Cu ajutorul soluţiei Paperless flowSIGN, documentele de HR pot fi semnate electronic la distanţă de multiple persoane, uşor şi rapid, cu valoare legală – aspecte esenţiale mai ales în contextul actual al telemuncii. Însă pentru a înţelege mai bine modul în care activitatea departamentelor de Resurse Umane poate deveni 100% digitală utilizând soluția Paperless flowSIGN de semnătură electronică la distanță, răspundem în continuare la câteva dintre cele mai importante întrebări ale specialiştilor din domeniu – din punct de vedere juridic şi nu numai.
1. Care este valoarea juridică a documentelor semnate electronic?
Semnătură electronică calificată are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe, conform Regulamentului european eIDAS 910/2014. Certificatele digitale calificate emise de certSIGN pentru semnătură electronică sunt oferite în conformitate cu acest regulament. Astfel că, un document semnat cu semnătură electronică calificată este asimilat înscrisului sub semnătură privată, atât în cazul actelor pentru care forma scrisă este necesară ad validitatem, cât și în cazul celor pentru care forma scrisă este necesară ad probationem.
În cazul celorlate tipuri de semnături electronice, avansată sau simplă, în general înscrisurile astfel semnate sunt acceptate ca început de dovadă scrisă, aplicându-se reglementările din Codul de procedură civilă privind proba.
2. Angajatorul poate semna electronic, iar angajatul fizic, iar documentele să fie arhivate?
Nu este recomandabil, deoarece este greu de dovedit existența actului și implică dublă arhivare atât pentru angajator, cât și pentru angajat, care ar fi nevoit să comunice, să transmită contractul de muncă în ambele formate. De asemenea, în contextul proiectului de ordonanța de urgență care prevede expres că ambele părți trebuie să semneze ori pe hârtie ori electronic cu semnătură electronică calificată, această solutie hibridă nici nu mai poate fi luată în calcul.
3. Cum procedăm dacă un viitor angajat nu deține o semnătură electronică? Care este procedura administrativă care trebuie parcursă pentru a obține semnătură electronică? Cât durează, în medie, emiterea acesteia?
Pentru emiterea semnăturii electronice este necesară identificarea angajaților. Identificarea poate fi făcută față în față, prin diferite metode, sau la distanță, printr-un protocol video certificat. În acest ultim caz, angajatul trebuie să aibă la dispoziție un dispozitiv electronic cu cameră video, cartea de identitate și posibilitatea tehnică de a intra în legătură cu un operator certSIGN care îi va confirma identitatea.
În funcție de metoda de identificare aleasă, emiterea certificatului poate dura de la câteva minute (identificare video) la 1-2 zile (identificare fizică).
4. Am mai auzit de opțiunea de a-și asuma angajatorul identitatea, prin faptul că a intervievat persoana, ar fi valabil?
Există posibilitatea identificării persoanei căreia i se emite un certificat calificat prin intermediul unor terți. Un angajator ar putea fi un astfel de terț care să preia din atribuțiile furnziorului de servicii de încredere calificat. Aceasta delegare presupune o serie de acorduri, angajatorul trebuie să îndeplinească anumite condiții și să își asume anumite responsabilități. Identificarea trebuie făcută în condițiile stabilite de Regulamentul eIDAS și este supusă unui audit. Nu orice identificare poate fi acceptată ca fiind conformă cu Regulamentul.
Pentru a afla exact modul în care funcţionează soluţia Paperless flowSIGN, vă invităm să consultaţi şi “Studiu de caz. Fluxul pentru semnarea electronică a documentelor în relația cu angajaţii. Paperless flowSIGN”.