Soluțiile de semnare electronică calificată au devenit aproape indispensabile pentru orice business care dorește să țină pasul cu dinamica pieței, oferind rapiditate, flexibilitate și eficientizarea costurilor, asigurând totodată valoare legală documentelor. Departamentul de Resurse Umane este unul dintre cei mai mari generatori de documente din cadrul oricărei companii, iar digitalizarea lui este prioritară.
CISRES, proiect dezvoltat de certSIGN în parteneriat cu Academia Tehnică Militară și Agenția de Cercetare pentru Tehnică și Tehnologii Militare, își propune să creeze un mecanism de semnare electronică ce poate fi integrat simplu și rapid cu aplicații terțe. Acest lucru nu numai că simplifică procesul, dar oferă și garanția că semnăturile electronice calificate emise și utilizate sunt recunoscute și valide pe piața UE.
Studiu de Caz: Compania JoyToys
Context:
„JoyToys” este o fabrică de jucării din lemn, de dimensiuni medii. Cu o echipă de peste 200 de angajați și multiple locații în țară, compania se confruntă cu provocări semnificative în gestionarea documentelor departamentului HR. Procesele tradiționale, care implică imprimarea, semnarea manuală și scanarea documentelor, sunt ineficiente și consumatoare de timp.
Probleme:
- Timpul mare necesar pentru semnarea și ulterior procesarea contractelor de muncă, a acordurilor de confidențialitate și evaluărilor de performanță, dar și a documentelor specifice SSM.
- Riscul de erori umane, cum ar fi pierderea sau arhivarea greșită a documentelor.
- Costurile asociate cu imprimarea, scanarea și stocarea documentelor fizice.
- Fluctuația de personal
Soluție:
Compania decide să integreze serviciul CISRES pentru a transforma digital departamentul de HR. Acest lucru permite:
- Semnarea electronică a contractelor de muncă și a altor documente de HR, direct din platforma internă a companiei.
- Verificarea instantanee a autenticității semnăturilor, conform standardelor eIDAS.
- Arhivarea digitală a tuturor documentelor semnate, cu posibilitatea de a le accesa rapid și ușor, oricând și de oriunde.
Pe lângă integrarea cu serviciul de emitere a certificatelor digitale calificate, cu serviciul de identificare video, integrarea CISRES cu aplicațiile HR asigură semnarea rapidă a documentelor de resurse umane.
Implementare:
- Faza 1: Testarea CISRES pe un grup mic de angajați și ajustarea fluxurilor de lucru.
- Faza 2: Extinderea utilizării CISRES la întregul departament de HR.
- Faza 3: Monitorizarea și evaluarea performanței și extinderea serviciului către alte departamente.
Beneficii:
- Eficiență crescută: Reducerea timpului necesar pentru semnarea și procesarea documentelor de la câteva zile la câteva minute.
- Accesibilitate și Flexibilitate: Angajații pot semna documente de oriunde, fără să fie nevoie să fie prezenți la sediul firmei, oferind astfel mai multă flexibilitate atât pentru angajați, cât și pentru management.
- Eficientizarea costurilor: Eliminarea costurilor cu consumabile, de imprimare, scanare și stocare a documentelor fizice.
- Conformitate legală: Toate semnăturile electronice respectă reglementările eIDAS, asigurând astfel conformitatea legală și reducerea riscului de litigii.
- Reducerea erorilor umane: Eliminarea riscului de pierdere sau arhivare greșită a documentelor importante.
- Satisfacția angajaților: Procesele mai rapide și mai puțin stresante îmbunătățesc experiența angajaților, ceea ce poate duce la o creștere a gredului de retenție a personalului.