Documentul reprezintă un instrument important în comunicarea internă și externă a companiei. De circuitul informaţiei depinde rapiditatea cu care se iau deciziile în compania dumneavoastră. Iar managementul documentelor este o problemă costisitoare.

Documentele pe hârtie trebuie tipărite, indexate și arhivate într-un spaţiu fizic. Iar pentru fiecare dintre aceste operaţiuni compania dumneavoastră cheltuie resurse importante.

Aceste cheltuieli pot fi reduse cu până la 75% prin utilizarea documentelor în format electronic și a serviciului de arhivare electronică de la certSIGN.

Serviciul de arhivare electronică reprezintă externalizarea activităţii de indexare și arhivare a documentelor companiei dumneavoastră, în condiţiile Legii 135/2007 privind arhivarea electronică. Întreaga infrastructură tehnică necesară procesului de arhivare este dezvoltată, întreţinută şi operată de certSIGN – companie certificată de MCSI ca administrator de arhive electronice conform Legii 135/2007.

Funcţionalităţile serviciului de arhivare electronică oferit de certSIGN:

• Arhivare conform Legii - documentele pot fi opozabile legal oricărei autorităţi (fiscale, judecătorești etc)
• Transmiterea automată şi în siguranţă maximă a documentelor de la client către arhivator, printr-un conector specializat
• La cerere, se poate efectua conversia din format fizic, pe hârtie, în format electronic
• Restaurarea online (direct de către client) sau offline (de către certSIGN la cererea clientului) în format electronic a documentelor

Beneficiile serviciului de arhivare electronică oferit de certSIGN:

• Reducerea costurilor de arhivare cu până la 75% - prin eliminarea chetuielilor legate de arhivarea fizică: nu mai este nevoie de arhivare paralelă pe hârtie, eliminându-se astfel orice cost legat de imprimare și spaţiu ocupat de arhivă la sediul clientului.
• Costuri transparente și urmărite în detaliu, astfel încât clientul știe cât și pentru ce plătește.
• Timpul alocat căutării documentelor în arhivă este redus aproape de zero, documentele putând fi recuperate instantaneu în majoritatea cazurilor.
• Investiţia în sistemul de arhivare electronică este 0 - prin externalizarea arhivării electronice către certSIGN, compania dumneavoastră va suporta doar costurile operaţionale, fără alte costuri legate de omologarea sistemului IT sau administrarea acestuia, ori pentru pregătirea şi instruirea personalului în conformitate cu normele în vigoare.
• Opozabilitatea legală a documentelor – orice document (contract, factură, balanţe sau bilanţuri contabile etc) arhivat conform Legii 135/2007 prin intermediul certSIGN are putere legală în faţa autorităţilor de control fiscal sau în faţa unui judecător.
• Integritatea, autenticitatea şi confidenţialitatea – sunt garantate penal și financiar pe întreg ciclul de viaţă al documentelor, informaţiile conţinute de acestea sunt protejate împotriva modificării neautorizate; certSIGN, în calitate de terţ de încredere nu are acces la informaţiile conţinute de documente.
• Nerepudiere, acoperire legală în caz de litigiu – documentele arhivate electronic conform Legii au aceeaşi valoare legală precum documentele pe hârtie, arhivate în conformitate cu reglementările legale în vigoare.
• Gestionarea arhivelor este făcută de către un terţ de încredere – cu experienţă în domenii de nişă (criptografie, marcare temporală), acreditat în conformitate cu cerinţele legale şi care deţine "know how" şi personal specializat.
• Siguranţa absolută a documentelor, garantată de infrastructura hardware și software care a trecut testele de interoperabilitate NATO.

Pentru mai multe informaţii, contactaţi un consultant certSIGN.