În continuare vom aborda zona utilităților, din punct de vedere al modului în care este organizată resursa umană. Deși aici intră foarte multe categorii și tipuri de servicii, de la gaze, apă, electricitate, salubritate etc, toate au un numitor comun: angajați cu pregătire profesională specifică.
În toate aceste domenii există o dinamică foarte mare în special a personalului care lucrează pe teren, ceea ce pune o presiune mare pe specialiștii de resurse umane. Aceștia trebuie nu doar să găsească într-un termen foarte scurt înlocuitori pentru cei care pleacă, dar trebuie să facă față și unui număr extrem de mare de documente ce trebuie semnate atât la angajare, cât și la încetarea relațiilor de muncă.
Un alt impediment este cel al organizării departamentului de HR – de cele mai multe ori, la sediul central – ceea ce face ca toate acțiunile specifice să fie delegate către responsabili din teritoriu. Aceștia, pe lângă activitățile zilnice pe care le desfășoară, trebuie să preia și din atribuțiile unui specialist de resurse umane, adică să programeze și să susțină interviuri, să întocmească documente, să gestioneze atât semnarea lor, cât și distribuirea către ambele părți etc. Iată cum programul acestor angajați s-a încărcat, rămânându-le mai puțin timp pentru activitățile specifice postului lor.
În ultimii ani, din ce în ce mai multe companii din diverse domenii de activitate au adoptat soluții de semnare electronică a documentelor din mai multe motive:
- pentru a eficientiza tot procesul de emitere, transmitere, precum și accesul la documentele aferente dosarului angajatului;
- pentru a conferi actelor calitate de document original, utilizând semnătura electronică calificată;
- pentru a reduce consumul de hârtie, contribuind la protejarea mediului înconjurător;
- pentru a reduce costurile cu consumabilele.
În ceea ce privește furnizorii de utilități, aproape toți emit facturile în format electronic, alții semnează chiar și contractele utilizând semnătura electronică, fiind familiarizați deja cu instrumentele digitale. De aici și până la transformarea digitală a departamentului de HR este doar un pas.
În acest sens, anul trecut cadrul legislativ a fost modificat prin publicarea Legii nr. 208/2021, care stabilește mai clar decât era înainte faptul că documentele de muncă pot fi semnate electronic cu semnătură electronică calificată. Detalii despre acest subiect puteți citi AICI.
Pentru a rezolva toate impedimentele amintite mai sus, pentru ca specialiștii de resurse umane să poată gestiona așa cum trebuie toate procesele specifice, revenind la deținerea controlului asupra recrutării, angajării și încetării relațiilor de muncă, semnătura electronică calificată este instrumentul esențial.
O altă mențiune importantă pe care Legea nr. 208/2021 o aduce este faptul că toate cheltuielile aferente achiziționării semnăturilor electronice utilizate în vederea semnării documentelor de încheiere, modificare, suspendare sau, după caz, de încetare a contractului individual de muncă, sunt deductibile, lucru ce vine în sprijinul companiilor care aleg să înceapă procesul de transformare digitală.
