Dacă încă te numeri printre persoanele care nu au adoptat semnătura electronică în locul celei olografe, îţi prezentăm în continuare cinci motive pentru care să “schimbi tabăra”. Semnătura electronică permite business-urilor de orice tip să simplifice procesele interne care presupun hârtii şi semnături (marea majoritate), într-un mod eficient.
Suntem convinşi că ai ai câteva întrebări pe acest subiect, aşa că îţi vom răspunde noi înainte la cele mai importante şi frecvente dintre ele.
1. Este semnătura electronică legală? DA! Regulamentul UE eIDAS nr. 910/2014 stabileşte că o semnătură electronică calificată are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe. De asemenea, semnătura electronică calificată bazată pe un certificat calificat eliberat de un stat membru este recunoscută drept semnătură electronică calificată în toate celelalte state membre.
2. Este sigură? Semnătura electronică este sub controlul semnatarului, care utilizează un token şi un cod PIN unic. Orice modificare a unui document semnat electronic este detectabilă. Astfel, încercările de fraudare pot fi eliminate aproape integral, spre deosebire de semnătura olografă care poate fi plastografiată cu uşurinţă iar documentele modificate ulterior.
3. Este necesară? Sau – altfel spus – de ce să apelez la această variantă, dacă mă descurc foarte bine şi semnând olograf? Ia în calcul următorul scenariu – ţie îţi ia o săptămână sau poate chiar mai mult să ai un document transmis, semnat şi returnat (asta în cazul fericit în care nu mai descoperi ulterior greşeli şi trebuie să o iei de la capăt). Firmele care semnează deja electronic rezolvă totul în câteva minute, pentru că deja au înţeles avantajele şi importanţa soluţiei, în contextul digitalizării. Acestea au extins utilizarea semnăturii electronice dincolo de situaţiile obligatorii (ANAF, ITM, SEAP), în procesele interne precum semnarea contractelor cu partenerii, procesele de recrutare/angajarea, semnarea facturilor etc..
4. Este uşor de obţinut? Semnătura electronică cu valoare legală este cea realizată prin intermediul certificatelor digitale calificate, care pot fi obţinute de la prestatorii de servicii de încredere calificaţi. Printre aceştia se numără şi certSIGN, care pune la dispoziţie kituri de semnătură electronică cu valabilitate de 1, 2 sau 3 ani, incluzând:
· certificatul digital calificat;
· aplicația de semnare clickSIGN;
· dispozitivul securizat de creare a semnăturii;
· costurile de livrare a certificatului prin curier rapid.
5. Este scumpă? Îţi propunem să abordezi latura financiară din altă perspectivă, cea a costurilor operaţionale şi resurselor de timp implicate – printare, semnare, scanare, transmitere prin curier/poştă, arhivare, respectiv durata acestor procese şi materialele folosite. Dacă însumezi toate aceste aspecte şi le compari cu preţul unui kit de semnătură electronică, vei observa cu uşurinţă că ultima variantă este mult mai avantajoasă.
La toate acestea se adaugă şi faptul că documentele astfel semnate, pot fi imediat arhivate electronic. Arhivarea electronică garantează acces instantaneu la informaţii, securitate şi partajare uşoară, mai mult spaţiu şi reducerea costurilor (de tipărire, transmitere prin poștă sau curier şi păstrare a documentelor pe termen lung).
