Cât de importantă este transformarea digitală a proceselor din industriile de Retail, FMCG, E-commerce şi Logistică? Esenţială, spunem noi – dar şi extrem de uşor de implementat cu soluţiile potrivite, printre care se numără, desigur, şi semnătura electronică calificată. O privire în detaliu pe acest subiect o oferă Ramona Idita, Manager Clienţi certSIGN, invitată la Radio Guerrilla pentru o intervenţie dedicată în cadrul campaniei “Dă valoare juridică semnăturii electronice”.
Cât de des este utilizată semnătura electronică calificată în sectorul privat în zona de Retail, Producţie, Logistică?
În aceste domenii, semnătura electronică calificată nu constituie o noutate absolută, fiind un instrument esenţial şi obligatoriu în relaţia companiilor cu instituţiile statului, în cadrul unor procese uzuale precum semnarea şi transmiterea declaraţiilor fiscale către ANAF ori a documentelor solicitate pentru achiziţii în SICAP.
“Din start aici identificăm cel puţin două departamente care folosesc semnătura electronică calificată. Dar provocarea noastră este să ajutăm companiile să conştientizeze importanţa şi beneficiile ce sunt aduse odată ce aleg să digitalizeze întreg procesul de semnare al documentelor – indiferent că vorbim de documente de HR sau de contracte comerciale cu furnizorii, contracte cu clienţii, orice document poate fi semnat electronic.”, a punctat Ramona Idita.
Care este beneficiul imediat pentru o companie din industriile de Retail, FMCG, E-commerce sau Logistică de a trece la semnarea electronică a documentelor faţă de semnarea pe hârtie?
Pe scurt, vorbim despre debirocratizare, eficienţă, timp câştigat şi – implicit – economie de importante resurse financiare! Mai ales dacă luăm în calcul principalele provocări pe care companiile din aceste industrii le pot întâmpina:
- fluctuație mare de personal și necesitatea unor proces rapide de recrutare;
- multe puncte de lucru, HR la nivel central și dinamică mare în rândul angajaților;
- pierderi financiare (de exemplu, întârzierierea livrării/transportului unor produse perisabile, cu riscul deteriorării acestora, din cauza aşteptării documentelor aferente);
- pierderea timpului cu activități repetitive pentru procese ce implică documente pe hârtie (scanare, consultare arhiva, îndosariere, transmitere etc.)
- decizii întârziate ori oportunități pierdute din cauza lipsei unei semnături.
“Aici aş putea să îţi dau un exemplu concret al unei companii din zona de retail care are 2.000-4.000 de angajaţi, cu zeci de sedii în toată ţara iar headquarter-ul principal în Bucureşti. […] Dinamica personalului în această zonă de retail este foarte mare – undeva între 20% şi 40% este fluctuaţia de personal anuală – şi gândeşte-te ce înseamnă acest lucru pentru departamentul de Resurse Umane. Adică prima provocare pe care ar trebui să o acomodăm, folosind semnătura electronică calificată, este să minimizăm timpul între care cineva a plecat şi trebuie să angajăm pe altcineva.”, a precizat colega noastră.
Spre deosebire de semnarea clasică a documentelor pe hârtie (cu o durată ce poate fi între 2 şi 7 zile sau chiar mai mult, dacă luăm în calcul transmiterea documentelor între sediul central şi filială), în cazul semnării electronice se câştigă foarte mult timp, scurtând procesul până la câteva minute. Astfel, orice document de HR poate fi semnat electronic atât de către angajator, cât şi de către noul angajat, pentru care – atenţie – poate fi emis pe loc un certificat calificat de semnătură electronică, în cazul în care acesta nu deţine un astfel de instrument. Desigur, cu ajutorul identificării video la distanţă, echivalente cu prezenţa fizică.
Cum arată schimbarea de paradigmă – de la procesul clasic de semnare pe hârtie, la unul exclusiv electronic – într-o companie din zona retail?
“Lucrurile sunt extrem de simple. În primul rând, dacă ne uităm la genul acesta de companii mari şi nu numai, acestea au deja implementate soluţii informatice la care angajaţii au acces – vorbim despre platforme de HR din care se generează contracte de muncă, acte adiţionale, orice document ce ţine de partea aceasta de Resurse Umane. Pe de altă parte au implementate soluţii de Document Management pentru gestionarea contractelor iar toate acestea se emit electronic. Noi putem să integrăm semnătura electronică în orice soluţie informatică existentă a clientului, astfel încât totul să se realizeze foarte rapid – ai generat, l-ai semnat printr-un singur click şi apoi, bineînţeles, poate fi şi arhivat electronic – pentru că noi suntem şi furnizori de arhivă electronică cu valoare legală.”, a mai subliniat în încheiere Ramona Idita.
Află mai multe despre semnătura electronică şi în zona financiar-bancară sau pentru profesiile liberale!
