Ştim deja cum funcţionează procesul de angajare în mod clasic – după agrearea tuturor prevederilor, contractul de muncă (împreună cu alte documente specifice) este printat în două exemplare, fiind indispensabile semnătura angajatorului şi cea a angajatului. În cazul primului, poate fi necesară transmiterea exemplarelor prin curier pentru obţinerea semnăturii iar ulterior primirii hârtiilor (după o perioadă de timp ce poate fi destul de consistentă), documentele trebuie păstrate într-un dosar fizic, într-un fişet, scanate, arhivate etc.. În cazul angajatului, se pune problema deplasării la sediul angajatorului pentru semnare.
Vestea bună este că, pornind de la procesul existent se poate construi un scenariu 100% electronic cu ce se întâmplă în mod curent, pe hârtie, prin utilizarea semnăturii electronice calificate. Cel mai important de reţinut? Contractul de muncă și celelalte acte adiționale semnate electronic au aceeași valoare ca și cele pe hârtie datorită cadrului legal existent (reglementat la nivel european prin Regulamentul eIDAS nr. 910/2014) care echivalează semnătura calificată cu cea olografă.
Iar pentru că – în funcție de mărimea companiei – există deja instrumente utilizate în mod curent în cadrul departamentului de resurse umane (soluții CRM, ERP, soluții dedicate pentru gestionarea personalului și datelor acestora etc.), de ce să nu optăm pentru digitalizarea completă a proceselor de HR prin integrarea soluţiilor de semnare electronică a documentelor, astfel încât tot fluxul să fie electronic şi nu încheiat cu printarea pe hârtie în două exemplare?
Soluţii. Cum ajungem să avem un contract de muncă semnat electronic, cu valoare legală, de ambele părți?
Utilizarea semnăturii electronice cu valoare legală reprezintă o soluție transparentă pentru utilizatorul final. Tocmai din acest motiv, certSIGN pune la dispoziţia companiilor care doresc să digitalizeze 100% procesele de resurse umane un serviciu integrat, compatibil cu soluţiile de HR oferite de marea majoritate a furnizorilor de specialitate din piață. Iar pentru acele businessuri pentru care o soluție de HR nu este prezentă deja din motive obiective, venim în întâmpinarea companiilor cu o platformă care poate orchestra fluxuri de semnare ale documentelor.
Modelul cel mai des implementat este cel în care semnătura electronică a utilizatorului (angajator sau angajat/viitor angajat) este stocată pe serverele certSIGN în condiții de securitate fără echivoc (doar utilizatorul având acces la aceasta) cu posibilitate utilizării de la birou sau de pe telefonul mobil.
Cum funcţionează, concret, soluţiile de semnare electronică a documentelor de Resurse Umane?
Platforma companiei. Prin intermediul platformei/soluției de HR existente deja în cadrul companiei (în baza user-ului și a parolei de acces în aplicație) unde este afişat documentul deja completat, utilizatorul alege printr-un simplu click opţiunea “Semnează”, primește un One Time Password (OTP – cod de autorizare transmis printr-un un SMS sau aplicaţie mobilă), îl introduce și astfel documentul este semnat electronic cu valoare legală.
Platforma certSIGN. În cazul în care nu există o soluţie deja implementată, semnarea electronică a documentului cu valoare legală de către angajat/viitorul anagajat se face prin intermediul unei platforme web pe care certSIGN o pune la dispoziție companiei. Procesul este similar celui descris anterior, respectiv vizualizarea documentului, click “Semnează”, introducerea OTP-ului, generarea documentului semnat electronic.
Există şi situaţii în care businessul presupune ca accesul la un calculator/laptop să fie acordat doar pentru o parte dintre angajați (ex.: zona de producție sau distribuție). În aceste cazuri soluţia propusă de noi este cea a unei abordări centralizate, utilizând un device și o aplicație mobile:
• contractul este pregătit de către inspectorul HR și prezentat pe o tabletă;
• utilizatorul îl citește, este de acord cu conținutul și apasă butonul “Semnează”;
• un OTP îi este transmis de către sistemul certSIGN, introdus de către utilizator iar documentul este semnat electronic.
Digitalizarea şi automatizarea proceselor de HR – beneficii
Chiar dacă intrarea procesului de angajare în zona de transformare digitală poate să pară o noutate, realitatea este că acest lucru a început deja de câţiva ani, dacă luăm în calcul faptul că:
• avem tool-uri necesare pentru generarea documentelor electronice ( .word, .pdf etc);
• informaţiile despre angajaţi sunt centralizate electronic (într-o soluţie de HR etc);
• avem aceeaşi semnatari pe documentele în format electronic (aceştia primesc în mod curent clasica „mapă” cu documente);
• nu de puţine ori se face o copie scanată a documentului semnat olograf (procesu fiind astfel unul disruptiv ca mediu de stocare – se naşte electronic, este printat şi pe hârtie, ulterior fiind scanat pentru o copie electronică/mutat în mediul digital);
• documentele sunt transmise la depozitul de arhivă după ce sunt puse în biblioraft, dosar, etc (când, cu un singur click, ar putea să ajungă în arhiva electronică).
Dincolo de automatizarea 100% (proces început şi încheiate în mediul digital), integrarea soluţiilor de semnare electronică a documentelor de resurse umane în procesele de HR ale companie vine cu o serie de beneficii, în primul rând semnarea fiind mult mai operativă – nu trebuie să semnezi „x” exemplare, pe fiecare pagină, ci este suficient să semnezi electronic o singură dată.
De asemenea, în plus faţă de avantajele reducerii costurilor operaţionale şi a timpilor pierduţi (cu printarea, transmiterea documente prin curier, arhivarea fizică etc.), procesul de angajare se poate desfășura, ca și până acum, atât în sediul central cât și în punctele de lucru / centrele de producție / filialele din teritoriu prin scenariile mobile sau web prezentate anterior.
Află mai multe pe acest subiect de la specialiştii certSIGN, la Radio Guerrilla!
Podcast “De la Transformare digitală la DIGITAL TRUST” @ Guerrilla Hub.
Ep.5. Soluţii pentru digitalizarea proceselor de Resurse Umane
(invitat Florian Poenaru, Sales Manager certSIGN)
