Să fie atât de dificilă transformarea digitală în administraţia publică? Din fericire, ne îndreptăm cu paşi siguri spre schimbarea modalităţii de interacţiune cu instituţiile statului, lăsând în urmă celebrul dosar cu şină şi orientându-ne spre procesele digitale, desigur, cu ajutorul unor soluţii precum semnătura electronică calificată. Răspunsurile la mai multe întrebări pe acest subiect le aflăm de la Aurel Meiroşu, Manager Dezvoltare Afaceri Semnătură Electronică certSIGN, invitat la Radio Guerrilla pentru o intervenţie specială în cadrul campaniei “Dă valoare juridică semnăturii electronice”.

1. Dacă vorbim despre digitalizarea relaţiei cu statul, cât mai avem până la dispariţia dosarului cu şină?

Deşi la ora actuală încă se mai folosesc documente pe hârte în relaţia contribuabil – administraţie publică, vestea bună este că există de la începutul anului 2023 un cadru legal care aduce o serie de îmbunătăţiri considerabile. Legea nr. 9/2023 vizează foarte multe aspecte ce ţin de dosarul cu şină, printre care şi replicarea conţinutului acestuia în mediul electronic, astfel încât toate procesele să se poată desfăşura şi digital. Trecerea documentelor în format digital este o preocupare din ce în ce mai acută deoarece actul normativ va intra în vigoare pe 4 iulie 2023, termen până la care trebuie puse la punct toate detaliile ce ţin de implementarea noilor prevederi.

Pe de altă parte, trebuie reţinut faptul că nu vorbim despre o noutate absolută – nici pentru contribuabil, nici pentru instituţiile statului, certSIGN având multiple proiecte implementate pe acest segment la nivel naţional, îndeosebi în zona primăriilor, cetăţenii putând interacţiona exclusiv/şi electronic cu o serie de compartimente din cadrul acestora.

Un alt aspect important de reţinut este faptul că Legea nr. 9/2023 precizează clar că se interzice dosarul cu şină, respectiv duplicatele pe hârtie realizate de contribuabil. Astfel, în cazul în care vor fi necesare copii în format fizic, acestea vor fi făcute de către instituţia căreia ne adresăm, fără a mai fi necesară realizarea şi aducerea lor de către contribuabil.

2. De ce în anumite situaţii, deşi contribuabilul deţine o semnătură electronică calificată, este nevoit să meargă personal la primărie pentru semnarea contractului pentru locul de parcare?

Există o linie foarte fină între a accepta/a nu refuza documente semnate electronic şi a fi pregătit să le primeşti, cu toate aspectele tehnice şi procedurale implicate. Centrul de greutate constă aici în începerea efectivă a primirii documentelor semnate electronic, deoarece există o diferenţă între obligaţia stabilită prin lege a instituţiilor publice de a le accepta şi a fi pregătit, a adapta procedurile interne la astfel de schimburi.

Pe de altă parte, pentru o trecere mai facilă la acest nou mod de interacţiune, un rol important îl joacă şi contribuabilii. Atât timp cât instituţiile publice sunt obligate să accepte documentele semnate electronic, şi noi la rândul nostru trebuie să începem să le trimitem ca atare, deoarece de multe ori piaţa reglează lucrurile. Mai exact? Cu cât există mai mulţi adepţi activi ai unui fenomen nou, cu atât părţile implicate trebuie să se adapteze, depăşind zona de confort şi de obişnuinţă.

3. Cum reuşim să ni se comunice informaţiile şi documentele fără să mai fie nevoie să ne prezentăm la ghişeu?

Vorbim aici despre un aspect destul de des întâlnit şi foarte important, întrucât nu tot timpul este necesară semnarea unui document în momentul interacţiunii cu o instituţie publică. În practică, există foarte multe situaţii în care instituţia respectivă trebuie să fie 100% sigură că persoana căreia i se adresează (indiferent că vorbim despre un document sau o informaţie) este cine pretinde.

Soluţia certSIGN pentru aceste scenarii constă în identificarea electronică, recunoscută la nivel european prin Regulamentul eIDAS. Mai exact, această soluţie permite oricărei persoane fizice să se identifice în mediul electronicşi să certifice din punct de vedere legal că este într-adevăr persoana în cauză.
Cât de importantă poate deveni o astfel de soluţie? De exemplu, în cazul ipotetic al pierderii tuturor actelor în format fizic, respectiv a lipsei unui mijloc prin care identitatea unei persoane să poată fi demonstrată, o astfel de identitate electronică recunoscută legal este extrem de utilă şi practică, scutindu-ne de multe drumuri şi proceduri complicate pentru a demonstra pur şi simplu că suntem cine susţinem.
Partea cea mai interesantă? Nici măcar nu vorbim despre o “descoperire” ori “invenţie” recentă – există atât un cadrul legal reglementat la nivel european, cât şi o soluţie tehnică prin care poţi să îţi gestionezi singur datele de identitate, iar orice acţiune realizată cu acest mijloc de identificare îţi este opozabilă.

4. Când se va introduce semnătura electronică pe direcţia traducător autorizat / notar?

Din nou vorbim despre o chestiune de adopţie ce rămâne la latitudine părţilor, fiind în imposibilitatea de a da un răspuns concret ca şi perioadă de timp în numele acestora. Putem preciza însă două aspecte extrem de importante:

• semnătura electronică – mai ales cea calificată, în cazul căreia vorbim implicit despre efectul juridic echivalent al semnăturii olografe – este reglementată;
• indiferent că vorbim despre traducători autorizaţi, notari sau profesionişti din orice alte domenii de activitate, suntem în permanenţă deschişi la discuţii în vederea începerii unui demers comun de implementare, tocmai pentru a conştientiza, pentru a înţelege şi pentru a aşeza acest instrument într-un scenariu care să facă posibile procesele de transformare digitală.

Ai ratat prima intervenţie pe acest subiect? Citeşte acest articol dedicat sau ascultă înregistrarea: