Cum pot companiile lucra cu documente arhivate electronic?

Arhivarea electronică este un pas esenţial pentru companiile care doresc fluxuri de business 100% digitale. De altfel, este logic ca, odată ce ai semnat electronic documente, să le păstrezi în acelaşi format! Şi chiar dacă ai documente mai vechi pe hârtie (mai ales ţinând cont că legea impune păstrarea în arhivă a anumitor documente financiar-contabile şi de HR pe perioade destul de lungi - vezi aici cât timp), ele pot fi scanate şi arhivate electronic cu valoare legală!

Însă mai bine să vedem exact cum pot companiile lucra cu astfel de documente digitale şi ce funcţionalităţi sunt integrate în soluţia de arhivare electronică certARCHIVE, oferită de certSIGN!

Arhivarea electronică pentru companii. Funcţionalităţi

1. CE? Conţinutul. Arhivarea electronică permite trecerea şi păstrarea în format electronic a unei varietăţi extrem de mari de conţinut. Practic, orice format de fişier poate fi stocat:

• imagini scanate ale documentelor pe hârtie

• documente create cu editoare de text de tip Office (DOC, DOCX, TXT, RTF etc.)

• foi de calcul tabelar (XLS, XLSX etc.)

• prezentări (PPT, PPTX etc.)

• desene CAD

• fișiere video (AVI, MPG etc.)

• fișiere audio (MP3, WAV etc.)

• fișiere grafice (BMP, JPG, GIF, PNG, TIFF etc.)

• fișiere text (PDF, PDF/A, HTML etc.)

2. UNDE? Indexarea. Atunci când un document sau un folder este adăugat în structura arborescentă a arhivei electronice, acesta este indexat cu ajutorul unor cuvinte-cheie ce ţin de autor, data creării, versiune, descriere, tip, stare curentă etc.. Aceste informaţii sunt esenţiale pentru a găsi extrem de uşor şi rapid un anumit document - ca un fel de “Google” pentru toate documentele tale de business! Mult mai simplu decât căutarea unor hârtii sau dosare prin sertare sau fişete, nu-i aşa?

3. CINE? Drepturile de acces. Însă acest “Google” nu este public la nivelul întregii organizaţii, existând posibilitatea restricţionării accesului la fişierele arhivate electronic, în funcţie de tipul de utilizator şi rolul persoanei în companie. Drepturile de acces pot fi setate de către administratorul de sistem de la nivelul folderelor, până pe documente și chiar și până la nivel de câmp de indexare. Astfel, fiecare utilizator poate accesa doar conţinutul la care are dreptul, iar asupra conţinutului nu poate efectua decât acele operaţiuni care îi sunt asociate profilului de utilizator.

4. CUM? Importul şi exportul documentelor. Sistemul permite exportul și importul automat a unei arhive electronice sau doar a unei anumite părți a acesteia.

Categorii
1