Ştim deja că semnătura electronică calificată este una dintre soluţiile esenţiale de digitalizare pentru organizaţiile de profesii liberale. Dar pentru că vrem să clarificăm orice posibile nelămuriri, vă invităm să descoperiţi răspunsurile la întrebările “din public” pe acest subiect, răspunsuri oferite de Mugur Dîlgaru, Manager Clienţi certSIGN, invitat Radio Guerrilla în continuarea campaniei “Dă valoare juridică semnăturii electronice”.
1. Ce concluzii avem la început de 2023, din experienţa anterioară cu organizaţiile de profesii liberale, în ceea ce priveşte adopţia semnăturii electronice?
Deschiderea către digitalizare prin utilizarea soluţiilor de semnătură electronică calificată este cu atât mai mult de apreciat aici cu cât activitatea specialiştilor în cadrul asociaţiilor sau formelor de organizare care îi reprezintă este pro-bono, spre deosebire de exercitarea propriu-zisă a profesiilor. Iar acţiunile şi proiectele de digitalizare implementate de certSIGN pe parcursul anului trecut în rândul organizaţiilor de profesii liberale din diferite domenii ne dau speranţa că suntem pe direcţia bună!
Iar acest lucru nu ar trebui să ne mire, dacă luăm în calcul faptul că semnătura electronică calificată se dovedeşte un instrument extrem de util în procesele organizaţiilor de profesii liberale care pot viza:
- eliberarea documentaţiilor de specialitate, autorizaţiilor, certificatelor de membru, adeverinţelor etc.
- semnarea electronică a documentelor în cadrul organizaţiilor şi în relaţia cu clienţii, partenerii, colaboratorii etc.
- semnarea electronică a proceselor verbale şi a documentelor rezultate în urma şedinţelor/hotărârilor din consiliul de administraţie, filiale, centre regionale, decizii ale comitetului director etc.
2. Sunt expert contabil şi folosesc semnătura electronică pentru semnarea declaraţiilor fiscale. Pot folosi această semnătură electronică pentru a semna şi alte documente – de exemplu contracte sau acte adiţionale?
Da, cu aceeaşi semnătură electronică se pot semna documente în format electronic fără a exista vreo limitare în funcţie de tipul documentului iar calitatea profesională a expertului contabil poate fi dovedită prin documente justificative precum atestate, certificări, diplome etc. Pe scurt, cu aceeaşi semnătură electronică calificată, se pot semna şi orice alte documente – cu valoare legală, desigur.
3. Sunt arhitect şi folosesc semnătura electronică de patru ani în scopuri personale – o pot utiliza pe aceasta şi în scopuri profesionale, cum ar fi semnarea documentaţiei tehnice?
În acest caz trebuie avut în vedere faptul că la nivel naţional există o serie de reglementări specifice stabilite prin Ordonanţa de Urgenţă nr. 140/2020 sub incidenţa căreia intră domeniile arhitectură, construcţii şi urbanism. Potrivit acestora, semnătura electronică – de exemplu pentru un arhitect – trebuie să conţină anumite atribute specifice: calitatea profesională, domeniul sau subdomeniul şi specialitatea pentru care acesta are drept de semnătură sau de practică, calitatea de coordonator sau elaborator pentru documentaţii sau părţi de documentaţii.
În concluzie, în acest caz este nevoie de o nouă semnătură electronică care să fie emisă în conformitate cu cerinţele OUG nr. 140/2020, deoarece această semnătură electronică “profesională” trebuie să conţină atributele specifice.
Rămânând în sfera specialiştilor din construcţii, arhitectură şi urbanism vizaţi de acest act normativ, important de reţinut este faptul că toată documentaţia de la proiect, aviz şi până la recepţia lucrării se poate semna cu o semnătură electronică calificată, foarte uşor şi foarte rapid şi cu valoare legală.
Mai mult, dacă luăm ca exemplu cazul unei firme de construcţii din Bucureşti care câştigă un proiect la Braşov – proiect pentru care este necesară angajarea a zece persoane – toate documentele de HR necesare (ofertă, contract de muncă, act adiţional etc.) pot fi semnate în câteva minute, accelerând astfel începerea proiectului, spre deosebire de varianta clasică a documentelor pe hârtie semnate olograf şi transmise prin curier.
4. Este adevărat că nu se pot semna documente în format Word cu semnătura electronică?
Nu, cu semnătura electronică calificată se pot semna documente în orice format – Word, PDF, Excel etc., chiar şi fotografii. Atât timp cât vorbim despre fişiere digitale, nu există limitări în aplicarea semnăturii electronice calificate.
5. În cazul schimbării numelui, de ce este necesară emiterea unui nou certificat digital de semnătură electronică?
Există o serie de date obligatorii care se regăsesc în certificatul digital de semnătură electronică şi care vizează identitatea titularului iar în cazul schimbării unei astfel de date, precum numele, devine într-adevăr obligatorie revocarea vechiului certificat şi emiterea unuia nou, cu datele actualizate. Similar, să ne gândim că la schimbarea numelui este automat necesară şi schimbarea actului de identitate.
Ai ratat prima intervenţie pe acest subiect? Citeşte acest articol dedicat sau ascultă înregistrarea:
