În era digitalizării, semnătura electronică a devenit un instrument esențial pentru companii de toate dimensiunile, indiferent dacă vorbim despre firme mici, PFA-uri, întreprinderi individuale sau alte forme de organizare. Implementarea acesteia a fost accelerată de necesitatea accesului la Spațiul Privat Virtual (SPV) și de obligativitatea utilizării sistemului e-Factura. În acest context, în cadrul emisiunii „UPDATE” de la Radio Guerrilla, Aurel Meiroșu (Manager departament Dezvoltare Afaceri, BU Servicii de Încredere eIDAS, certSIGN), a explicat și a răspuns întrebărilor legate de utilitatea și aplicabilitatea semnăturii electronice în mediul de afaceri și despre cum poate fi folosită aceasta pentru a eficientiza procesele de business și pentru a interacționa cu instituțiile statului.
1. Acum că toate firmele au semnătură electronică calificată pentru accesul în SPV, ce alte utilizări practice are aceasta? Unde mai poate fi folosită?
„Este important să înțelegem că semnătura electronică nu este doar un instrument pentru accesul în SPV. Odată ce administratorii și reprezentanții legali ai companiilor și-au luat semnătura electronică, au făcut-o dintr-un motiv foarte clar: acela de a deține controlul asupra business-ului. De exemplu, factura electronică a devenit obligatorie aproape pentru toate persoanele juridice, ceea ce a dus la un efect bumerang – orice firmă, oricât de mică sau de mare, nu poate exista fără clienți, parteneri și furnizori. Pe principiul că orice partener trebuie să fie înrolat în e-Factura, șansele sunt foarte mari ca reprezentantul legal să aibă semnătură electronică, ceea ce permite o colaborare de business mult mai rapidă și eficientă cu ajutorul ei”, a explicat Aurel Meiroșu
2. Pe lângă e-Factura, care sunt celelalte domenii în care se poate folosi semnătura electronică?
„Dincolo de scopurile proprii, unde ești direct interesat să îți optimizezi afacerea – semnezi contracte cu parteneri, furnizori, clienți, documentele de HR și așa mai departe – semnătura electronică are aplicații extinse și în sistemele de guvernare. ANAF este cel mai mare, dar poți interacționa și cu ONRC-ul pentru înființarea unei firme exclusiv electronic sau pentru alte proceduri. Semnătura electronică este utilă și în interacțiunile cu CNAS, pentru finanțări sau achiziții publice, cu Ministerul Fondurilor Europene, AFIR și alte instituții din administrație.”, a menționat Aurel Meiroșu
Utilizarea semnăturii electronice calificate, pe lângă procesele de business desfășurate în relația cu zona privată sau intern, și în relația cu instituțiile statului este din ce în ce mai frecventă și a devenit o necesitate în contextul digitalizării serviciilor publice. Exemple practice de utilizare a semnăturii electronice includ depunerea declarațiilor fiscale, obținerea certificatelor de înregistrare sau a autorizațiilor necesare pentru funcționarea unei afaceri, precum și transmiterea documentelor către instituțiile statului prin intermediul platformelor online. În plus, semnătura electronică calificată este folosită în cadrul unor servicii online oferite de instituțiile statului, cum ar fi Casa Națională de Pensii, ANAF, ONRC, ITM, Autoritatea Vamală Română sau primării.
3. Cum îi ajută pe administratori semnătura electronică în activitatea lor zilnică?
„Ești administrator și ai un interes direct în a deveni eficient în tot ceea ce înseamnă daily business, dar și în interacțiunea cu instituțiile statului. Astfel, semnătura electronică devine un instrument „la purtător”. De exemplu, chiar și de pe telefonul mobil, poți să iei decizii cu valoare legală 24/7, dacă este nevoie. Practic, îți oferă flexibilitatea și siguranța de a gestiona procesele business-ului oricând și de oriunde.”, a precizat Aurel Meiroșu
Semnătura electronică a devenit un instrument indispensabil pentru companiile moderne, oferind nu doar un mijloc de conformare legală, ci și un mod eficient și sigur de a gestiona procesele de afaceri. De la semnarea contractelor la interacțiunea cu instituțiile statului, aceasta deschide noi oportunități pentru eficientizarea și digitalizarea operațiunilor zilnice.
4. Ce ne puteți spune despre reînnoirea semnăturii electronice? Când ar trebui să fie reînnoită?
„Ca să fie foarte clar, semnătura electronică trebuie reînnoită înainte să expire. Este esențial să îți urmărești adresa de e-mail, pentru că acolo vin notificări cu privire la termenul de expirare. Noi, de exemplu, anunțăm cu 45 de zile înainte de expirare și revenim cu 15 zile înainte. Este foarte important să urmărești canalele pe care le-ai declarat în relația cu furnizorul tău, pentru a evita orice întrerupere în utilizarea semnăturii”, a punctat colegul nostru.
5. În cazul importatorilor, cum putem transforma digital procesele?
„Tot ce ține de documente sau procese ce au la bază documente ce trebuie asumate unilateral sau multilateral și care în prezent se întâmplă pe hârtie, acestea pot fi transpuse în mediul electronic. Atenție, nu vorbim despre mutarea birocrației în mediul digital, ci despre regândirea proceselor în acest mediu. Documentele semnate electronic cu certificat calificat au aceeași valoare juridică cu cele semnate olograf. Mai mult, din punct de vedere al integrității documentului, cele electronice sunt mult mai sigure – orice modificare post-semnare este detectabilă. Astfel, nu doar că eficientizezi și scazi costurile, dar îți oferă și siguranța că documentele nu au suferit modificări”, a încheiat Aurel Meiroșu
6. Și, în final, cum pot semna un document în format p7s sau p7m pentru SICAP?
Odată cu instalarea aplicației token-ului (disponibilă doar pentru sistemul de operare Windows) de pe site-ul nostru, se instalează și aplicația clickSIGN. Pentru a semna un fișier cu clickSIGN (word, excel, jpg etc) va trebui să parcurgeţi următorii paşi:
- Faceți click dreapta pe documentul închis și selectați clickSIGN din lista de programe afișate.
- În fereastra deschisă, bifați doar Semnătura electronică și apăsați pe Next.
- În următoarea fereastra, vă trebui să introduceți PIN-ul de la token în câmpul Parola pentru cheia privată, să bifați căsuța alăturată și să apăsați pe Semnează.
- Veți primi mesajul Semnătură adăugată iar în partea stângă va apărea numele celui care a semnat. Ulterior va trebui să apăsați pe Next.
- În fereastra următoare va trebui să apăsați pe Finish.
- Lângă documentul nesemnat, va apărea un alt document, cel semnat cu clickSIGN.
Puteți urmări pașii și aici: Semnarea documentelor electronice cu clickSIGN – certSIGN sau în video-ul de AICI.
