1. Ce acoperire legală au documentele semnate electronic?
Documentele semnate cu semnătură electronică calificată au aceeași valoare legală pe care o au documentele pe hârtie semnate olograf.
Mai multe detalii despre efectele juridice ale semnăturii electronice găsiți în art. 25 din Regulamentul eIDAS privind identificarea electronică și serviciile de încredere.
2. Ce tipuri de documente electronice pot semna electronic?
Orice tip de document electronic indiferent de format (pdf, word, excel, ppt) poate fi semnat electronic: de la contracte, facturi fiscale, declarații fiscale, raportări și bilanțuri contabile până la fotografii digitale. Cel mai frecvent format de document semnat electronic este *.pdf.
3. De ce aleg companiile să folosească semnătura calificată?
Companiile aleg să folosească semnătura calificată pentru că este echivalentă cu semnătura olografă, este mai sigură, mai rapidă, mai eficientă și aduce reduceri de costuri.
Companiile au înțeles că o mare parte a întârzierilor în procesul decizional sunt cauzate de semnarea pe hârtie a documentelor interne și externe în relația cu furnizorii, clienții, colaboratorii, autorități etc. Toate aceste „hârtii” atrag o serie de costuri, iar prin utilizarea semnăturii electronice calificate, timpul necesar semnării se poate reduce chiar cu 99%, iar costurile cu 40%.
4. Cât de sigură este semnătura calificată față de cea olografă?
Semnătura calificată este mai sigură decât cea olografă din mai multe motive:
- În primul rând, pentru că documentul semnat electronic cu semnătura electronică calificată este imposibil de falsificat. Atunci când semnezi cu un certificat calificat știi cu certitudine cine e persoana care semnează, semnătura calificată fiind singura care are implicit valoare legală și poate fi verificată.
- În al doilea rând este mai sigură datorită faptului că semnătura olografă poate fi imitată și astfel, falsificată. O semnătură olografă se poate doar presupune că aparține unei persoane, pentru că în realitate, în foarte puține situații ai la dispoziție un specimen de semnătură cu care să o poți compara și cunostințe grafologice ca să faci asta.
5. Există mai multe tipuri de semnătură electronică?
Da, există 3 tipuri de semnătură:
- Semnătura electronică are un nivel scăzut de încredere. Poate fi reprezentată prin datele de contact trecute în semnătura din e-mail, semnătura biometrică (făcută pe o tabletă). Cu acest tip de semnătură se pot semna documente electronice cu un nivel scăzut de risc;
- Semnătura electronică avansată are un nivel mediu de încredere. Cu ea se pot semna documente electronice cu nivel mediu de risc (de exemplu, în interiorul firmei se pot semna cereri de concediu, deconturi sau formulare).
- Semnătura electronică calificată, bazată pe un certificat digital calificat oferă cel mai ridicat nivel de încredere. Este o semnătură avansată, creată cu un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care folosește un certificat calificat. Este emisă în conformitate cu regulamentul European eIDAS 910/2014, recunoscută în toate țările membre și este emisă de un prestator calificat de servicii de încredere.
Semnătura electronică calificată se poate utiliza pentru semnarea documentelor cu nivel ridicat de risc, cum ar fi contractele de credit, contractele comerciale sau de prestări de servicii, contractele de muncă și actele adiționale la acestea, mandatele de reprezentare, contractele de mediere, facturile fiscale, documentele medicale sau documente în relația persoanelor fizice și a firmelor cu autoritățile publice.
Semnătura electronică calificată are, conform legislației, valoare implicit de semnătură olografă. Pentru celelalte tipuri de semnături trebuie realizată expertiză tehnică ori de câte ori este nevoie să fie demonstrată valoarea lor legală. Dacă vrei mai multe detalii despre elementele tehnice din spatele semnăturii electronice, click AICI.
6. Cum verific un document semnat electronic?
Există două variante:
- Documentele care au extensia .p7s/.p7m se verifică folosind clickSIGN – pentru cei ce dețin semnătură electronică de la certSIGN, care se instalează automat la instalarea kitului pentru token sau cu ajutorul aplicației shellSAFE Verify – pentru cei care nu au instalat kitul de semnătură de la certSIGN;
- Documentele în format PDF semnate electronic se verifică automat folosind aplicația Adobe Reader.
