV, în momentul de faţă ANAF îţi pune la dispoziţie acel fişier XML timp de 60 de zile, după care responsabilitatea pentru următorii 4 ani şi îţi revine.“, a punctat Emilian Drăgan.
Deşi se poate solicita către ANAF repunerea fişierului XML în portal, în cazul pierderii acestuia, nu există un termen de răspuns ori obligaţia realizării acestui demers de către instituţie.
3. Se arhivează şi facturile primite în SPV?
Da, arhivarea facturilor primite în Spaţiul Privat Virtual se realizează urmând acelaşi regim ca în cazul facturile emise.
4. Există în România furnizori autorizaţi de servicii de arhivare electronică?
“Este important să ştiţi că documentele se arhivează într-adevăr la furnizori autorizaţi, alţii decât cei care facilitează emiterea unei facturi. Acum se lucrează cu diverse aplicaţii pentru emiterea acestor facturi şi încărcarea sau descărcarea lor din SPV, dar acele platforme nu furnizează servicii de arhivare conform legii (n.a. Legea nr. 135/2007).”, a subliniat colegul nostru.
Mai exact, în cazul furnizorilor autorizaţi de servicii de arhivare electronică intervin, prin reglementările legislative în vigoare, o serie de aspecte precum răspundere, asigurări, audituri realizate de instituţii ale statului şi instituţii private etc.
5. Se poate realiza arhivarea facturilor şi în format PDF?
În contextul e-Factura, fişierele în format PDF nu sunt recomandate deoarece nu conţin semnăturile pe care Agenţia Naţională de Administrare Fiscală le aplică în momentul validării unui XML. Aşadar, documentele arhivate trebuie să rămână cele în format XML semnate de ANAF şi descărcate ulterior de companie.
“Într-adevăr, ANAF a făcut o mică aplicaţie care îţi transformă XML-ul într-un fel de PDF, dar este doar o chestiune pur vizuală, pentru a se putea vedea informaţia structurată, aşa cum suntem obişnuiţi că arată o factură. Altfel, dacă se ajunge în instanţă, sau chiar şi în cazul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, îţi vor fi solicitate XML-urile semnate de ANAF.”