În contextul digitalizării fiscale, prin implementarea sistemului e-Factura, gestionarea eficientă a facturilor electronice devine o necesitate. Cu atât mai mult cu cât ANAF păstrează facturile în format XML doar pentru o perioadă de 60 de zile. Ce facem cu diferenţa de până la 5 ani – termenul legal de păstrare a acestor documente? Apelăm la servicii specializate de arhivare electronică, conform legii!
Soluția dezvoltată de certSIGN îți oferă o platformă complet automatizată pentru păstrarea electronică a facturilor primite și transmise într-un an, asigurând conformitatea cu reglementările legale și protejarea datelor tale, pentru o perioadă cumulată de 6 ani.
Serviciul de arhivare electronică certSIGN pentru e-Factura conform legii este disponibil în trei variante de pachete – 250, 500 sau 1.000 de facturi/an, este integrat direct cu SPV și acoperă inclusiv perioada obligatorie de 5 ani de păstrare a documentelor.
Accesul la platforma de arhivare începe cu o autentificare sigură, bazată pe doi factori: utilizator și parolă, plus un cod OTP (One Time Password) primit prin e-mail. Această măsură sporește securitatea și protejează informațiile critice.
PAS 1: Înrolare unică
Procesul de înrolare este simplu și se realizează o singură dată. Utilizând același certificat digital calificat deja utilizat în Spaţiul Privat Virtual / e-Factura, vei introduce numele companiei sau CUI-urile multiple dacă sunt mai multe firme gestionate prin același certificat. După introducerea PIN-ului specific token-ului tău, te poți conecta direct la SPV pentru integrarea datelor.
PAS 2: Utilizare automatizată
Odată înrolat, serviciul de arhivare certSIGN se ocupă de tot. Platforma se sincronizează automat cu SPV, importând zilnic facturile emise sau primite. Acestea sunt dezarhivate, convertite și în format PDF pentru o vizualizare rapidă și ușoară (pe lângă XML). Arhiva este structurată intuitiv pe criterii precum denumirea societății, tipul facturii (emise/primite), anul și luna.
Aceasta include și funcționalități avansate de căutare, permițând filtrarea documentelor după criterii specifice, precum CUI, sumă sau perioadă. Toate documentele arhivate pot fi descărcate, transmise sau printate cu ușurință.
Beneficii cheie:
- Conformitate legală: asigură păstrarea facturilor pe durata legală de cinci ani, conform reglementărilor în vigoare.
- Certificare: soluția este dezvoltată de un furnizor autorizat conform Legii nr. 135/2007 privind arhivarea electronică.
- Configurare online: achiziția și configurarea soluției se realizează complet online, fără efort.
- Automatizare completă: se integrează cu SPV/ANAF, utilizând același certificat digital, și automatizează procesul de import al facturilor.
- Structură intuitivă: Arhiva este organizată clar, facilitând accesul rapid la documente.
- Backup securizat: Datele sunt protejate prin back-up offline, în centre de date propria aflate pe teritoriul României.
- Asigurarea valorii legale: garantează autenticitatea, integritatea și confidențialitatea documentelor pe întreg ciclul de viață.
Facilitate și flexibilitate
Gestionează-ți facturile direct din e-Factura cu soluția de arhivare electronică certSIGN! Alege pachetul care se potrivește cel mai bine nevoilor tale: 250, 500 sau 1.000 de facturi pe an, beneficiind de soluția optimă pentru o arhivare simplă, rapidă și conformă cu legislația, asigurându-ți totodată accesul oricând, de oriunde, la documentele tale.
Nu mai aștepta! Simplifică-ți procesele printr-o arhivare electronică eficientă și sigură.
