2024 se apropie, introducând obligativitatea utilizării sistemului RO e-Factura în cazul companiilor, pentru care este necesară deţinerea unui certificat digital calificat de semnătură electronică. Pe scurt, pentru toate tranzacţiile derulate de contribuabili în relaţia B2B facturile trebuie raportate prin RO e-Factura.
Ceea ce trebuie reţinut este că, indiferent dacă veţi transmite facturile prin conturile SPV / ANAF sau veţi utiliza serviciile platformelor de facturare online integrate cu e-Factura, deţinerea unei semnături electronice calificate este obligatorie. Mai multe clarificări referitoare la acest subiect găsiţi în continuare, certSIGN răspunzând la un top al celor mai frecvente întrebări privind semnătura electronică calificată pentru e-Factura în 2024.
1. Este obligatorie o semnătură electronică calificată pentru a folosi RO e-Factura în 2024?
DA. Sistemul național privind facturarea electronică RO e-Factura este disponibil în Spațiul Privat Virtual al ANAF. Iar SPV este accesibil exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică, emis de un prestator de servicii de încredere calificat, acreditat conform cerințelor Regulamentului eIDAS nr. 910/2014, precum certSIGN.
2. Ce semnătură electronică folosesc pentru sistemul RO e-Factura?
Aşa cum am menţionat mai sus, este necesară deţinerea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică. Conform Regulamentului eIDAS nr. 910/2014, semnătura electronică calificată este singurul tip de semnătură electronică care are implicit efectul juridic echivalent al unei semnături olografe.
3. De unde obţin certificatul calificat de semnătură electronică pentru sistemul RO e-Factura?
certSIGN pune la dispoziție certificate digitale calificate de semnătură electronică pe token sau în cloud, cu valabilitate de 1, 2 sau 3 ani, ambele tipuri putând fi utilizate pentru toate serviciile online ANAF, inclusiv SPV / RO e-Factura, sau pur și simplu pentru semnarea cu valoare legală a documentelor de orice fel.
4. Cât de complicat este procesul de achiziţie al unei semnături electronice?
Indiferent de mediul de stocare a certificatului digital – dispozitiv criptografic sau în cloud – semnătura electronică calificată certSIGN poate fi obținută extrem de simplu şi rapid, 100% online, prin identificare video la distanţă echivalentă cu prezența fizică. Acest proces complet digital poate fi parcurs de oriunde, fară deplasări suplimentare și hârtii de depus.
Pentru identificarea video sunt necesare o carte de identitate valabilă şi un dispozitiv cu o cameră web funcţională. După introducerea datelor necesare procesului de înregistrare este demarată procedura de identificare remote care include scanarea actului de identitate, scanarea facială şi validarea numărului de telefon. E-mail-ul de validare a datelor procesate se transmite în aproximativ 24 de ore după încheierea procedurii.
5. Ce semnătură electronică calificată aleg pentru RO e-Factura – pe token sau în cloud?
Deşi ambele soluţii certSIGN au valoare legală implicită, certificatul calificat de semnătură electronică în cloud prezintă o serie de avantaje faţă de cel pe token, respectiv:
- mobilitate crescută – utilizare pe orice tip de dispozitiv (smartphone, tabletă, PC, laptop)
- nu necesită instalarea de drivere speciale
- cost redus comparativ cu semnătura electronică token
IMPORTANT! De reţinut că certificatele calificate de semnătură electronică în cloud certSIGN pot fi utilizate în relația cu ANAF / SPV doar pe dispozitive cu sisteme de operare Windows, prin descărcarea aplicației vTOKEN, inclusă în pachet.
6. Care sunt costurile unui certificat digital calificat de semnătură electronică?
Costurile semnăturii electronice certSIGN variază în funcţie de mediul de stocare al certificatului şi valabilitatea acestuia. Astfel, pentru obţinerea unui kit de semnătură electronică pe token costurile asociate sunt de 47 Euro (certificat valabil 1 an), 73 Euro (2 ani) şi 96 Euro (3 ani). În cazul semnăturii electronice la distanţă / în cloud Paperless, tarifele sunt de 39 Euro (certificat valabil 1 an), 59 Euro (2 ani) şi 79 Euro (3 ani). Preţurile nu includ TVA.
7. Care este data exactă de la care trebuie să folosesc sistemul RO e-Factura? Ce sancţiuni şi amenzi risc?
Legea nr. 296/2023 stabileşte 3 termene de care contribuabilii trebuie să ţină cont, mai ales că nerespectarea prevederilor implică şi amenzi:
- 1 ianuarie 2024: emitenții de facturi trebuie să raporteze documentele atât în RO e-Factura, cât şi să le transmită destinatarilor prin modalităţile curente (format tipărit, e-mail etc.). Singura excepție o constituie situațiile în care atât emitentul, cât și destinatarul sunt deja înregistrați în Registrul e-Factura.
- 1 aprilie 2024: se sancţionează cu amendă nerespectarea termenului-limită de 5 zile lucrătoare pentru transmiterea facturilor prin sistemul RO e-Factura – de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru marii contribuabili, de la 2.500 lei la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii, de la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și persoanele fizice.
- 1 iulie 2024: RO e-Factura va fi singurul canal prin care se vor mai putea transmite facturile, orice altă formă de transmitere a acestor documente urmând să fie lipsită de efecte fiscale. Primirea și înregistrarea unei facturi în relația B2B, fără respectarea obligației de transmitere în e-Factura, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.
