În articolul anterior, pe care îl puteți citi AICI, am prezentat cum este organizat HR-ul unei bănci și care sunt avantajele implementării semnăturii electronice calificate în cadrul departamentului.

De data aceasta vom aborda zona de retail, care are câteva specificități: număr mare de angajați, dinamică ridicată de personal și HR centralizat.

Transformarea digitală a diverselor fluxuri de documente este unul dintre obiectivele principale ale companiilor din întreaga lume, iar noi am observat o creștere semnificativă a acestei tendințe și în România. Acest obiectiv, care inițial era unul pe termen mediu, s-a transformat într-unul pe termen scurt, dacă nu chiar urgent, datorită tendinței generale de a muta lucrul de la birou, acasă, în urma restricțiilor pe care pandemia le-a impus.

Anul acesta a fost actualizat și cadrul legislativ, prin Legea nr. 208/2021 de promulgare a OUG nr. 36/2021, care prevede modul în care documentele de muncă pot fi încheiate cu ajutorul semnăturii electronice.

În cazul activității departamentului de Resurse Umane din retail, această nouă realitate se aplică în proporție mică, deoarece angajații trebuie să fie prezenți fizic la locul de muncă, însă transformarea digitală a HR-ului aduce foarte multe beneficii.

În ultima perioadă interviurile video se află pe un trend ascendent, în primul rând datorită restricțiilor în ceea ce privește contactul fizic, lucru care a înlesnit tot procesul de recrutare. În această formă, tot procesul, de la interviu până la semnarea documentelor și arhivare poate fi făcută exclusiv de către specialiștii de HR, fără a mai implica responsabilul unității din teritoriu.

În destul de multe cazuri, sarcina de a ține efectiv interviurile și de a și semna ulterior documentele, este responsabilitatea șefului de magazin, mai ales dacă ne referim la un mare retailer, cu puncte de lucru peste tot în țară și departament de HR la sediul central. Și, nu de puține ori, un moment de neatenție poate însemna zile pierdute, iar aici ne referim la faptul că uneori se omite semnarea olografă a unei pagini a documentului. Acest lucru înseamnă returnarea prin curier a actelor, resemnare, trimitere din nou către sediu, ceea ce se traduce prin timp și bani pierduți.

Resursa umană este extrem de valoroasă în acest domeniu și este important ca șeful unității să își dedice timpul pentru activitățile specifice fișei postului său, astfel încât activitatea să se desfășoare în cele mai bune condiții și business-ul să crească.

Semnătura electronică calificată ar simplifica tot acest proces, mai ales dacă privim și prin prisma provocărilor permanente care apar – întocmirea de adeverințe, consultarea contractului de muncă pentru întocmirea unui act adițional ș.a.m.d. Un alt instrument extrem de util este arhiva electronică cu valoare legală, cu ajutorul căreia consultarea documentelor se face mult mai rapid, toate fiind la un click distanță.

În plus, în retail, dinamica personalului este foarte mare, ceea ce înseamnă că timpul petrecut pentru a semna documente de muncă, fie că sunt de angajare sau de încetare a relațiilor profesionale, este foarte crescut. Implementarea instrumentelor digitale va scădea foarte mult timpul de gestionare al tuturor documentelor aferente dosarului angajatului, eliminând tipărirea, trimiterea prin curier pentru semnare către cei responsabili din teritoriu, semnarea efectivă și apoi trimiterea lor înapoi la sediul central.

Odată adoptată o soluție de semnare electronică a documentelor de muncă, se poate face extinderea acestui serviciu și către zona de SSM.

Pe lângă toate aceste beneficii, menționăm de fiecare dată și ajutorul pe care îl putem oferi mediului, prin faptul că nu se consumă hârtie.