Industriile HoReCa și turism trec printr-o transformare accelerată, impulsionată de așteptările tot mai mari ale clienților, de nevoia de eficiență operațională și de cerințele legale privind gestionarea documentelor. Într-un context în care timpul înseamnă bani, iar experiența clientului contează mai mult ca oricând, transformarea digitală a proceselor administrative devine nu doar o opțiune, ci o necesitate.
Provocări majore în ospitalitate și turism
Deși turismul este despre relaxare, în culise se duc lupte zilnice cu birocrația. Printre cele mai frecvente probleme întâlnite în hoteluri, pensiuni și agenții de turism se numără:
- Documente pe hârtie, semnate manual și arhivate fizic – ceea ce presupune costuri ridicate și riscuri legate de pierderea sau deteriorarea acestora.
- Timp pierdut la check-in, în semnarea fișelor de cazare sau a acordurilor GDPR.
- Arhivarea fizică pe termen lung – de exemplu, fișele de cazare trebuie păstrate timp de 5 ani. În cazul unui hotel de dimensiuni medii, acest lucru înseamnă mii de documente anual, necesitând spațiu, personal dedicat și logistică specifică.
- Dificultăți în regăsirea rapidă a documentelor, mai ales în cazul unui control sau litigiu.
- Procese greoaie în relația cu partenerii, cum sunt agențiile de turism, furnizorii sau platformele de rezervare.
- O experiență de client învechită, într-o eră în care turiștii vor totul digital și instant.
Soluția: transformare digitală completă
certSIGN propune o suită integrată de soluții digitale, menite să răspundă exact acestor provocări. Totul este construit pe un cadru legal solid – semnătura electronică calificată emisă de certSIGN respectă Regulamentul eIDAS și legislația națională și are valoare juridică în toate țările UE, iar arhivarea electronică este conformă cu Legea 135/2007.
Ce poate fi transformat digital imediat:
- Check-in-ul hotelier, cu semnare electronică pentru fișa de cazare și acordul GDPR – fără tipărire, fără scanare.
- Contractele cu turiștii și partenerii – semnate rapid, de oriunde, de pe telefon sau laptop.
- Procesele de HR – semnarea contractelor de muncă, actelor adiționale sau evaluărilor, toate cu valoare legală.
- Arhivarea documentelor – într-un spațiu digital securizat, accesibil instant, eliminând complet nevoia de arhivare fizică.
Adoptarea acestor soluții aduce avantaje imediate:
- Reducerea costurilor cu hârtia, curieratul, arhivarea fizică și logistica.
- Timp economisit și procese simplificate.
- Conformitate legală completă, atât la nivel național, cât și european.
- Flexibilitate și mobilitate – semnezi de oriunde, oricând.
- O experiență modernă pentru clienți.
Cum funcționează?
Procesul este intuitiv și rapid:
- Trimiți documentul spre semnare prin e-mail.
- Clientul îl semnează electronic – inclusiv de pe telefon.
- Documentul este recunoscut legal instant.
- Este arhivat digital, în siguranță.
Digitalizarea în HoReCa și turism nu mai este despre „dacă”, ci despre „când”. Iar răspunsul corect este acum. Cu soluțiile certSIGN, tranziția către un mediu 100% digital este ușoară, rapidă și sigură.