O semnătură calificată apare în Adobe Acrobat Reader ca fiind validă (bifa verde) și conține informații despre verificarea ei față de lista de încredere europeană. Sunt afișate elemente grafice ușor de verificat, care să transmită utilizatorilor nivelul de încredere:
- bifa verde și textul „Signed and all signatures are valid” (semnat și toate semnăturile sunt valide);
- este indicată sursa informațiilor folosite pentru validarea semnăturii: „Source of Trust obtained from the European Union Trusted Lists (EUTL)” (încrederea în semnătură este dată de listele sigure ale Uniunii Europene);
- marca de încredere a Uniunii Europene (lacătul albastru cu steagul UE) și identificarea semnăturii electronice ca fiind calificată.
7. Cu semnătura electronică calificată este nevoie să se semneze fiecare pagină a documentului?
Spre deosebire de semnătura pe hârtie, cu semnătura electronică calificată nu mai este necesară semnarea fiecărei pagini. Tehnologia utilizată pentru crearea semnăturilor electronice calificate se numește criptografie cu chei publice și iți permite să detectezi atunci când un document semnat electronic a fost modificat, indiferent de pagina pe care se află semnătura.
8. Cum se păstrează pe termen lung un document semnat electronic?
Un document semnat electronic poate fi printat, dar hârtia obținută nu are nicio valoare din punct de vedere legal. Așadar, documentul semnat electronic se păstrează, pe termen lung, tot în formă electronică. În România chiar există o lege privind arhivarea electronică a documentelor, Legea 135/2007.
9. Unde se folosește deja semnătura electronică?
În ultimii ani, ai fost obișnuit să utilizezi semnătura electronică la ANAF, CNAS, ONRC, SICAP, CSSP, CNVM și ITM.
Semnătura electronică calificată poate fi utilizată în relație cu majoritatea instituțiilor publice, pentru eliberarea certificatelor fiscale, a certificatelor de urbanism etc.
În mediul privat deja are o utilizare extrem de largă în relația cu partenerii, clienții etc. Este folosită cu success în procesul de transformare digitală al departamentelor de HR ale companiilor, unde se semnează absolut toate documentele specific: contracte de muncă, anexe, cereri etc.
Datorită flexibilității și interoperabilității, semnătura electronică calificată se integrează cu aplicațiile și programele deja instalate în companie (ERP, DM etc). Ce vrem noi să iți spunem este că semnătura ta electronică calificată este de fapt un instrument de lucru care iți poate aduce mari beneficii în cadrul activității zilnice, pe lângă necesitatea utilizării ei în relația cu instituțiile statului.
10. Documentele semnate cu semnătura electronică calificată sunt recunoscute în instanță?
Semnătura calificată are aceeași valoare legală ca semnătura olografă, potrivit Regulamentului 910/2014. Orice document pe care l-ai semnat cu semnătura calificată este acceptat ca orice alt înscris semnat olograf.
11. Se poate semna electronic contractul de muncă?
Contractul de muncă poate fi semnat electronic folosind semnătura electronică calificată la fel ca orice alt contract pentru care forma scrisă este necesară pentru valabilitate (ad validitatem).
Condiția de formă scrisă este îndeplinită atât în cazul în care contractul este întocmit și semnat pe hârtie, cât și electronic folosind semnătura electronică calificată. Semnătura calificată are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe.
12. Cu aceeași semnătură pot să semnez declarațiile ANAF, facturile electronice sau orice alte documente?
Da, un singur certificat calificat stocat pe un dispozitiv criptografic sau în cloud iți permite să semnezi orice tip de document.
13. Dacă pierd tokenul, oricine poate semna în locul meu?
Nu, întrucât pentru a putea semna electronic, este nevoie de token și de codul PIN al acestuia.
14. Pot semna electronic și contracte?
Certificatul digital calificat permite semnarea oricărui tip de document electronic, inclusiv contracte. Semnate electronic, documentele au aceeași valoare legală pe care o au cele semnate olograf.
15. De ce aș marca temporal documentele?
Marca temporală calificată oferă o dovadă de necontestat asupra faptului că documentul a existat într-o anumită formă la un moment dat, în situația în care acest lucru trebuie demonstrat.
