De la hârtie la dosarul electronic al angajatului, în 4 paşi

Ţinând cont de faptul că avem la dispoziţie atât cadrul legal, cât şi soluţiile tehnologice care permit digitalizarea proceselor de HR prin semnarea electronică a tuturor documentelor, este evident că utilizarea în continuare a hârtiei în procesele de resurse umane reprezintă mai mult o chestiune de obişnuinţă. Cum trecem peste această obişnuinţă? Poate paşii de mai jos vor fi de ajutor!

Pasul 1. Aflăm că există un cadru legislativ care permite utilizarea semnăturii electronice. Atât la nivel naţional, cât şi la nivel european prin Regulamentul UE eIDAS nr. 910/2014. În plus, potrivit Regulamentului eIDAS (aplicabil în toate statele membre ale Uniunii Europene, deci inclusiv în România), semnătura electronică calificată are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe!

Pasul 2. Înţelegem că HR-ul nu este digital dacă la final printăm în două exemplare. Atât timp cât redactăm documentele de HR electronic (pe calculator sau laptop), avem o bază de date a angajaţilor electronică, transmitem REVISAL-ul la ITM electronic etc. doar ca la final să mergem la imprimantă unde am dat print în două exemplare pentru semnare, nu putem vorbi despre procese de HR 100% digitale. 

Pasul 3. Implementăm soluţia în funcţie de specificul companiei. Există soluţii de semnătură electronică ce pot fi implementate în funcţie de specificul fiecărui business. Dacă avem deja o platformă/soluţie de HR în companie, semnătura electronică poate fi integrată cu aceasta. Dacă nu, există şi opţiunea unei soluţii independente de semnare, printr-o platformă web.

Pasul 4. Trecem la dosarul electronic al angajatului. Fluxul este acelaşi. Doar la final, în loc să printezi documentele pe hârtie, le deschizi în format electronic (pe orice dispozitiv - desktop sau mobil), aplici semnătura electronică din câteva clickuri şi gata! Ai un dosar electronic al angajatului - de la contractul individual de muncă, la acte adiţionale, fişe de post, fişe de evaluare, declaraţii, adeverinţe, cereri de concediu etc. - practic orice document semnezi acum cu pixul, poate fi semnat electronic şi mai mult, arhivat electronic! Putem merge şi mai departe - cu statele de plată, Declaraţia 112 privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate, contractele cu furnizorii şi multe altele!

În cadrul evenimentului "Virtualized: HR Survival Kit during & after the pandemic outbreak", certSIGN a răspuns la întrebări privind utilizarea semnăturii electronice în procesele de HR. Iată cum a decurs o astfel de conversaţie în chatul dedicat certSIGN din zona expoziţională 3D şi răspunsurile la întrebările participanţilor!

Categorii
1