Semnătura electronică a devenit un element esențial în era digitală, simplificând procesele administrative și de afaceri în România. Acest mic ghid explică ce este semnătura electronică, cum funcționează, ce implică certificatul digital pentru semnătură electronică și ce beneficii practice aduce utilizatorilor, fie că vorbim despre persoane fizice sau persoane juridice. Vom explora și cadrul legal care reglementează utilizarea sa, cu exemple concrete pentru a clarifica procesul.
Ce este semnătura electronică și ce rol are certificatul digital?
Semnătura electronică este un instrument digital care permite identificarea unei persoane și confirmarea autenticității unui document electronic, având aceeași valoare juridică precum semnătura olografă în anumite condiții. Ea poate fi generată folosind un certificat digital, care este un fișier electronic emis de un furnizor de servicii de încredere (numit și autoritate de certificare). Certificatul digital conține informații despre identitatea titularului și o cheie privată-publică folosită pentru semnare.
În România, semnătura electronică calificată bazată pe un certificat digital calificat, este reglementată de Regulamentul UE eIDAS nr. 1183/2024 și de legislația națională, respectiv Legea nr. 214/2024. Aceasta garantează că documentele semnate electronic cu semnătură electronică calificată au implicit aceeași valoare juridică precum cele semnate olograf.
! Exemple de utilizare în România: O persoană fizică poate folosi certificatul digital pentru semnătură electronică pentru a depune declarația unică la ANAF, fără a fi nevoită să se deplaseze la ghișeu. Același certificat digital pentru semnătură electronică îl poate utiliza și la:
- CNPP (Casa Națională de Pensii Publice) – creare cont online, acces la informații precum vechimea în muncă, stagiile de cotizare, viramentele la Pilonul II şi istoricul carierei (detalii aici)
- REGES-ONLINE (Registrul de Evidență a Salariaților) – creare cont online, salariații putând vizualiza, descărca și tipări datele personale din registru, având posibilitatea de a genera online un extras care atestă vechimea în muncă etc. (detalii aici)
Cum poți semna electronic?
Utilizare unei semnături electronice este simplă, dar implică câțiva pași esențiali:
- Obținerea certificatului digital: Trebuie să achiziționezi un certificat digital de la un furnizor acreditat în România, precum certSIGN. Certificatul este emis și devine disponibil folosind un dispozitiv securizat (token USB) sau în cloud.
- Instalarea software-ului: După obținerea certificatului, instalezi un program specific (ex. Adobe Acrobat, aplicații dedicate de la furnizor) pentru a semna documente electronic.
- Semnarea documentului: Deschizi documentul electronic (ex. PDF), selectezi opțiunea de semnare, introduci token-ul sau realizezi autentificarea în cloud și aplici semnătura. Software-ul folosește cheia privată din certificatul digital pentru a genera o semnătură unică.
Ulterior, se poate verifica autenticitatea semnăturii folosind cheia publică asociată certificatului, asigurându-te că documentul nu a fost modificat.
! Exemple de utilizare în România: O companie semnează electronic contracte cu clienții, economisind timp și eliminând necesitatea întâlnirilor fizice. Clientul primește contractul semnat, verifică autenticitatea semnăturii și îl semnează la rândul său. Același mecanism, indiferent de domeniul de activitate ori mărimea companiei, se poate aplica și pentru semnarea:
- Documentelor cu furnizorii și partenerii de business
- Documentelor interne, de HR, cu angajații
Tipuri de semnături electronice și utilizările lor
Există mai multe tipuri de semnături electronice, conform Regulamentului eIDAS:
- Semnătura electronică simplă: O metodă de bază, precum numele tastat ori plasarea imaginii unei semnături olografe scanate sau desenate pe un document digital. Are valoare juridică limitată, dar este utilă pentru tranzacții rapide, fiind indicată în cazul documentelor uzuale cu risc redus (e-mailuri, formulare online etc.)
- Semnătura electronică avansată: Oferă un nivel mai ridicat de securitate, fiind asociată unui certificat digital. Însă din punct de vedere juridic trebuie demonstrată îndeplinirea condițiilor prestabilitate, definite prin lege și nu poate fi validată automat, utilizarea acesteia fiind indicată pentru documente care nu implică riscuri financiare sau de orice alt fel.
- Semnătura electronică calificată: Cea mai sigură, bazată pe un certificat digital calificat emis de o autoritate acreditată. Este implicit echivalentă juridic cu semnătura olografă, garantează identitatea semnatarului prin mecanisme de securitate și este validată automat în raport cu Lista de încredere a UE integrată în aplicațiile de procesare a documentelor. Ce semnăm? Documente importante precum contracte de muncă, contracte comerciale, documente utilizate în relațiile cu instituțiile statului etc.
O analiză comparativă detaliată a celor trei tipuri de semnătură electronică poate fi consultată aici.
! Exemple de utilizare în România:
- Persoane fizice: Depunerea declarațiilor fiscale (ex. Declarația Unică, Formularul 112) pe platforma ANAF.
- Firme: Semnarea contractelor, facturilor sau a altor documente oficiale, inclusiv în relația cu instituțiile statului (ex. SICAP/SEAP pentru achiziții publice, e-Factura/SPV pentru facturi electronice, MySMIS pentru fonduri europene, ONRC pentru cererile privind activitatea firmei).
- Sectorul bancar: Aprobarea tranzacțiilor sau semnarea contractelor de credit online.
Avantaje și reglementări legale în România
Utilizarea semnăturii electronice aduce numeroase beneficii:
- Economie de timp și costuri: Elimină necesitatea imprimării documentelor și reduce la minim timpul destinat semnării unui document, indiferent de numărul semnatarilor și localizarea lor geografica. Elimină complet necesitatea deplasărilor.
- Securitate sporită: Certificatul digital asigură că documentul nu poate fi modificat fără a invalida semnătura.
- Accesibilitate: Poate fi folosită de oriunde, inclusiv prin soluții cloud, fără a depinde de un dispozitiv fizic.
În România, semnătura electronică este reglementată de Legea nr. 214/2024 și de Regulamentul eIDAS, care stabilesc standarde pentru emiterea certificatelor digitale și recunoașterea semnăturilor electronice în Uniunea Europeană. Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR) supraveghează furnizorii de certificate digitale, asigurând conformitatea cu normele legale.
! Exemple de utilizare în România: Un antreprenor folosește semnătura electronică pentru a înregistra o firmă la ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului) direct online, fără a mai trimite documente fizice.
Concluzie
Certificatul digital pentru semnare electronică este un instrument indispensabil în România, care facilitează interacțiunile digitale cu instituțiile statului și partenerii de afaceri. Bazată pe un certificat digital, aceasta oferă securitate și eficiență, fiind reglementată de legi clare, precum Regulamentul eIDAS și Legea nr. 214/2024. Fie că ești o persoană fizică care depune declarații fiscale sau o companie care semnează contracte, semnătura electronică transformă și eficientizează modul în care lucrezi.
