Indiferent că vorbim despre Retail, Producţie, Distribuţie, FMCG (reţele de magazine, hypermarket-uri etc.), E-commerce sau Logistică (Transport, Depozitare, Supply Chain Management, 3PL), la baza soluţiilor de transformare digitală a fluxurilor de lucru şi proceselor de business se află tot semnătura electronică calificată. Iar mai multe detalii pe acest subiect putem afla în continuare de la Ramona Idita, Manager Clienţi certSIGN, care a răspuns la o serie de întrebări punctuale în cadrul unei noi intervenţii Radio Guerrilla din campania “Dă valoare juridică semnăturii electronice”.
1. Unde suntem în ceea ce priveşte adopţia semnăturii electronice calificate în zona de retail, FMCG şi Logistică?
Având în vedere că o mare parte din companiile din zona de retail, FMCG şi Logistică au ales deja să folosească semnătura electronică calificată şi au văzut beneficiile care pot fi obţinute cu ajutorul acestei soluţii esenţiale de transformare digitală a proceselor de business, putem spune că gradul de adopţie este unul foarte bun.
Ca o concluzie trasă la finalul anului precedent, 2022, s-a observat că semnătura electronică a fost utilizată cel mai des de către companiile din această zonă pentru semnarea contractelor comerciale atât în România, cât şi în afara ţării, pentru semnarea documentelor de HR, documentelor interne, a ofertelor etc.. Iar în ceea ce priveşte societăţile de transport, s-a remarcat utilizarea semnăturii electronice atât în cazul contractelor comerciale, cât şi în cazul fişelor de transport, avizelor de expediţie.
2. O companie de retail poate folosi semnătura electronică calificată pentru documentele de HR dacă angajaţii au alte naţionalităţi?
Da, semnătura electronică calificată poate fi utilizată pentru semnarea documentelor de muncă inclusiv în cazul angajaţilor de alte naţionalităţi, certSIGN având deja proiecte implementate pe acest scenariu prin deţinerea tehnologiei necesare care permite verificarea paşapoartelor / documentelor de identitate emise în Uniunea Europeană şi nu numai.
Ţinând cont că pentru emiterea unui certificat digital de semnătură electronică calificată este obligatorie realizarea identificării persoanei, trebuie reţinut faptul că această identificare se poate realiza video, online iar în momentul de faţă avem peste 40 de ţări la nivel internaţional pentru care se pot emite certificate prin acest mecanism – atât din UE, cât şi din afara Uniunii.
3. Este necesar să printez un document, de exemplu un contract de muncă, astfel încât în cazul unui control de la ITM să îl pot prezenta şi fizic?
Nu, printarea unui document semnat electronic nu doar că nu este necesară, dar nu este nici indicată deoarece acesta este valabil şi autentic în format electronic. Un document semnat electronic constituie practic originalul, în timp ce varianta fizică, printată a acestuia devine copia. În cazul în care autorităţile solicită acest document, el trebuie prezentat în forma lui electronică şi chiar există şi un act normativ prin care este menţionat acest lucru, respectiv OUG nr. 36/2021 care prevede utilizarea semnăturii electronice calificate în domeniul relaţiilor de muncă şi în cadrul căruia se specifică clar faptul că, în cazul solicitării unui document semnat electronic, acesta trebuie prezentat în forma iniţială, digitală.
4. Pe acelaşi document, poate semna reprezentantul firmei electronic iar angajatul olograf?
Nu, deoarece un document trebuie semnat de toate persoanele fie electronic, fie olograf. Alegerea unei singure variante de semnare este similar prevăzută în reglementările OUG nr. 36/2021.
Ai ratat prima intervenţie pe acest subiect? Citeşte acest articol dedicat sau ascultă înregistrarea: