Odată cu implementarea obligatorie a sistemului e-Factura, a apărut şi responsabilitatea arhivării electronice a tuturor documentelor care tranzitează platforma. Cu atât mai mult cu cât ANAF păstrează facturile în format XML doar pentru o perioadă de 60 de zile. Ce facem cu diferenţa de până la 5 ani – termenul legal de păstrare a acestor documente? Apelăm la servicii specializate de arhivare electronică, conform legii – despre care puteţi găsi mai multe informaţii în continuare.
1. Trebuie să arhivez electronic facturile din e-Factura?
DA! Orice business, indiferent de mărime sau domeniu de activitate, are responsabilitatea păstrării tuturor facturile primite şi transmise prin sistemul e-Factura pentru o perioadă de 5 ani, conform reglementărilor legislative în vigoare.
Termenul de 5 ani este calculat de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care facturile au fost întocmite. De reţinut că ANAF pune la dispoziţia contribuabililor care utilizează sistemul e-Factura din Spaţiul Privat Virtual (SPV) facturile în format XML timp de doar 60 de zile.
2. Cum ştiu că facturile mele sunt arhivate electronic conform legii?
Apelezi la serviciile unui furnizor autorizat în domeniu, precum certSIGN, care oferă servicii de arhivare electronică e-Factura conform legii, disponibile în 3 variante de pachete – 250, 500 sau 1.000 de facturi/an, direct din SPV – cu acoperirea perioadei obligatorii de 5 ani de păstrare a documentelor
Serviciile de arhivare electronică e-Factura oferite de certSIGN, furnizor autorizat în domeniu, respectă reglementările legislative în vigoare.
3. Ce perioadă acoperă serviciile certSIGN de arhivare electronică e-Factura?
În total, 6 ani. Adică 1 an (facturile emise/primite pe perioada serviciului, în limita numărului de documente incluse în pachet) + 5 ani perioada legală. Spre exemplu, pentru un Pachet Arhivare e-Factura 250 vei achita o dată 19 euro, suma în care intră arhivarea electronică a 250 de facturi emise/primite într-un an şi stocarea acestora pentru încă alţi 5 ani, perioada prevăzută de reglementările legislative în vigoare.
Termenul de 5 ani este calculat de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care facturile au fost întocmite.
4. Am nevoie de un nou certificat digital pentru serviciile de arhivare electronică e-Factura?
NU! Configurarea este extrem de facilă, fiind utilizat certificatul de semnătură electronică deja folosit în Spaţiul Privat Virtual. Procesul de înrolare este simplu și se realizează o singură dată. Utilizând același certificat digital calificat deja utilizat în Spaţiul Privat Virtual / e-Factura, vei introduce numele companiei sau CUI-urile multiple dacă sunt mai multe firme gestionate prin același certificat. După introducerea PIN-ului specific token-ului tău, te poți conecta direct la SPV pentru integrarea datelor.
5. Trebuie introduse manual facturile în platforma serviciilor de arhivare electronică e-Factura?
NU! Serviciile certSIGN asigură importarea zilnică automată a facturilor emise şi primite în e-Factura, în multiple formate (XML + PDF), prin integrarea cu SPV. După parcurgerea procesului de înrolare, serviciul de arhivare certSIGN se ocupă de tot. Platforma se sincronizează automat cu SPV, importând zilnic facturile emise sau primite. Acestea sunt dezarhivate, convertite și în format PDF pentru o vizualizare rapidă și ușoară (pe lângă XML).
6. Facturile arhivate electronic prin serviciile certSIGN e-Factura sunt păstrate în siguranţă?
DA! Ai asigurat un grad mai ridicat de siguranţă, certSIGN dispunând de centre proprii de date şi de rezervă pe teritoriul României, dublate de mecanisme offline/fizice de back-up (pe benzi magnetice). În plus, platforma vine cu un grad ridicat de securitate, prin mecanismul de autentificare cu 2 factori şi un jurnal al activităţilor realizate în aceasta.
7. Am acces rapid la facturile arhivate electronic prin serviciile certSIGN e-Factura?
DA! Poţi accesa documentele arhivate oricând, de oriunde iar platforma are şi o funcţionalitate avansată de căutare conform unor filtre predefinite. În plus, serviciile sunt disponibile 24/7, prin platformă web-based accesibilă de pe orice tip de dispozitiv (PC, laptop, tablet, smartphone).
8. Am nevoie de cunoştinţe tehnice avansate pentru serviciile certSIGN de arhivare electronică e-Factura?
NU! Platforma web dispune de o interfaţă intuitivă, multi-language şi o structură a arhivei electronice uşor de navigat (denumirea societăţii, facturi clienţi/furnizori emise/primite, an, lună etc.)
Descoperă serviciile certSIGN conform Legii arhivării electronice, direct din e-Factura. Alege pachetul potrivit – 250, 500 sau 1.000 de facturi emise şi primite/an!
